De auto van de zaak is niet alleen voorbehouden aan mensen in loondienst. Ook zzp-ers kunnen een auto van de zaak leasen of kopen. Daarover schreven we al eerder. Maar hoe zit het wanneer u als ondernemer in uw eigen BV werkt?

Ondernemer met eigen BV? Dan bent u ook werknemer

Wanneer u een eigen BV heeft, voelt u zichzelf natuurlijk 100% ondernemer. Maar uw BV en uzelf zijn juridisch van elkaar gescheiden. Sterker nog, u bent verplicht uzelf salaris uit te betalen als DGA.

Dat u tegelijkertijd eigenaar én werknemer van uw BV bent, betekent dat de regels rondom de auto van de zaak voor werknemers ook op uw situatie van toepassing zijn.

Het is mogelijk uw eigen auto op de zaak te zetten. Dit heeft voor- en nadelen.

Auto zakelijk of privé?

De meeste mensen gebruiken een auto zowel zakelijk als privé. Als minimaal 10% en maximaal 10% van de kilometers die u met de auto rijdt een zakelijk karakter hebben heeft, mag u kiezen. U zet de auto op de zaak, óf u houdt de auto privé. Gaat u met de eigen auto zakelijk rijden? Dan mag u de kilometers declareren.

De eerste vraag die u zichzelf moet stellen is of dus u de auto wel op de zaak wilt zetten. De auto zakelijk of privé houden heeft allebei haar voor- en nadelen.

Privé auto gebruiken voor de zaak

In 2023 mag u € 0,21 per kilometer (belastingvrij) declareren. In 2024 wordt de kilometervergoeding met een cent verhoogd naar € 0,22 per kilometer.

Om de gereden kilometers vergoed te krijgen dient u een declaratieformulier in bij uw BV. Per rit moeten hier de datum, locatie van vertrek, bestemming, aantal kilometers en doel van de rit worden genoteerd. Rijdt u heen en weer naar een meeting? Dan declareert u hiervoor twee aparte ritten.

Wanneer u zich netjes aan de kilometervergoeding houdt die de Belasting redelijk vindt, krijgt u de kosten gewoon belastingvrij terugbetaald vanuit uw BV. Het is echter toegestaan een hogere kilometervergoeding te verstrekken, mits het bedrag redelijk is.

De Vereniging voor Zakelijke rijders heeft in januari 2023 becijferd dat de 21 cent (of 22 cent) veel te weinig is. Voor een middenklasse auto zou € 0,31 per kilometer het minimum moeten zijn. De Vereniging baseert zich hierbij op de (hogere) autoprijzen, kosten van onderhoud en reparatie en natuurlijk de gestegen brandstofprijzen.

Auto van de zaak voor de DGA

Als DGA mag u de auto van de zaak van de BV zakelijk rijden en privé gebruiken. De Belastingdienst ziet dat als een vorm van loon in natura. Dat betekent dat de DGA te maken krijgt met bijtelling voor de auto. De bijtelling is afhankelijk van de leeftijd van de auto en de uitstoot. Voor auto’s jonger dan 15 jaar bedraagt de bijtelling maximaal 22%. Op de site van de Belastingdienst is een volledige lijst van percentages opgenomen. Gebruik deze om de juiste Bijtelling DGA te bepalen.

Is uw auto ouder dan 15 jaar? Dan kunt u gebruik maken van de Youngtimer-regeling, waardoor u een lager tarief betaalt.

Het percentage in combinatie met de cataloguswaarde van de auto bepaalt de bijtelling waar u als DGA mee te maken krijgt. Deze bijtelling wordt bij uw belastbaar inkomen opgeteld. U betaalt hier dus Inkomstenbelasting over.

Rekenvoorbeeld

U mag met de auto van de zaak zowel zakelijk of privé rijden. Houd wel rekening met de bijtelling op uw DGA salaris.

Voor het bepalen van de bijtelling is niet relevant of u nu werknemer, zzp-er of DGA van uw BV bent. We kunnen dus een algemeen rekenvoorbeeld geven om de bijtelling op de auto van de zaak te berekenen.

U heeft, via uw BV, de beschikking over een Volkswagen Polo met een cataloguswaarde van € 21.000. Deze auto is niet elektrisch en komt nieuw van de dealer. Het bijbehorende bijtellingspercentage is 22%. De bruto bijtelling per jaar is dus 22% van € 21.000 = € 4.620 per jaar (oftewel € 385,- per maand).

