Wist u dat uw factuur meer moet vermelden dan het te betalen bedrag en de betaalwijze? De factuurvereisten van de fiscus zijn streng. Bij het factuur opstellen liggen fouten op de loer. Hierop kunnen hoge boetes staan!

Als ondernemer doet u natuurlijk niets liever dan zorgen voor tevreden klanten. Hoewel, als u echt helemaal eerlijk bent…. Het versturen van een verkoopfactuur na een goed afgesloten opdracht of levering voelt ook wel lekker.

Dat de factuur moet vermelden hoeveel de klant moet betalen (en hoe) ligt voor de hand. Maar aan welke eisen moet worden voldaan bij het factuur opstellen?

Is het sturen van een verkoopfactuur verplicht?

Niet elke ondernemer is verplicht bij elke transactie een factuur op te stellen. Wanneer u goederen of diensten levert aan particulieren (B2C) is het opstellen van een factuur in principe niet verplicht. Hierop zijn twee uitzonderingen:

• Groothandels in levensmiddelen, tabaksproducten of tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van tandtechnische werken)
  • Als 80% of meer van uw afnemers ondernemer is, bent u ook verplicht een factuur uit te reiken aan particulieren.
• Wanneer u een (bijna) nieuw vervoermiddel verkoopt aan een afnemer in een ander EU-land bent u ook verplicht een factuur te overhandigen. Het maakt daarbij niet uit of u BTW-plichtig bent, BTW-vrijgesteld bent of zelfs een particulier bent.

Wanneer u zaken doet met andere ondernemers is een factuur altijd verplicht.

Is het belangrijk dat de factuur aan de factuurvereisten voldoet?

Waarom moeilijk doen? Het belangrijkste is toch dat de factuur betaald wordt? Helaas, zo eenvoudig ligt het niet. Alleen wanneer bij het opstellen van de factuur aan alle factuurvereisten is voldaan kan de klant de betaalde BTW terugvragen. U doet uw klant dus geen plezier wanneer de factuur niet aan de eisen voldoet. Het betekent ook dat u uw inkoopfacturen goed moet controleren, om geen terugbetaalde BTW mis te lopen.

Een andere belangrijke reden is dat fouten op de factuur erg kostbaar zijn. De Belastingdienst kan forse boetes opleggen wanneer de facturen niet voldoen aan de in EU-verband opgestelde factuurvereisten.

Die boete kan oplopen tot € 5.514 per fout, per factuur. Dus wie 10 facturen heeft verstuurd, met drie fouten per factuur kan een boete opgelegd krijgen van 10 x 3 x € 5.514 = € 165.420!

Kortom: het is enorm belangrijk aan alle factuurvereisten te voldoen.

Wat moet er allemaal op de factuur staan?

De Belastingdienst is niet alleen voor de administratie van u en uw klant. Ook de Belastingdienst gebruikt uw facturen. Daarom stelt de fiscus een aantal factuurvereisten. Hou er rekening mee dat er verschillende pakketten factuurvereisten bestaan voor verschillende situaties. Bij het opstellen van de factuur moet u zich er goed van bewust zijn welke factuurvereisten in deze specifieke situatie gelden.

Heeft u behoefte aan een voorbeeldfactuur voor uw bedrijf? Of wilt u een specifieke voorbeeldfactuur voor de zzp-er? Neem dan contact met ons op.

Standaard factuurvereisten

Het grootste deel van de transacties valt onder de standaardregels die bij het factuur opstellen gevolgd moeten worden. Vermeld op elke factuur de volgende gegevens:

Uw bedrijfsgegevens

Op elke factuur moet uw bedrijfsnaam duidelijk vermeld staan. Zorg ervoor dat u hier de juridische naam gebruikt. Als uw bedrijf een BV is met de naam “De Aardappelboer” vermeldt u dus de volledige naam: “De Aardappelboer B.V.”. Het is ook toegestaan een handelsnaam te gebruiken, mits deze met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel(KvK) is geregistreerd.

Hoewel dit de simpelste van alle factuurvereisten lijkt, gaat het hierop best vaak mis. Vooral bij ondernemingen die een fiscale eenheid vormen is het makkelijk de verkeerde werkmaatschappij te vermelden. Zorg dat op de factuur het onderdeel dat de prestatie levert vermeld is.

Uw KvK-nummer

Het vermelden van uw KvK-nummer is verplicht (tenzij u niet bij de KvK bent ingeschreven).

De gegevens van uw afnemer

Om fraude en belastingontduiking te voorkomen eist de Belastingdienst dat u op uw factuur ook de gegevens van uw klant vermeldt. Zo kan de fiscus controleren of uw klant terecht BTW terugvraagt. Ook voorkomt de fiscus met deze eis dat meerdere bedrijven één en dezelfde factuur in hun boekhouding opnemen.

Ook niet onbelangrijk: bij conflicten tussen u en uw afnemer vormt de factuur een belangrijk bewijsmiddel. Dat werkt echter alleen wanneer de factuur glashard vastlegt wie bij de transactie betrokken waren.

