De eenmanszaak versus de bv; de boekhoudkundige verschillen

eenmanszaak vs bv: boekhoudkundige verschillen (Afb: AI-generated, via Pixabay)

De verschillen tussen de eenmanszaak vs de bv worden in bepaalde kringen veelbesproken. Sterker nog, als je een goedlopende eenmanszaak hebt, kán het haast niet anders dat er weleens mensen tegen je zeggen dat je beter af zou zijn met een besloten vennootschap (bv). Vaak wordt daarbij gewezen op het feit dat je bij een bepaalde jaarwinst minder belasting kwijt bent via de bv dan in de eenmanszaak.

De keuze tussen de twee ondernemingsvormen lijkt dan niet heel moeilijk. Maar wie de eenmanszaak versus de bv zet, zal merken dat er bij nadere beschouwing de nodige boekhoudkundige verschillen bestaan.

Dit artikel zet de belangrijkste verschillen tussen de twee ondernemingsvormen tegen elkaar af. We kijken naar de administratieplicht en jaarrekening, belastingen, de scheiding van privé en zakelijk vermogen en meer.

De eenmanszaak vs. de bv: de administratieplicht geldt voor beide

Maar laten we,voordat we echt in de boekhoudkundige verschillen tussen de eenmanszaak en bv duiken, benoemen waarin de eenmanszaak en de besloten vennootschap (bv) níet van elkaar verschillen: voor beide geldt de administratieplicht.

Het maakt niet uit welke rechts- of ondernemingsvorm kiest; als je in Nederland ondernemer bent, heb je te maken met de administratieplicht. Je bent verplicht om in ieder geval de volgende zaken te bewaren:

Verzonden verkoopfacturen
Ontvangen inkoopfacturen
Je bankafschriften
Je kasadministratie
Je crediteuren- en debiteurenadministratie (daar vallen de facturen onder, maar met enkel de facturen ben je er nog niet)
Eventuele controleberekeningen en correctieboekingen.

De administratieplicht gaat best ver terug: je moet al deze gegevens minimaal 7 jaar bewaren. Voor sommige zaken, zoals de administratie rondom onroerend goed, gaat de bewaarplicht zelfs 10 jaar terug.

Je moet dit niet alleen allemaal bewaren, het moet ook toegankelijk zijn. Want als de Belastingdienst besluit je te controleren, zul je deze gegevens “binnen een redelijke termijn” moeten kunnen aanleveren.

Dus helaas: die boekhouding en btw-aangifte? Daar kun je niet onderuit. Wat wel verschilt? De administratieve verplichtingen gaan bij de besloten vennootschap (bv) een stuk verder dan bij de eenmanszaak!

Eenmanszaak vs de bv: complexiteit van de boekhouding

Aan de buitenkant van de supermarkt zul je het niet zien, maar aan de verschillen in de boekhouding herken je heel snel: is dit een eenmanszaak, of een bv?

Eenmanszaak: eenvoudige cijfers, geen deponeringsplicht

Wie onderneemt vanuit een eenmanszaak moet een boekhouding bijhouden om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken. Maar je bent niet verplicht om een (uitgebreide) jaarrekening op te stellen, laat staan dat je deze moet deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Het enige dat je aan het eind moet kunnen overleggen zijn een balns en een winst- en verliesrekening. Deze cijfers heb je nodig om de aangifte Inkomstenbelasting te kunnen opstellen, maar je hoeft ze niet openbaar te maken.

Dat kan anders zijn als je een hypothecaire lening wilt afsluiten of een zakelijke lening aanvraagt. De bank kan eisen dat je uitgebreidere cijfers overlegt. Maar een wettelijke plicht? Daarvan is bij de eenmanszaak geen sprake.

De Besloten Vennootschap (bv): verplichte jaarrekening én deponeren bij de KvK

De bv heeft aandeelhouders. Vaak zul je dat zelf zijn, maar in theorie kan iedereen aandeelhouder van een bv zijn. En aandeelhouders hoeven niet daadwerkelijk in de bv werkzaam te zijn. Daardoor kan de aandeelhouder minder makkelijk aan informatie over het reilen en zeilen van het bedrijf komen.