De belastingdienst beschouwt dit als inkomen waarover je Inkomstenbelasting betaalt. Afhankelijk van de hoogte van uw verzamelinkomen betaalt u hierover 36,93% (als het totale inkomen maximaal € 73.031 bedraagt) of 49,50% (voor zover het inkomen hoger is dan € 73.031).

Is het inkomen (winst) in een jaar dus € 70.000? Dan valt dit inkomen dankzij de bijtelling € 4.620 hoger uit. Daarvan valt (€ 74.620 – € 73.031 = ) € 1.589 in Schijf 1 (36,93% en de rest (€ 3.031) in het hogere tarief van Schijf 2.

De auto van de zaak kost u (privé) dus:

36,93% x € 1.589 = € 586,82

49,50% x € 3.031 = € 1.500,34

Totaal: € 2087, 16 per jaar, oftewel € 173,93 per maand.

Bijtelling auto van de zaak verlagen door eigen bijdrage

Het is mogelijk de bijtelling op de auto van de zaak te verlagen door een Eigen Bijdrage voor privé-gebruik vast te stellen. U betaalt deze eigen bijdrage als privé-persoon aan de BV. Bij de Belastingaangifte mag u de DGA Bijtelling verlagen met de betaalde eigen bijdrage voor privégebruik van de zakelijke auto.

Zorg dat de Eigen Bijdrage niet te hoog is in verhouding tot de bijtelling, want wanneer de Belastinginspecteur van mening is dat de eigen bijdrage te hoog is in relatie tot de normale bijtelling op de auto van de zaak kan hij (of zij) het vermoeden krijgen dat u veel meer privé rijdt dan gebruikelijk is. Op grond daarvan zou een hogere bijtelling voor de auto van de zaak gerekend kunnen worden.

In de praktijk wordt een eigen bijdrage van 60-70% van de bijtelling redelijk  geacht.

Bijtelling wanneer de auto van de zaak ook door uw partner wordt gebruikt

Bent u getrouwd, of is op andere wijze sprake van fiscaal partnerschap? En werkt uw partner ook op de loonlijst van uw BV? Wanneer uw partner de auto ook privé kan rijden, is de auto eigenlijk zowel aan u (de DGA) als aan uw partner ter beschikking gesteld.

De Belastingrechter heeft bepaald dat u in dat geval de bijtelling voor het privé-gebruik van de zakelijke auto met uw partner kunt delen. Voorwaarde is dat uw partner en uzelf allebei een positie binnen het bedrijf innemen die het aannemelijk maakt dat een willekeurige andere werkgever een auto ter beschikking zou stellen.

Doordat u de bijtelling kunt delen, kunt u deze voor een deel voor rekening laten komen van de partner met het laagste inkomen. Deze betaalt mogelijk een lager belastingtarief, waardoor u samen minder belasting verschuldigd bent.

Auto op de zaak zetten

Het op de zaak zetten van de auto heeft verschillende voordelen. Om te beginnen hoeft u zich (privé) geen zorgen te maken over onderhoud en dergelijke. Die kosten komen voor rekening van de BV en komen ten laste van de winst. Doordat dit de winst verlaagd betaalt u minder belasting. Zo betaalt de fiscus dus mee aan uw auto.

Ook kunt u bij een auto van de zaak de btw op aanschaf, onderhoud en andere (noodzakelijke) autokosten bij de btw-aangifte terugvragen.

Een nadeel is dat u aan het eind van het jaar wel een btw-correctie moet maken. De btw over privé-kilometers mag u immers niet terugvragen. Dat betekent dat u een (sluitende) kilometerregistratie moet kunnen overleggen. U kunt ook kiezen voor het forfait, u stelt het privégebruik dan op 2,7%. Hierover moet u de btw wél afdragen.

Wat moet u doen om de auto op de zaak te zetten?

Wilt u de auto op de zaak zetten? Dan verkoopt u (als privépersoon) uw auto aan de BV. Of u kunt direct een nieuwe auto kopen vanuit de BV. Bij relatief nieuwe BV’s is vaak sprake van de eerste optie. In dat geval moet u het volgende stappenplan volgen

Reken het goed door

Of het financieel en fiscaal slim is om een auto te kopen vanuit de BV hangt af van verschillende factoren, zoals uw DGA-salaris, de winstcijfers van de BV en de privé omstandigheden (van uzelf en uw fiscaal partner) waarmee bij de aangifte Inkomstenbelasting rekening moet worden gehouden. Ga dus eerst het gesprek aan met uw boekhouder of belastingadviseur.

