Elke werkgever kan zijn of haar werknemers een zakelijke fiets ter beschikking stellen. Ook als ondernemer of zzp-er behoort een fiets van de zaak tot de mogelijkheden. Wat zijn de regels? En hoe zit het met de bijtelling voor de zakelijke fiets?
De auto van de zaak is onder Nederlandse werknemers één van de meest bekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Lange tijd was de leaseauto van de baas erg populair. Het gaf status en gemak. De voordelen van een auto van de zaak hebben echter wel een andere kant: wie de auto voor meer dan 500 km per jaar privé gebruikt, krijgt te maken met een bijtelling, waarover belasting betaald moet worden. Soms valt deze bijtelling laag uit, bijvoorbeeld bij auto’s met lage uitstoot, of youngtimers, maar in bijna alle gevallen is de auto van de zaak voor de werknemer niet helemaal gratis.
Op de fiets
Een andere regeling die lang erg populair was, was het Fietsplan. Onder het fietsplan konden werknemers eens in de 3 jaar een nieuwe fiets aanschaffen en dit betalen vanuit hun brutoloon. Omdat hierdoor het brutoloon lager werd, betaalde de werknemer minder belasting. Hierdoor viel de nieuwe fiets voor de werknemer goedkoper uit. Aangezien de fiets in eigendom van de werknemer was, had hij of zij ook geen last van een bijtelling voor de fiets.
De gedachte achter het Fietsplan was dat veel werknemers relatief dichtbij hun werk wonen. Door hen te verleiden met de fiets naar het werk te gaan zou het milieu minder te leiden hebben, terwijl tegelijkertijd de gezondheid van de werknemer met sprongen vooruit zou gaan.
Het nadeel van het oude Fietsplan was dat een nieuwe fiets, zelfs met de fiscale maatregel, nog altijd stukken duurder was dan een tweedehandse fiets van de lokale fietsenwinkel. Wie een e-bike wilde had het nakijken, want onder het Fietsplan was de vergoeding maximaal € 749.
Met de invoering van de Werkkostenregeling (WKR) veranderden de regels van het Nationale Fietsplan. Nu valt de fiets van de zaak onder de Vrije Ruimte van de WKR. Binnen die vrije ruimte mag de werkgever zelf de spelregels bepalen.
Fiets van de zaak voor werknemers
Onder de huidige regels mag elke onderneming zijn of haar werknemers een fiets (of e-bike) ter beschikking stellen. De werknemer mag deze dan gebruiken voor zakelijke doeleinden (dienstreizen) en voor woon-werkverkeer. De werknemer mag de fiets ook privé gebruiken. De kosten van aanschaf, accessoires, verzekering en onderhoud van de fiets van de zaak vallen dan binnen de vrije ruimte van de WKR. Let er dus op dat de bovengrens van de WKR (in 2023 3% van het fiscale loon tot en met € 400.000) niet overschrijdt!
Welke voertuigen gelden als “fiets van de zaak”?
De ene fiets is de andere niet. Volgens de Belastingdienst komt alleen de fiets die “door spierkracht wordt aangedreven, eventueel met hulpmotor” in aanmerking om als fiets van de zaak gezien te worden.
Scooters en brommers, die volledig motor-aangedreven zijn vallen hier niet onder. Maar elektrische fietsen en speedpedelecs wél.
De fiets van de zaak en het Nederlandse kwakkelweer
Hoewel we in Nederland gewend zijn te fietsen, zijn we ook gewend aan de nodige regen. Soms zal de werknemer (of uzelf) geen zin hebben om door weer en wind te fietsen. U heeft vrije keuze hoe u hiermee omgaat.
Zolang u heldere afspraken maakt, is het toegestaan om “gewoon” een reiskostenvergoeding te verstrekken of OV-kosten te vergoeden.
Dit soort afspraken kunnen administratief echter heel snel erg ingewikkeld worden, wat de kans op fouten vergroot.
Bijtelling fiets van de zaak (werknemers)
Wanneer de fiets van de zaak ook privé gebruikt mag worden, ziet de Belastingdienst dit als een economisch voordeel waarover belasting betaald moet worden. Daarom wordt, net als bij de lease auto, gewerkt met een bijtelling. Deze bijtelling voor de zakelijke fiets bedraagt 7% van de consumentenadviesprijs van de fiets (inclusief btw). De waarde van eventuele accessoires moet bij de kale nieuwprijs worden opgeteld.
De bijtelling op de fiets van de zaak verhoogt het belastbaar inkomen van de medewerker, die hierover belasting moet betalen. In de meeste gevallen kost dit de werknemer een paar euro per maand.
