Ondernemers hebben te maken met allerlei verplichtingen. Daar zitten ze niet altijd op te wachten. Sommige verplichtingen kosten een hoop tijd en energie, terwijl ze de ondernemer eigenlijk niets opleveren. Het jaarlijks opstellen van de jaarrekening is één van die verplichtingen.  Gelukkig kun je het opstellen van de jaarrekening uitbesteden aan specialisten, zoals Webministratie.

Wat is een jaarrekening?

De verplichting een jaarrekening op te stellen is te vinden in het Burgerlijk Wetboek. Boek 2, Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek (BW) stelt de regels waaraan de jaarrekening moet voldoen. Daarnaast stelt de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) regels die algemeen worden beschouwd als de correcte interpretatie van de wettelijke voorschriften.

De wet definieert de jaarrekening als: “de enkelvoudige jaarrekening die bestaat uit de balans en de winst- en verliesrekening met de toelichting, en de geconsolideerde jaarrekening indien de rechtspersoon een geconsolideerde jaarrekening opstelt” (Art. 2:361, lid 1, BW).

De jaarrekening is dus financieel verslag van een onderneming of rechtspersoon over een boekjaar. Het geeft een overzicht van de financiële positie, prestaties en cashflow van de onderneming gedurende het afgelopen boekjaar.

Op de balans staan alle bezittingen (activa) en schulden (passiva) van de onderneming op 31 december van het afgelopen boekjaar. De Winst- en Verliesrekening geeft een overzicht van alle kosten en opbrengsten die in het vorige boekjaar zijn gemaakt. Hieruit kan de winst worden afgeleid. In de toelichting wordt uitgelegd wat de getallen precies betekenen en hoe deze berekend zijn.

Onderdeel van jaarverslag

De jaarrekening is in veel gevallen onderdeel van het jaarverslag. Daarin is, naast de jaarrekening, een uitgebreid bestuursverslag opgenomen. Hierin vindt de lezer een “evenwichtige en volledige analyse van de toestand op de balansdatum, de ontwikkeling gedurende het boekjaar en de resultaten” (Art. 2:391, lid 1 BW). Hierbij kan het bestuur gebruik maken van financiële en niet-financiële indicatoren.

Wie online zoekt naar een voorbeeld van de jaarrekening komt een grote verscheidenheid aan jaarrekeningen tegen. Aan de ene zijde van het spectrum staan de uitgebreide jaarverslagen van grote multinationals. Een voorbeeld hiervan is ABN-AMRO, dat over 2021 een jaarverslag van 398 pagina’s publiceerde. Van die 398 pagina’s zijn ongeveer 110 pagina’s gewijd aan de jaarrekening.

Aan de andere kant van het spectrum staat de zzp-er, die niet verplicht is een jaarrekening te maken en te publiceren.

Wat voor uw onderneming verplichte kost is, hangt van verschillende factoren af. De wet stelt minimumeisen, u mag natuurlijk altijd meer rapporteren dan verplicht. Een goede bron van informatie over wat er in het jaarverslag moet (en kan) staan is de Handleiding Standaard Jaarrekening van de Kamer van Koophandel.

Waarom is de jaarrekening zo belangrijk?

Een jaarrekening maken (of laten maken) is verplicht. Dat is omdat deze rapportage voor veel mensen en doeleinden een belangrijke informatiebron is. Allereerst willen de aandeelhouders goed geïnformeerd worden over de prestaties van hun onderneming. Maar ook crediteuren, investeerders en werknemers hebben er belang bij te weten hoe de financiële situatie van de onderneming is.

Voor de Belastingdienst is de jaarrekening de grondslag voor het bepalen van de hoogte van de te betalen belasting, terwijl kredietverschaffers de jaarrekening gebruiken om de kredietwaardigheid van de onderneming te bepalen.

Omdat de jaarrekening gecontroleerd wordt door de accountant, wordt het document erg betrouwbaar geacht. Veel bedrijven laten het opstellen van de jaarrekening over aan een specialist, zodat ze erop kunnen vertrouwen dat de rapportage, conform de wet, een getrouw en betrouwbaar beeld van de financiële situatie geeft.

Wie moet een jaarrekening maken?