Adres van uw bedrijf en van uw klant

Ook door het adres van uw bedrijf en uw klant goed te registreren zorgt u voor juridische bewijskracht en stelt u de Belastingdienst gerust dat belastingontduiking onmogelijk is.

Uw btw-identificatienummer

Onmisbaar voor de BTW-aangifte: het BTW-identificatienummer. Het is dan ook geen wonder dat dit één van de factuurvereisten is. Vermeld bij het opstellen op elke factuur het btw-identificatienummer van de onderneming die de prestatie levert.

Factuurdatum

De factuurdatum is belangrijk voor het bepalen in welk boekjaar en BTW-tijdvak de gefactureerde omzet valt. Daarom is het vermelden hiervan één van de factuurvereisten.

Factuurnummer

Elke factuur moet een factuurnummer hebben dat aan de volgende eisen voldoet:

• Uniek
  • Elk factuurnummer kan maar één maal gebruikt worden
• Opeenvolgend
  • Elke volgende factuur moet een nummer hebben dat 1 hoger ligt dan de vorige. Zo kunt u (onder meer richting de Belastingdienst) bewijzen dat u een sluitende administratie

Wat is geleverd?

Wanneer een factuur niet specificeert waarvoor de klant eigenlijk bestaat liggen misverstanden op de loer. De klant kan denken dat hij of zij bepaalde leveringen al betaald heeft, terwijl u van mening bent nog een fors bedrag tegoed te hebben.

Ook de Belastingdienst hecht er soms waarde aan te checken of de verkoopfactuur uit uw administratie klopt met de inkoopregistratie van de klant. Ze kijken daarbij ook naar hoeveelheden, om er zeker van te zijn dat er (bijvoorbeeld) geen goederen worden verduisterd.

Vanwege de BTW-aangifte is het verplicht om minimaal per btw-tarief een factuurregel te vermelden.

Goederen

Wanneer u goederen levert moet u op uw factuur vermelden welke goederen u hebt geleverd. Per item moet u de hoeveelheid vermelden. Een veelgebruikt format dat u op een voorbeeldfactuur zult tegenkomen is:

Omschrijving                                    Aantal                  Stuksprijs (excl. BTW)                   Subtotaal

FM-radio, type 543-A                                  5                             € 125                                                   € 625

Of:

Omschrijving                                    Aantal                  Stuksprijs (excl. BTW)                   Subtotaal

Pet, model “Summer”, size X,
rood                                                                    4                             € 40                                                      € 160

Diensten

Levert u diensten? Vermeld op de factuur wat u heeft geleverd en hoeveel. U kunt er hierbij kiezen om te factureren op basis van gewerkte uren (iets wat vaak op een voorbeeldfactuur zzp voorkomt) of op een afgeronde klus. De afspraken die u met uw klant hebt gemaakt zijn hierin leidend.

Voorbeeld: Leo is klusjesman. Een onderneming vraagt hem een nieuw behang aan te brengen in de vergaderzaal. In totaal moet 10 vierkante meter fotobehang worden aangebracht. Leo kan ervoor kiezen een prijs te offreren voor de hele klus, of een uurtarief met de klant af te spreken. Afhankelijk van de gemaakte afspraken wordt het volgende op de factuur vermeld:

Omschrijving                                    Aantal                  Uurtarief (excl. BTW)                    Subtotaal

Aanbrengen behang (uur)                          5                             € 500                                                   € 500

Of:

Omschrijving                                    Aantal                  Stuksprijs (excl. BTW)                   Subtotaal

Behangen (per m²)                                        10                          € 50                                                      € 500

Leverdatum

De factuur moet ook vermelden wanneer de goederen of diensten zijn geleverd.

Het BTW-tarief

Achter elke factuurregel moet vermeld staan welk BTW-tarief gehanteerd is.

BTW-bedrag

De factuur is essentieel voor de juiste BTW-aangifte. Daarom moet op elke factuur het BTW-bedrag staan. Wanneer uw levering onder verschillende btw-tarieven valt, moet u de omzet splitsen over de verschillende tarieven.

De bedragen moeten worden afgerond op twee decimalen. U kiest er zelf voor of u alleen het totaalbedrag afrondt of het bedrag afrondt per geleverd goed of dienst. Die keuze maakt u één keer en past u vervolgens toe op alle facturen.

Optioneel: Gegevens fiscale vertegenwoordiger

Sommige ondernemers maken gebruik van een fiscale vertegenwoordiger, bijvoorbeeld voor het doen van de btw-aangifte. In dat geval dienen ook de gegevens van deze vertegenwoordiger vermeldt worden:

• Naam, adres, woonplaats van de fiscale vertegenwoordiger
• BTW-identificatienummer van de fiscale vertegenwoordiger

Factuurvereisten: aangepaste regels

De Belastingdienst zou de Belastingdienst niet zijn als er niet enkele uitzonderingen op de standaardregel zouden zijn. Dit is het geval bij lagere bedragen, en bij internationale handel.

