Overweeg je een grote verbouwing om een kantoor aan huis te realiseren? Dan is het belangrijk eerst te begrijpen wat aftrekposten zijn. Want welke kosten aftrekbaar zijn is niet altijd meteen duidelijk. En laat vooral het kantoor aan huis nu vaak een discussiepunt zijn…

Niets zo leuk als belasting betalen. Want wie veel belasting moet betalen, heeft veel verdiend. Maar net als alle goede dingen in het leven geldt ook hier: geniet, maar wel met mate. Maak daarom optimaal gebruik van de beschikbare aftrekposten.

Wat zijn aftrekposten?

Als ondernemer in Nederland zijn er verschillende aftrekposten waarvan je gebruik kunt maken om je belastbare inkomen te verlagen en dus minder belasting te betalen. Enkele veelvoorkomende aftrekposten zijn:

• Zakelijke kosten: Kosten die je maakt voor je onderneming, zoals kantoorkosten, reiskosten, advertentiekosten, etc.
• Zelfstandigenaftrek: Deze aftrekpost is een vast bedrag dat je van de winst mag aftrekken. Voorwaarde is wel dat je als zelfstandig ondernemer werkt en voldoet aan het urencriterium.
• MKB-winstvrijstelling: Deze vrijstelling houdt in dat je een bepaald percentage van je winst (in 2024 13,31%, in 2023 14%) mag aftrekken voordat je belasting moet betalen.
• Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA): Als je hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen zoals machines, computers of inventaris, kun je mogelijk aanspraak maken op de kleinschaligheidsinvesterings aftrek.
• Milieu-investeringsaftrek (MIA): Heb je geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen die voorkomen op de Milieulijst? Dan draag je niet alleen bij aan een beter milieu, maar ook aan een lagere belastingheffing dankzij de Milieu-Investeringsaftrek.
• Startersaftrek: Ben je startend ondernemer? Dan mag je in de eerste vijf jaar als zelfstandig ondernemer maximaal 3 maal gebruik maken van de startersaftrek. Deze aftrekpost verlaagt je belastbare winst met € 2.123.
• Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk (R&D): Als je onderzoek doet en ontwikkelingswerk verricht, kun je mogelijk gebruikmaken van deze aftrekpost.

De laptop wel, de pantoffels niet. Welke kosten zijn aftrekbaar?

Welke kosten zijn aftrekbaar?

Sommige aftrekposten waar je op je kantoor kunt gebruiken zijn duidelijk omschreven. Zo zijn de regels om te bepalen of je in aanmerking komt voor de startersaftrek klaar helder. Maar bij andere regels is het minder zwart-wit. Vooral over de definitie van zakelijke kosten wordt nog wel eens gediscussieerd. Als de kosten zakelijk zijn, verlagen ze de winst. Maar als het privé kosten zijn niet. Dus welke kosten zijn nu precies aftrekbaar?

De Belastingdienst bepaalt of kosten een zakelijk karakter hebben op basis van het motief dat je met de kosten had: “Als duidelijk is dat u de kosten volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, accepteren wij de kosten als aftrekpost”, valt hierover te lezen.

In principe controleert de Belastingdienst niet of de kosten bedrijfseconomisch verstandig waren. De fiscus wil niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Maar: “Alleen als uw kosten vergeleken met de zakelijke belangen erg hoog zijn, kunnen wij ingrijpen: er mag dan worden getoetst of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.”

Zakelijke kosten zijn uitgaven die rechtstreeks verband houden met de activiteiten van een onderneming en die worden gemaakt om inkomen te genereren of om de onderneming draaiende te houden.

Voorbeelden van aftrekbare kosten

Voorbeelden van zakelijke kosten die aftrekbaar zijn, zijn:

• De huur van een winkelpand of bedrijfsruimte
• Gereedschappen die onmisbaar zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden
• Zakelijke verzekeringen
• Vakliteratuur of (relevante) studiereizen

Bij sommige posten is niet direct duidelijk of het zakelijk is, of juist privé. Neem het telefoonabonnement. Heb je een privé telefoon met een abonnement op je eigen naam? Dan zijn de abonnementskosten niet aftrekbaar. Maar zakelijke gesprekken die je via dat abonnement voert, leveren weer wél een aftrekpost af (je dient dan een declaratie bij je eigen bedrijf in).

Sommige kosten zijn deels aftrekbaar

Er zijn ook kosten die weliswaar met een zakelijk motief worden gemaakt, maar ook een beetje privé zijn. Dit noemen we gemengde kosten. Deze zijn slechts ten dele aftrekbaar. Het gaat dan bijvoorbeeld om:

• Representatiekosten
• Relatiegeschenken
• Lunches en diners
• Kantinekosten

Deze kosten mogen in de aangifte Inkomstenbelasting slechts voor 80% worden meegenomen (73,5% in de Vennootschapsbelasting). Heb je veel gemengde kosten? Dan kun je kiezen voor het forfait, dit bedraagt in 2024 € 5.600 (2023: € 5.100).

Kosten die niet aftrekbaar zijn

Bepaalde kosten worden door de Belastingdienst altijd als privé kosten beschouwd. Denk aan kleding, of make-up en hygiëneproducten. Iedereen draagt kleding, of je nu ondernemer bent of niet. Ook zul je waarschijnlijk niet vaker (of minder vaak) douchen omdat je ondernemer bent. De shampoo en verzorgingsproducten mag je dus niet als aftrekbare kosten opvoeren.

Het maakt daarbij niet uit dat je misschien iets meer uitgeeft omdat het belangrijk is om representatief te zijn. Dat dure maatwerkkostuum, dat je speciaal aanschaft om een goede indruk op je klanten te maken wordt dus gewoon als privé uitgave gezien.

Mag je de thuiswerkplek fiscaal aftrekken?

Zijn de kosten van mijn kantoor aan huis aftrekbaar?

Voor veel ZZP-ers is het onnodig een dure werkplek te huren. Zij kunnen prima uit de voeten met een goed ingerichte werkplek thuis. Aangezien de huur van een kantoorruimte aftrekbaar is, zou je denken dat er ook een kostenaftrek voor een kantoor aan huis mogelijk is. Helaas is de Belastingdienst dat niet met je eens.

Je mag de kosten die je maakt voor de inrichting van je kantoor aan huis alléén aftrekken indien sprake is van een zelfstandige werkruimte. Dat betekent dat je kantoor een eigen opgang moet hebben en eigen sanitaire voorzieningen moet hebben. Ook zou je de werkruimte moeten kunnen verhuren aan een derde.

Voldoet je werkruimte niet aan een van deze eisen, bijvoorbeeld omdat je gewoon naar dezelfde wc gaat als wanneer je vrij bent, dan worden alle kosten gezien als privé kosten. Dat betekent dat de kosten van een verbouwing om een kantoor aan huis te realiseren in de meeste gevallen geen aftrekpost opleveren.

Twijfel je?

Twijfel je zelf of bepaalde kosten wel een zakelijk karakter hebben? Vaak is dat omdat je zelf eigenlijk al weet dat de kosten niet volledig zakelijk zijn. Het veiligste is om ze privé te nemen. Maar het kan nooit kwaad om het even na te vragen bij één van onze specialisten.