De boekhouding: je ontkomt er niet aan. Gelukkig hoef je de boekhouding niet zelf doen. Je kunt het uitbesteden. Er is een boekhouder voor elk bedrijf, van ZZP-er tot multinational.

Elke ondernemer in Nederland is wettelijk verplicht een deugdelijke administratie op te zetten. Het maakt daarbij niet uit of je een ZZP-er bent, of een multinational: je bent verplicht ervoor te zorgen dat de administratie een getrouw en werkelijk beeld geeft van de (financiële) situatie binnen de onderneming.

In principe betekent dit dat je alle gegevens over de onderneming, op papier of digitaal, in de administratie moet opnemen. Alle in- en verkoopfacturen, alle bonnetjes, alle bankafschriften, onkosten- en reiskostendeclaraties en de kasadministratie zijn onmisbaar in een goede administratie. Maar de administratieplicht gaat verder. Ook contracten, tussentijdse controleberekeningen, correspondentie, zelfs je agenda en afsprakenboek maakt deel uit van de boekhouding.

De Belastingdienst kan inzage eisen in je boekhouding en mag daarbij 7 jaar terug kijken (bij onroerende zaken en One Stop Shop-interacties zelfs 10 jaar). Let op: digitale bestanden moeten ook worden bewaard. Met een printje van een Excel-bestand voldoe je niet aan de bewaarplicht. Je moet de originele Excel-file ook kunnen overleggen.

De administratie moet veilig bewaard worden.

Wat als de boekhouding niet op orde is?

De administratie- en bewaarplicht zorgt regelmatig voor hoofdbrekens bij ondernemers. Zo werd in 2020 bekend dat de Belastingdienst constateert dat oude kassasystemen niet voldoen aan de eisen.

Voldoe je niet aan de bewaarplicht? Of voldoet de boekhouding niet aan de eisen? Dan mag de Belastingdienst de omzet en winst zelfstandig vaststellen, waarna je over dit (fictieve) bedrag omzetbelasting en winstbelasting moet afdragen.

Over het algemeen is de schatting van de Belastingdienst hoger dan deze zou uitpakken wanneer de administratie wél op orde was. Ben je het niet eens met de schatting? De bewijsplicht ligt bij de ondernemer. Zonder deugdelijke boekhouding wordt dit echter knap lastig.

Overigens is een hogere belastingaanslag niet het grootste probleem waar je als ondernemer mee te maken kunt krijgen. Als het fout gaat, kun je hiervoor persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Dit gebeurde in 2022, toen twee directeuren van een failliet touringcarbedrijf persoonlijk aansprakelijk gesteld omdat de boekhouding niet deugde. De hoogte van de vordering: € 20 miljoen!

Elk bedrijf zijn eigen administratie

Natuurlijk is de administratie voor grotere bedrijven een stuk complexer dan voor kleinere bedrijven. De relevante wetgeving zegt niet hoe de boekhouding eruit moet zien, maar stelt alleen de eisen waaraan de boekhouding moet voldoen. Dat betekent dat het ene bedrijf zal kiezen voor een uitgebreid pakket waarin de loon- en salarisadministratie zijn geïntegreerd, terwijl de ZZP-er voor een gratis boekhoudprogramma kiest, of wellicht voor een voordelige boekhouder met een speciaal ZZP-aanbod.

Een belangrijke beslissing bij het opzetten van je administratie is de vraag of je de boekhouding zelf wilt voeren, of dit proces wilt uitbesteden. Of wil je het deels zelf doen, en deels aan een professional overlaten? Sommige bedrijven vinden de hele administratie uitbesteden lekker makkelijk. Anderen willen de kosten van de boekhouder drukken en voeren een deel van de taken zelf uit. Ze verwerken bijvoorbeeld zelf de facturen, terwijl ze de salarisadministratie uitbesteden.

Voordelen van het zelf doen van de boekhouding

Boekhouding zelf voeren of uitbesteden? Je kunt ook de salarisadministratie uitbesteden en de rest zelf doen. Hoe jij het wilt!

Er zijn tegenwoordig tal van tools en gratis boekhoudprogramma’s die ondernemers in staat stellen zelf de boekhouding te voeren. Dit heeft voor- en nadelen.