Om te zorgen dat elke betrokkene een beetje op de hoogte blijft is in het Burgerlijk Wetboek (Boek 2, titel 9) vastgelegd dat bv’s (net als de naamloze vennootschap, nv, coöperaties en enkele andere rechtsvormen) jaarlijks een volwaardige jaarrekening moeten opstellen. Hierin moeten minimaal een balans, winst- en verliesrekening en een toelichting zijn opgenomen. Deze jaarrekening gaat verder dan een optelling van de kosten en opbrengsten, de jaarrekening van de bv moet aan allerlei eisen voldoen.

De mate van details die je in de jaarrekening moet opnemen hangt af van hoe groot je bedrijf is. Hoe groter je bedrijf, gemeten aan de hand van de groottecriteria, hoe meer informatie je jaarrekening moet bevatten.

Je hebt in principe vijf maanden na afloop van het boekjaar om de jaarrekening op te stellen. Daarna moet de jaarrekening binnen 2 maanden worden vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA). Deze vastgestelde jaarrekening moet vervolgens binnen 8 dagen worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Doordat de jaarrekening wordt gedeponeerd is deze openbaar, zodat alle belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de financiële situatie van je bedrijf.

Privé vermogen en zakelijk vermogen

Een van de grootste verschillen tussen de eenmanszaak en de bv is dat de bij de bv sprake is van een afgescheiden, eigen, vermogen. De bv is juridisch namelijk een rechtspersoon, een zelfstandige entiteit. Bij de eenmanszaak zijn je zakelijke vermogen en je privé vermogen een en hetzelfde. Hierdoor ontstaan veel boekhoudkundige verschillen.

De besloten vennootschap: Eigen vermogen

Hoe gehecht je ook bent aan je bedrijf, juridisch is je bedrijf een zelfstandige entiteit. Het bestaat onafhankelijk van jou. Je kunt je aandelen verkopen, maar daarmee verandert het bedrijf (in principe) niet. Omdat je bv een eigen “leven” heeft, moet het ook eigen geld hebben. Dit vermogen staat helemaal los van je eigen geld. Je kunt privé ook niet aansprakelijk worden gesteld voor schulden van de bv (tenzij je dit in een overeenkomst, bijvoorbeeld met de bank, expliciet bent overeengekomen).

Dit zie je in de balans terug als eigen vermogen, dat bestaat uit aandelenkapitaal (de inleg van de aandeelhouders) en de reserves (niet uitgekeerde winst).

Eenmanszaak: geen eigen vermogen

In de praktijk zul je bepaalde delen van je vermogen als “zakelijk” beschouwen (bijvoorbeeld je bedrijfsauto) en andere delen als privé (bijvoorbeeld je woning, of je tweede huisje in het buitenland. En het is inderdaad mogelijk om een stukje eigen vermogen op de balans te zetten. Alleen: bij de eenmanszaak ben je met je volledige privévermogen aansprakelijk voor de schulden van de onderneming.

Er is dus niet echt sprake van Eigen Vermogen dat afgescheiden is van de rest van je vermogen. Wel is het mogelijk bepaalde vermogensbestanddelen als zakelijk aan te merken. Dit wordt vermogensetikettering genoemd. De activa die je als zakelijk aanmerkt worden deels gefinancierd met leningen (vreemd vermogen) en deel vanuit je eigen portemonnee. Dat laatste deel wordt kapitaal genoemd.