Factuurvereisten bij lage bedragen

Wanneer het factuurbedrag (inclusief BTW) niet hoger is dan € 100 mag u een factuur opstellen waarvoor minder strenge factuurvereisten gelden. Uiteraard mag u er ook voor kiezen om “gewoon” de volledige factuur op te stellen.

Deze zogeheten vereenvoudigde factuur moet de volgende onderdelen bevatten:

• Factuurdatum
• Naam- en adresgegevens van uw onderneming
• Welke goederen of diensten zijn geleverd
• BTW-tarief en -bedrag

Wanneer sprake is van een correctiefactuur van minder dan € 100 dient u ook te verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.

Natuurlijk kan het zijn dat u altijd een volledige factuur wilt opstellen. Bijvoorbeeld omdat u uw interne processen wilt stroomlijnen en geen zin hebt een aparte workflow op te stellen voor die sporadische factuur. Daarmee voorkomt u ook gelijk dat er vergissingen worden gemaakt.

Voorbeeld: U heeft uw klant 3 dozen grillworst verkocht, tegen een stuksprijs van € 33 per doos. Het totaalbedrag excl. BTW is € 99. Uw afdeling facturatie heeft onthouden dat u bij bedragen van minder dan € 100 een vereenvoudigde factuur mag sturen. Bij controle door de Belastingdienst wordt u op de vingers getikt, want een vereenvoudigde factuur mag alleen wanneer het totaalbedrag incl. BTW lager is dan € 100.

Helaas is het totaalbedrag van uw factuur (incl. BTW) hoger, namelijk: € 99 x 1,09 = € 107,91. Uw factuur voldoet niet aan de factuurvereisten. De Belastingdienst kan een boete opleggen van € 5.514.

Factuurvereisten bij intracommunautaire handel

Doet u zaken met een ander EU-land? Dan moet u een factuur opstellen die aan extra factuurvereisten voldoet.

Factuurvereisten bij intracommunautaire goederenhandel

Bij levering van goederen aan klanten in andere EU-landen is sprake van een intracommunautaire levering. U moet, naast de standaard factuurvereisten, ook aan de volgende eisen voldoen:

• Vermelding het BTW-identificatienummer afnemer
  • Naast uw eigen BTW-identificatienummer dient u ook het BTW-nummer van uw klant op de factuur te vermelden.
• Is uw klant BTW-plichtig in het eigen land? Dan factureert u 0% BTW en vermeld op de factuur dat sprake is van een intracommunautaire levering.
• Vermeld op de factuur (in de gewenste taal):
  “tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB ’68”
  of
  “artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112”

Is uw klant niet BTW-plichtig? Dan factureert u gewoon BTW.

Factuurvereisten bij internationale dienstverlening

Bij dienstverlening aan klanten in EU-landen die BTW-aangifte doen wordt de BTW in de meeste gevallen “verlegd”. Dat betekent dat u op de factuur geen BTW in rekening brengt.

U stuurt een factuur die aan de standaardeisen voldoet, plus de aanvullende factuurvereisten:

• Vermeld het BTW-identificatienummer van de afnemer
  • Naast uw eigen BTW-identificatienummer dient u ook het BTW-nummer van uw klant op de factuur te vermelden.
• Vermeld op de factuur “BTW verlegd”. Dit mag ook in het Engels, Duits of Frans.

Het bovenstaande geldt niet voor uitgezonderde diensten, zoals zaken die iets te maken hebben met onroerend goed, personenvervoer of het beschikbaar stellen van personeel aan particulieren. De lijst “uitgezonderde diensten” is erg uitgebreid. Voor een volledig overzicht kijkt u hier.

Andere uitzonderingssituaties met aangepaste factuurvereisten

Facturen met een laag totaalbedrag of intracommunautaire leveringen komen veel voor, maar het zijn slechts twee van de uitzonderingssituaties. Er gelden ook afwijkende factuurvereisten wanneer u:

• (bijna) nieuwe vervoermiddelen levert
• automatische afschrijvingen gebruikt
• brandstof voor landvoertuigen levert
• detailhandel bedrijft
• een verzamelfactuur stuurt
• gebruik maakt van de kleineondernemingsregeling (KOR)
• gebruik maakt van de reisbureauregeling
• gebruik maakt van de verleggingsregeling
• groothandel bent
• korting geeft voor tijdige betaling
• levert op basis van een doorlopende overeenkomst
• margegoederen levert
• meerdere afzonderlijke goederen en/of diensten aan dezelfde klant levert
• tussenhandelaar bent in een ABC-transactie
• een onroerende zaak verkoopt en daarbij eerder ontvangen huurbedragen verrekend
• voorschotnota’s verstuurd
• uitgever bent van tijdschriften
• uw afnemer de factuur opstelt
• uw fiscaal vertegenwoordiger de BTW betaald
• Uw klant goederen inruilt
• vrijgestelde goederen en diensten levert
• werkt met een kredietbeperkingstoeslag

Al met al zijn er veel uitzonderingen, waardoor het wellicht wat onduidelijk wordt welke situatie in uw geval aan de orde is. Gelukkig staan onze specialisten altijd klaar om uw vragen te beantwoorden.