Wat is de juiste factuurdatum voor de Belastingdienst? Een simpele vraag, met een simpel antwoord. Maar u moet wél met een paar dingen rekening houden.

Zoals eerder beschreven bent u als ondernemer niet helemaal vrij te bepalen wanneer een factuur te sturen. De Belastingdienst eist dat u een factuur niet later verstuurd dan 15 dagen na afloop van de maand waarin de levering heeft plaatsgevonden. Dit is een harde eis, die van belang is voor uw BTW-aangifte.

Het vroegste moment waarop u een factuur mag sturen hangt af van de relatie en afspraken met uw klant. Veel bedrijven vragen klanten een deel van de factuur vooraf te betalen, anderen werken met deelbetalingen. Dat mag allemaal, mits de klant ermee akkoord is gegaan.

Welke factuurdatum u kiest lijkt misschien niet heel belangrijk. Maar voor de juistheid van uw administratie is het juist van groot gewicht. Volgens de basisbeginselen van de boekhouding moet u de omzet boeken wanneer deze gerealiseerd wordt. Hiervoor moet u zichzelf de vraag stellen op welk moment u er redelijkerwijze van uit kunt gaan dat u een betaling mag verwachten.

Normaal gesproken is dit het moment waarop u de klant iets geleverd hebt. Op dat moment heeft u uw kant van de overeenkomst vervuld en mag u verwachten dat de klant zijn deel waarmaakt. Zou de klant niet betalen, dan heeft u allerlei rechten om uw geld alsnog binnen te krijgen.

Ook de Belastingdienst vindt het belangrijk dat u de juiste factuurdatum hanteert. Al is het maar omdat de Belastingdienst geen winstbelasting wil mislopen.

Waarom de Belastingdienst de factuurdatum zo belangrijk vindt

Stel, u maakt met uw BV normaal gesproken zo’n € 165.000 winst. In 2023 haalt u een incidentele order binnen, die u€ 50.000 winst oplevert. U levert de goederen net voor de Kerst en stuurt een factuur met factuurdatum 24 december 2023.

De winst in 2023 komt hierdoor uit op € 215.000.

De Vennootschapsbelasting bedraagt in 2023 19% tot een winst van € 200.000. Over het meerdere moet u 25,8% belasting betalen. In 2023 bent u dus (€ 200.000 x 19%) + (€ 15.000 x 25,8%) verschuldigd. In totaal is dit €38.000 + € 3.870 = € 41.870.

In 2024 boekt u weer “gewoon” € 165.000 winst, waarover u 19% moet betalen (€ 31.050).

In totaal betaalt u over 2023 en 2024 dus € 41.870 + € 31.350 = € 73.220 vennootschapsbelasting.

Bij volledige vrije keuze van factuurdatum had u “natuurlijk” de factuur in tweeën gedeeld, waardoor zowel in 2023 als in 2024 een incidentele winst van € 25.000 aan het resultaat was toegevoegd. U had dan in beide jaren € 190.000 winst geboekt, en dus beide jaren 19% Vpb betaald. In totaal had u dan (€ 190.000 x 19% x 2 =) € 72.200 betaald. Een voordeeltje van € 1.220.

Natuurlijk is dit voordeel relatief klein, maar het laat zien dat een andere factuurdatum tot andere uitkomsten kan leiden.

Andere reden waarom de factuurdatum belangrijk is

Er is nog een andere reden dat de factuurdatum belangrijk is. Ook voor anderen dan de Belastingdienst. De factuurdatum is namelijk een belangrijk gegeven in het recht. Het is de datum waarop de vordering op uw klant “in rechte” is ontstaan. Het is de datum vanaf wanneer de betalingstermijn begint te lopen en de datum die de vervaldatum van de factuur bepaalt. Het is dus ook een datum die bij eventuele geschillen veel gewicht in de schaal legt. Eventuele juridische procedures kunnen ook pas beginnen nadat een zekere tijd vanaf de factuurdatum is verlopen.

Maar wat is dan de correcte factuurdatum?

Voor de meeste ondernemers is de datum van levering de te hanteren factuurdatum. Daarbij maakt het verschil of u goederen heeft geleverd of diensten.

De juiste factuurdatum bij goederen

Wanneer u goederen aan de klant heeft geleverd hanteert u uiterlijk de datum waarop de levering heeft plaatsgevonden. Ontvangt u (een deel van de) betaling eerder? Dan stelt u de factuurdatum van de aanbetaling vast op basis van de afspraken die u met de klant heeft gemaakt.

De juiste factuurdatum bij diensten

Levert u diensten? Dan is de factuurdatum voor de Belastingdienst afhankelijk van het type dienstverlening. Wanneer u diensten levert met een duidelijk begin en einde geldt de datum waarop de opdracht is afgerond als de leveringsdatum. Indien u een doorlopende dienst levert (abonnement) moet u uiterlijk de 15^e van de maand na de dienstverlening een factuur sturen. Voor, bijvoorbeeld, schoonmaakwerk in mei stuurt u dus een factuur met een factuurdatum op 15 juni of eerder.

Mag ik de factuurdatum aanpassen?

Nee. Het is niet toegestaan de factuurdatum aan te passen. De Belastingdienst eist een sluitende administratie. Onderdeel daarvan is dat u met opeenvolgende factuurnummers werkt. Het is logisch dat de factuurdata elkaar chronologisch ook opvolgen.

Het kan echter gebeuren dat u een foutje maakt bij de facturatie. Misschien heeft u per ongeluk een tikfout gemaakt, waardoor de factuurdatum in het vorige boekjaar valt. Of u tikt 7-6-2023 in plaats van 6-7-2023.

Bij zulke fouten is het verstandig contact op te nemen met de ontvanger van de factuur. Is het slechts een klein foutje, en is de factuur al betaald? Dan kunt u het er misschien wel bij laten. In andere gevallen is het misschien nodig de originele factuur te crediteren en een gecorrigeerde factuur uit te reiken – dit keer met de correcte factuurdatum.