Het meest voor de hand liggende voordeel is dat je de kosten van de boekhouder bespaart door de boekhouding zelf te doen. Er zijn echter andere argumenten voor het zelf voeren van de administratie.

Wie zelf de administratie voert heeft per definitie een beter inzicht in de financiën. Wanneer je van elke euro ziet waar deze heen gaat of vandaan komt, ken je het eigen bedrijf door en door.

Je leert enorm snel hoe de bedrijfsvoering in elkaar steekt. Hierdoor word je een betere ondernemer én kun je betere beslissingen nemen.

Dit betere inzicht, gecombineerd met directe toegang tot je financiële data, vergroot je flexibiliteit. Je kunt razendsnel reageren en inspringen op onverwachte kansen.

Een ander voordeel is dat je de vrijheid hebt de boekhouding volledig in te richten zoals jou dat het beste uitkomt. Dit vergroot je aanpassingsvermogen.

Tegen deze voordelen staan echter enkele nadelen. Zo is het voeren van een boekhouding een vak op zich. De boekhouding omvat soms complexe regels, waardoor de kans op fouten altijd op de loer ligt.

Wie zelf de boekhouding voert, kan fouten maken die onopgemerkt blijven. Bij bedrijven die de boekhouding uitbesteden vindt als vanzelf een externe controle plaats. Hierdoor worden fouten hersteld, voordat deze tot nare gevolgen leiden.

Boekhouding kost tijd

Het voeren van de boekhouding kost tijd en het is maar de vraag of je erop zit te wachten om naast een volledige week als ondernemer ook een opleiding boekhouding te volgen. Dat sommige dingen elk jaar veranderen maakt het er voor jou als ondernemer ook niet makkelijker op. Zeker in de salarisadministratie speelt dit sterk, reden dat veel bedrijven de salarisadministratie liever uitbesteden.

Bovendien: elk uurtje dat je spendeert aan de boekhouding is een uur dat je niet kunt spenderen aan je passie. Dat is toch niet waarom je ondernemer bent geworden?

Kosten boekhouding verdien je (deels) terug

Ken jij elke belastingregel? Weet jij welke subsidies en fiscale stimuleringsregelingen allemaal bestaan? Een professionele boekhouder kent alle aftrekposten, belastingvoordelen en subsidieregelingen. Daardoor verdien je de kosten van de boekhouding (deels) terug in de vorm van lagere belastingafdrachten.

Wij de boekhouding, jij de gemoedsrust.

Boekhouding uitbesteden geeft rust en ruimte

Het bovenstaande maakt duidelijk dat het uitbesteden van de boekhouding voor de meeste ondernemers een goede beslissing is. De kosten van de boekhouder vallen in het niet bij de rust die je voelt wanneer je weet dat de boekhouding in goede handen is.

Weten dat je geen nachten hoeft door te werken om de aangifte omzetbelasting op tijd de deur uit te doen, en erop kunnen rekenen dat de salarisadministratie op rolletjes loopt is geen luxe. Het is nodig om goed te kunnen ondernemen.

Boekhouding uitbesteden met lage kosten

Wil je de gemoedsrust van een professionele boekhouding, tegen de laagst mogelijke kosten? Bij WM Webministratie houden we de administratie piekfijn op orde. Dankzij online boekhouding kunnen we de taakverdeling precies vormgeven zoals jij dat wilt.

Je kunt de hele administratie uitbesteden, of slechts delen ervan. Je kunt zelfs de gehele boekhouding zelf voeren, waarbij wij op de achtergrond een oogje in het zeil houden. Zo heb je de volledige controle over de kosten van de boekhouder.

Veel processen hebben we al geautomatiseerd, zoals het boeken en verwerken van banktransacties, het geautomatiseerd boeken van inkoopfacturen en het declareren van bonnetjes.

Bovendien heb je altijd en overal volledig inzicht in je financiële administratie. Dankzij de slimme app heb je gehele boekhouding altijd op zak.

Wil jij je administratie uitbesteden, maar wil je eerst nog wat meer weten? Ben je benieuwd naar de kosten van een boekhouder? Neem dan contact met ons op.