Het opstellen van een jaarrekening is verplicht voor alle rechtspersonen. Dat zijn niet alleen de commerciële rechtspersonen (B.V. en N.V.) maar ook de niet-commerciële rechtspersonen (Stichting, vereniging, corporatie, onderlinge waarborgmaatschappij). Ook moet het document jaarrekening worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Belanghebbenden kunnen de jaarrekening vervolgens bestellen.

Jaarrekening; de eenmanszaak en de vof

Heeft uw bedrijf de rechtsvorm eenmanszaak of vennootschap onder firma (vof)? Dan bent u niet verplicht de jaarrekening te deponeren bij de KvK. U moet de jaarrekening echter wél opstellen ten behoeve van de belastingaangifte.

Daarnaast geeft de jaarrekening nuttige inzichten in uw eigen onderneming en gebruikt u het wanneer u financiering zoekt.

De jaarrekening en de zzp-er

Voor zzp-ers geldt geen wettelijke verplichting een jaarrekening bij te houden. Wel moet u, ten behoeve van de belastingaangifte, een goede administratie bijhouden. Deze administratie moet duidelijk laten zien wat omzet, kosten en winst van de onderneming zijn.

Uiteraard heeft de zzp-er de vrijheid om vrijwillig een jaarverslag te maken. Dat kan noodzakelijk zijn bij financieringsvraagstukken, of helpen om het overzicht te behouden. Bij het opstellen van de jaarrekening mag de zzp-er zo beknopt of uitgebreid te werk gaan als hij of zij wil. In de meeste gevallen bestaat de jaarrekening van de zzp-er uit een balans en resultatenrekening.

Omdat de meeste zzp-ers weinig met boekhoudregels hebben, is het slim dit door een professionele boekhouder of accountant te laten doen.

De vereniging, de stichting en de jaarrekening

Ook niet-commerciële rechtspersonen zoals de stichting en vereniging zijn verplicht jaarlijks een jaarrekening te laten maken. In essentie bestaat de jaarrekening van de stichting en vereniging uit dezelfde onderdelen als de andere jaarrekeningen. Er moet dus een balans en een resultatenrekening zijn. Bij de niet-commerciële rechtsvormen heet dit niet de Winst- en Verliesrekening, maar de Staat van Baten en Lasten. Ook maken deze rechtsvormen geen winst (of verlies), maar boeken ze een positief (of negatief) resultaat.

De precieze invulling van de details wijken voor de stichting en wél af van de standaardregels. De Raad voor Jaarverslaggeving (RJ) heeft verschillende Richtlijnen en Uitingen gepubliceerd die dieper ingaan op de verschillende non-profit organisaties.

Wanneer moet het opstellen van de jaarrekening klaar zijn?

De jaarrekening dient elk jaar binnen zes maanden na afloop van het boekjaar opgesteld en gedeponeerd zijn (Art. 2:10, lid 2 BW). Bij de meeste ondernemingen zijn boek- en kalenderjaar hetzelfde. Dat betekent dat de rekening over 2022 uiterlijk 31 mei 2023 bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd moet zijn.

In sommige gevallen kan deze termijn worden verlengd. Hiertoe moet de onderneming een verzoek tot verlenging indienen bij de KvK. Indien dit wordt toegekend kan de termijn (eenmalig) met maximaal vijf maanden worden verlengd.

Het niet maken en publiceren (deponeren) van de jaarrekening is strafbaar. Het kan leiden tot (bestuurlijke) boetes en in sommige gevolgen zelfs strafrechtelijke vervolging van de bestuurders. Het is dus erg belangrijk zo snel mogelijk te beginnen met het maken van de jaarrekening en deze op de juiste wijze te deponeren.

Hoe uitgebreid moet de jaarrekening zijn?

Bij het maken van de jaarrekening is het belangrijk te weten wat er precies in moet komen te staan. Hoe groter de onderneming, hoe strenger de regelgeving. Alle ondernemingen worden ingedeeld in één van de vier bedrijfsklasses: micro, klein, middelgroot of groot.

Aan de hand van onderstaande tabel kan worden bepaald tot welke bedrijfsklasse uw onderneming behoort.  Wanneer uw onderneming 2 achtereenvolgende jaren aan 2 van de kenmerken voldoet, valt de onderneming in deze klasse.