Voorbeeld: Johan verdient in 2023 € 35.000 (bruto). Via zijn werkgever krijgt hij een nieuwe VanMoof S3 E-bike van (bijna) € 2.500. Over de fiets van de zaak wordt 7% bijtelling gerekend. Hierdoor stijgt het belastbaar inkomen van Johan met 7% x € 2.500 = € 175 per jaar. Zijn gehele inkomen valt onder schijf 1 van Box 1.
Over de bijtelling wordt 36,93% belasting geheven. De fiets van de zaak kost Johan dus € 64,63 per jaar, oftewel € 5,39 per maand. Daar staat tegenover dat hij zich geen zorgen hoeft te maken over onderhoud en reparaties. Die worden door de werkgever betaald.
Natuurlijk kan de werkgever ervoor kiezen een eigen bijdrage voor het privégebruik van de fiets van de zaak te vragen. Als dat het geval is wordt de bijtelling voor de fiets met dit bedrag verminderd. De werkgever kan ook besluiten de bijtelling voor zijn rekening te nemen. In dat geval betaalt de werknemer geen (extra) belasting voor de zakelijke fiets. Het bedrag van de bijtelling valt in de vrije ruimte van de WKR.
Loonbelasting en premievolksverzekeringen
Het gebruik van de fiets van de zaak wordt gezien als “loon in natura”. Dat betekent dat u hierover (de bijtelling)loonbelasting en premie volksverzekeringen moet inhouden. Ook moet u premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw over het loon betalen.
Fiets van de zaak voor ondernemers
Als ondernemer kun je ook gebruik maken van een fiets van de zaak. Voor ondernemers die aangifte Inkomstenbelasting doen (zoals eenmanszaken en zzp-ers) doet de fiscus zijn best het fietsen financieel aantrekkelijk te maken. De regels rondom de zakelijke fiets lijken verrassend veel op de regels die gelden voor de auto van de zaak voor zzp-ers.
Als ondernemer of zzp-er heb je in grote lijnen de volgende mogelijkheden:
- De fiets wordt privé aangeschaft, en vervolgens ter beschikking gesteld voor zakelijk gebruik
- De fiets valt onder het bedrijfsvermogen
- De fiets wordt geleased
Zakelijke tochtjes op de eigen privé fiets
Het aanschaffen “in privé” van de fiets is het eenvoudigste in gebruik. Aangezien de fiets niet van de zaak is, komt deze in de administratie en op de balans niet voor. Er wordt zakelijk niet op de fiets afgeschreven, en ook voor de btw hoef je niets te doen. Wel mag voor het zakelijk gebruik een kilometervergoeding worden gerekend.
In 2023 mag € 0,21 per kilometer als beroepskosten worden opgetrokken. Hierdoor valt de winst (en dus de verschuldigde inkomstenbelasting) lager uit. Dit bedrag van 21 cent is all-in. Bij een zakelijk gebruikte privé fiets is het dus niet mogelijk om de kosten van een verzekering of fietsenstalling apart ten laste te brengen van de winst.
Zakelijke fiets als onderdeel van het zakelijk vermogen
Bij deze keuze wordt de fiets eigendom van het bedrijf, waarbij de ondernemer de fiets ook privé mag gebruiken. Voorwaarde is minimaal 10% van de gefietste kilometers een zakelijk karakter heeft.
Tot 2020 leverde dit voor de meeste ondernemers nogal een uitdaging op. Want elk jaar opnieuw moest in het kader van de btw een correctie voor privé gebruik worden gedaan. Daarvoor moest een sluitende rittenregistratie worden bijgehouden. Gelukkig is de Belastingdienst ook tot het inzicht gekomen dat dit een onrealistische eis is. De btw correctie is dan ook niet meer verplicht. Wel geldt de bijtelling voor de fiets van de zaak.
Wie als zzp-er een fiets koopt en deze op de zaak zet, heeft hier direct voordeel van. Omdat de fiets (met een aanschafwaarde van € 450) op de balans komt te staan kun mag je de aanschafprijs van de zakelijke fiets of e-bike over vijf jaar afschrijven. Ook reparaties, onderhoud en andere fietskosten komen ten laste van de winst. Bovendien kan de btw over de aanschaf van de fiets worden teruggevraagd. Zo levert de fiets van de zaak de zzp-er een mooie fiscale aftrekpost op.
Fiscaal gunstige regelingen voor de fiets van de zaak
Het aanschaffen van een fiets van de zaak kan de zzp-er en ondernemer nog een extra voordeeltje opleveren.
Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek voor de zakelijke fiets
Ondernemingen die investeren in bedrijfsmiddelen (elk minimaal € 450) mogen onder bepaalde voorwaarden de winst extra verlagen. Hoeveel de winst mag worden verlaagd hangt af van de totale investering in 2023. De ondergrens is € 2.600, de bovengrens is € 353.973. Daartussen gelden de volgende bedragen:
Bron: Belastingdienst.nl
Let op: de aftrek is naar rato van het zakelijk gebruik. Wordt de zakelijke fiets 15% privé gebruikt? Dan mag slechts 85% van de investering in aftrek worden gebracht.
Milieu-investeringsaftrek (MIA) bij de zakelijke e-bike
Valt de keuze op een e-bike als zakelijke fiets? Dan mag u gebruik maken van de milieu-investeringsaftrek (MIA). Onder deze regeling mag 27% van de aanschafwaarde van de zakelijke e-bike of elektrische speedpedelec (B3188) op de winst in aftrek worden gebracht. Bij een elektrische bakfiets (F3119) met een aanschafwaarde van € 4.000 of meer mag zelfs 45% worden afgetrokken.
Regeling willekeurige afschrijvingen milieu-investeringen (VAMIL)
Normaal gesproken bedraagt de afschrijvingstermijn van fietsen, e-bikes en zakelijke bakfietsen vijf jaar. Voor voertuigen die aan de milieuvoorwaarden voldoen en een A-, B-, C- of F-code op de Milieulijst hebben geldt dat u zelf de afschrijvingstermijn mag bepalen. U mag in het eerste jaar tot maximaal 75% van de investering afschrijven. De resterende 25% wordt vervolgens regulier (in 5 jaar) afgeschreven.
Uitgebreide informatie over de milieu-investeringsaftrek (MIA) en Regeling Willekeurige Afschrijvingen (VAMIL) is te lezen in de brochure van de RVO.
De fiets van de zaak is voor alle betrokkenen erg interessant, ondanks de bijtelling op de zakelijke fiets.
Bijtelling fiets van de zaak (ondernemers en zzp-ers)
De fiscale regelgeving voor ondernemers komt sinds 1 januari 2020 overeen met de regels voor werknemers met een fiets van de zaak. Dat betekent dat ook de zzp-er of eenmanszaak te maken krijgt met de bijtelling over de zakelijke fiets van 7% van de consumentenprijs van de fiets (en accessoires) inclusief btw. Het maakt niet uit hoeveel kilometer privé wordt gefietst. Het is zelfs niet nodig daadwerkelijk (privé) te fietsen. Het enkele feit dat de zakelijke fiets privé gebruikt mág worden is grond voor de bijtelling op de fiets van de zaak.
Als ondernemer betaalt u dus een paar euro (belasting) per maand voor zakelijke fiets.
De elektriciteitskosten door het opladen van de zakelijke e-bike (thuis) betaalt u wel gewoon zelf. Deze kunnen niet van de bijtelling worden afgetrokken. Wel mag hiervoor een onbelaste vergoeding worden verstrekt (intermediaire kosten).
Zakelijke fiets leasen
Net zoals de onderneming de auto kan leasen, is het ook mogelijk de zakelijke fiets te leasen. Voor de gebruiker van de fiets komt dit op hetzelfde neer als wanneer de fiets eigendom van de zaak is. De fietser (werknemer, DGA, zzp-er, eigenaar eenmanszak) betaalt gewoon dezelfde bijtelling van 7% over de zakelijke fiets.
Administratief zijn er wel enkele verschillen. Zo hoort de fiets niet tot het vermogen van de onderneming. De fiets staat niet op de balans en er kan dus ook niet op worden afgeschreven. De onderneming betaalt maandelijks een vast bedrag voor de zakelijke fiets. Onderhoud, reparaties en verzekering komen vervolgens op rekening van de leasemaatschappij.
Bij het leasen van de zakelijke fiets heeft u een ruime keuze. Zo kunt u een stadsfiets leasen, maar u kunt ook kiezen voor een speedpedelec. En voor wie regelmatig (kleine) leveringen moet bezorgen is het fijn dat het ook mogelijk is een zakelijke bakfiets te leasen.
Conclusie
De fiets van de zaak is minder ingeburgerd dan andere secundaire maatregelen. Maar het is verre van moeilijk een fiets van de zaak te regelen. Wie ervaring heeft met de auto van de zaak ziet al snel dat de fiets van de zaak qua regelgeving bijna hetzelfde is. De zakelijke fiets heeft echter een paar voordelen die de auto niet heeft: fittere, gezondere werknemers en minder milieuvervuiling. En met slim gebruik van de fiscale voordelen levert de fiets van de zaak ook financieel voordeel op.
Kortom: eigenlijk is er geen enkele reden om geen fiets van de zaak te hebben!