Check de oprichtingsakte

Sommige BV’s hebben een clausule in de statuten opgenomen die het bezit van privévermogen verbieden. De clausule is zeldzaam en wordt bij nieuw opgerichte BV’s bijna niet toegepast. Wanneer u uw eigen eenmanszaak heeft omgezet in een BV zult u zichzelf hoogstwaarschijnlijk geen onnodige beperkingen hebben opgelegd. Maar heeft u een BV gekocht (of zichzelf ingekocht in een bestaande BV)? Dan is het slim even te checken of het wel toegestaan is een auto te kopen vanuit de BV en deze vervolgens privé te gebruiken.

Wilt u uw privé auto kopen vanuit de BV? Dan handelt u eigenlijk met uzelf. Toch is het belangrijk om goede afspraken te maken én deze op papier te zetten.

Bepaal de waarde van de auto

Wanneer u zaken met uzelf doet, kunt u denken dat het niet uitmaakt wat de prijs is. Vestzak-broekzak, tenslotte. Maar wanneer u een veel te hoge prijs zou rekenen, onttrekt u (teveel) vermogen aan de BV. Daarmee benadeelt u eventuele andere aandeelhouders, maar ook verschaffers van vreemd vermogen.

Zou uw BV failliet gaan, dan zou dit kunnen worden gezien als onrechtmatig handelen. De curator zou dan kunnen stellen dat sprake is geweest van Paulianeus Handelen. U zou dan hoofdelijk aansprakelijk kunnen zijn voor de schulden van de BW.

Wanneer u uw privéauto verkoopt aan de BV moet u dus een redelijke prijs vragen. U kunt hiervoor gebruik maken van een online rekentool, zoals die van de ANWB. Deze tools gaan uit van de kilometerstand, het merk, model en bouwjaar en geven een indicatie van de marktwaarde van de auto. Het nadeel van dergelijke tools is dat ze geen rekening houden met de staat van het onderhoud. Laat de auto daarom taxeren door een gespecialiseerde taxateur.

Stel een goede koopovereenkomst op

Wanneer u als privépersoon uw eigen auto verkoopt aan een andere privépersoon is een mondelinge afspraak voldoende. U spreekt een koopprijs af en zodra u betaald bent, schrijft u de auto over. Bij het verkopen van uw privéauto aan de BV zijn de eisen iets strenger.

Stel een overeenkomst op tussen uzelf (verkoper) en de BV (koper). In de overeenkomst beschrijft u welke auto het betreft, wat de verkoopprijs is, wat de datum van overdracht is en welke andere afspraken u (met uzelf) overeengekomen bent.

De overeenkomst wordt getekend door zowel de verkoper (uzelf) als de BV (ook deze handtekening zet uzelf, in de rol van bestuurder).

Vergeet de verzekering niet

Wanneer u uw privé-auto aan de BV verkoopt, heeft dit ook gevolgen voor de verzekering. Neem daarom zo snel mogelijk contact met hen op om de autoverzekering aan te passen, zodat u niet onverzekerd rondrijdt.

Overschrijven kenteken: overdracht en registratie

Al het voorwerk is gedaan. Nu kan de daadwerkelijke overdracht plaatsvinden. U kunt het kenteken overschrijven via een RDW-erkend voertuigbedrijf, via een loket of (soms) online. U neemt de volgende documenten mee:

1. Een geldig legitimatiebewijs én bewijs dat u gemachtigde bent voor uw BV
2. Het kentekenbewijs op creditcardformaat (kentekencard) en de tenaamstellingscode:
   of
   Het originele Tenaamstellingsbewijs (Deel IB) en Overschrijvingsbewijs

Nederlandse ondernemers rijden jaarlijks een groot aantal zakelijke kilometers.

Meer over het overschrijven van een kenteken is te lezen op de site van de RDW.

Verwerk het kopen van de auto in de boekhouding van de BV

De auto moet in de boekhouding van uw BV worden geactiveerd. De auto komt op de balans te staan en u schrijft deze af over 3 tot 5 jaar.

Auto kopen vanuit de BV

U bent natuurlijk niet verplicht uw privé auto aan de BV te verkopen. U kunt ook besluiten uw privé auto van de hand te doen en direct een auto te kopen vanuit de BV. Wanneer u hiervoor kiest, is er sprake van twee transacties die geheel van elkaar gescheiden zijn. De privépersoon verkoopt u uw auto (of brengt deze naar de sloop). De BV koopt een auto en stelt deze ter beschikking voor zakelijke kilometers (met privé gebruik).