Voorbeeld jaarverslag: Welke bedrijfsklasse?

Bedrijf A heeft 15 personen in dienst, een netto omzet van € 650.000  (< € 700.000) en € 200.000 ( < € 350.000) aan activa op de balans. Bedrijf A voldoet aan 2 van de drie voorwaarden (niet aan de derde, want ze hebben meer dan 10 mensen in dienst) en is dus een micro-onderneming.

Bedrijf B had in 2022 9 mensen in dienst, behaalde een omzet van € 750.000 en had € 300.000 aan activa op de balans. In 2023 wordt geïnvesteerd. Hierdoor neemt de waarde van de activa toe tot € 400.000. Hierdoor stijgt de omzet naar € 800.000. Hiervoor moeten 3 nieuwe medewerkers worden aangetrokken. In 2023 voldoet de onderneming aan het omzetcriterium voor een kleine onderneming (meer dan € 350.000). Ook de omzet en het aantal personeelsleden voldoen aan de norm voor een kleine onderneming. Toch wordt het bedrijf in 2023 gezien als een micro-onderneming. Dat is omdat twee opeenvolgende jaren aan de normen voldaan moet worden. In 2022 was dit niet het geval.

Bedrijf C had in 2022 € 21,5 mln aan activa en realiseerde hiermee een omzet van € 33 mln. Het bedrijf had 225 mensen in dienst. In 2022 daalt de waarde van de activa (door afschrijvingen) naar € 19,9 mln. Er worden 20 mensen ontslagen, maar de omzet stijgt tot € 41 mln. . Na afsluiten van het boekjaar wordt geconstateerd dat het bedrijf in 2022 én in 2023 aan alle drie de criteria voor een middelgrote onderneming voldeed. Deze onderneming is een middelgrote onderneming.

Openbaar te maken onderdelen afhankelijk van bedrijfsgrootte

Valt een rechtspersoon onder de bedrijfsklasse micro en klein? Dan is een beknopte jaarrekening voldoende. De micro-onderneming hoeft alleen een beperkte balans te deponeren. De kleine onderneming moet een verkorte balans en de toelichting publiceren.

Voor de middelgrote en grote onderneming zijn de volgende onderdelen verplicht:

Bron: KvK.nl

Gemaakt, en dan?

Het maken van de balans en de W&V-rekening is slechts stap 1. Nu moet hij nog worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (KvK). Hiervoor is een account bij de Kamer van Koophandel nodig. U kunt dit zelf doen, aan de hand van deze handleiding, of u laat ons het doen. Wij zorgen dan voor de benodigde autorisatie en deponeren alle verplichte stukken.

Als ondernemer bent u verplicht de administratie 7 jaar te bewaren. Dat heet de wettelijke bewaartermijn. Deze wettelijke bewaartermijn gaat in op 1 januari van het volgende boekjaar. De jaarrekening is onderdeel van de administratie en dient dus ook (minimaal) 7 jaar te bewaren.

Het maken van de jaarrekening bezorgt de meeste ondernemers kopzorgen. Gelukkig kan dit werk worden uitbesteedt aan specialisten.

Jaarrekening opstellen: werk voor specialisten

Het opstellen van de jaarrekening is best lastig. De boekhoudkundige regels zijn complex en kunnen aan verandering onderhevig zijn. Specialistische kennis en nauwkeurigheid zijn geboden. Bij middelgrote en grote ondernemingen is bovendien een accountantscontrole verplicht.

Fouten kunnen grote gevolgen hebben, zoals boetes, persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders en natuurlijk reputatieschade.

Om fouten te voorkomen is het inschakelen van een administratiekantoor of boekhouder een goed idee. Hiermee haalt u de benodigde deskundigheid in huis en verlaagt de werkdruk binnen de onderneming. Bovendien kunnen we u, op basis van de cijfers, waardevolle adviezen geven. Dat kan gaan over de inrichting van de financiële administratie, maar ook over het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Wilt u meer weten over het maken van de jaarrekening voor uw b.v., eenmanszaak, stichting of andere rechtsvorm? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Liever de jaarrekening laten maken door een specialist? Wij helpen graag.