Aansprakelijkheid bij de eenmanszaak vs de bv

eenmanszaak vs bv: aansprakelijkheid in privé (afb: Grunzibaer via Pixabay)

Eigenlijk is dit niet echt een boekhoudkundig verschil, maar het is te belangrijk om niet te benoemen. Bij de eenmanszaak is geen scheiding tussen je privévermogen en je bedrijf. Je bent volledig aansprakelijk voor de schulden van je bedrijf. Betaal je een factuur niet? Dan kan het zomaar zijn dat iemand beslag legt op je huis, auto of wijncollectie. De bv is juridisch echter een zelfstandige persoon. Dat betekent dat jij (privé) niet aansprakelijk kunt worden gehouden voor de schulden van het bedrijf.

Dat zou net zo raar zijn als wanneer een deurwaarder bij jou thuis de televisie komt ophalen omdat je buurman zijn energierekening niet heeft betaald!

De eenmanszaak vs. de bv vs. de belastingdienst

In een artikel zoals dit ontkom je er niet aan om ook de fiscale kant te bekijken. Want het belastingregime waar de eenmanszaak onder valt verschilt fundamenteel van de fiscale behandeling van de eenmanszaak. Dat betekent dat je voor de eenmanszaak andere gegevens nodig hebt dan bij de bv, en dus dat op dit punt de nodige boekhoudkundige verschillen ontstaan.

Eenmanszaak: winst valt volledig in Box 1

Onderneem je als eenmanszaak (of een VoF)? Dan valt alle winst in Box 1 van de Inkomstenbelasting. Dat betekent dat je over de winst de gewone Box 1 tarieven betaalt, te weten € 35,7% over de eerste € 38.883, 37,56% over de winst tussen € 38.884 en € 79.137 en 49,5% over het meerdere. Ja, dat lees je goed, over elke verdiende euro boven de € 79.137 betaal je bijna de helft aan de Belastingdienst.

Overigens kun je met je eenmanszaak wel gewoon gebruik maken van een aantal aftrekposten, zoals de zelfstandigen- en startersaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Jammer genoeg worden die aftrekposten wel elk jaar een beetje minder.

Besloten vennootschap (bv): ingewikkelder, maar voordeliger

Het fiscale verhaal voor de bv is iets ingewikkelder, want voordat jij als ondernemer het verdiende geld kunt uitgeven, moet de winst een paar tussenstappen afleggen.

Het begint met de vennootschapsbelasting. Net als elke persoon in Nederland (en de bv is een rechtspersoon), moet je bv belasting over haar winst betalen. Dat gebeurt via de vennootschapsbelasting (vpb). Over de eerste € 200.000 betaalt de bv 19%, over het meerdere 25,8%.

Maar op het moment dat de bv netjes haar vennootschapsbelasting hebt betaald, kun jij er nog niets mee. Want het zakelijk vermogen van de bv is gescheiden van jouw privévermogen. Dus moet je zorgen dat het geld uit de onderneming stroomt, richting je eigen portemonnee.

Dat gebeurt op 2 manieren: via je salaris en via winstuitkeringen.

Salaris?

Inderdaad, als directeur-grootaandeelhouder heb je twee petten op. Je bent namelijk ondernemer, maar tegelijkertijd werknemer bij je eigen bedrijf. Daar staat een salaris tegenover, dat wordt belast via Box 1 van de inkomstenbelasting. Dit salaris moet aan verschillende eisen voldoen, maar zal (bijna) nooit lager zijn dan € 58.000 per jaar.

Het goede nieuws: over het stukje dat je jezelf uitbetaalt als DGA salaris betaal je weliswaar het hoge Box 1 tarief, maar omdat het meeweegt in de kosten wordt de aanslag vennootschapsbelasting wél een stukje lager.

Is er na het betalen van je DGA-loon en de vennootschapsbelasting nog geld over? Dan kun je ervoor kiezen dit geld in je onderneming te houden, bijvoorbeeld om schulden af te lossen of investeringen te plegen. Of je keert het uit als dividend (winstuitkering).

Deze winstuitkering valt onder “Inkomen uit aanmerkelijk belang”, wat wordt belast onder Box 2 van je (privé) aangifte inkomstenbelasting. Hier betaal je 24,5% over de eerste € 68.843, en 31% over het meerdere.