Ondernemen zonder een goed zakelijk telefoonabonnement is onmogelijk, of je nu een grote multinational bent, of zzp-er. Voor veel starters is het regelen van een zakelijke telefoon één van de eerste dingen om te regelen. Klanten moeten je immers kunnen bereiken en je moet in staat zijn je e-mail te controleren, waar en wanneer dan ook.

Wat is het verschil tussen een zakelijk en privé abonnement? Zijn er nog fiscale regels rondom de telefoon van de zaak waar je rekening mee moet houden?

Het verschil tussen een zakelijk en privé telefoon abonnement

In theorie zou je al het zakelijk telefoonverkeer gewoon met je privé telefoon abonnement kunnen voeren. Je hebt immers al een mobiele telefoon, dus waarom zou je die niet gebruiken?

Een belangrijke reden om toch een (apart) zakelijke abonnement af te sluiten is dat dit het mogelijk maakt privé en zakelijke telefoontjes van elkaar te scheiden. Tijdens het werk staat de privé telefoon op stil, waardoor je niet afgeleid wordt. En als je niet aan het werk bent, kun je ook echt even (zakelijk) onbereikbaar zijn. Veel ondernemers vinden dat prettig, omdat het daardoor makkelijker wordt volle aandacht aan andere dingen te besteden.

Zakelijke telefoon van vóór de Regeling Mobiele Telefoon van de Zaak

Voordelen zakelijk telefoonabonnement

De voordelen van een zakelijk telefoon abonnement gaan verder dan het borgen van de balans tussen werk en privé. Ook financieel is het slim. De zakelijke telefoon (en de bijbehorende abonnementskosten) betaal je via een zakelijke factuur. Daardoor kun je de BTW op de telefoonkosten terugvragen.

Boekhoudkundig is dat ook fijn, omdat alle zakelijke telefoontjes overzichtelijk op één overzicht staan. Met een zakelijke telefoon hoef je niet uit te zoeken welke bedrag privé en welk bedrag zakelijk is. Dat scheelt een hoop tijdverspilling.

Door gebruik te maken van een zakelijke telefoon hoef je ook niet moeilijk te doen over de (eventuele) declaraties van belkosten gemaakt met de privé telefoon.

Een ander voordeel van een zakelijke telefoon is dat veel providers specifieke abonnementsvormen en tariefplannen voor ondernemers hebben. Zo kan een zakelijk mobiel abonnement meer dataverkeer bieden, aantrekkelijke internationale tarieven of een zakelijke voicemail bieden. Ook bieden providers zakelijke klanten specifieke ondersteuning en een betere klantenservice.

Fiscale regels telefoon van de zaak

We benoemden al dat je de BTW op de zakelijke mobiele telefoon en het zakelijk abonnement kunt terugvragen via de BTW-aangifte. Maar de interesse van de Belastingdienst gaat verder dan alleen de BTW.

Verstrekt een onderneming een telefoon van de zaak aan haar medewerkers? Dan kijkt de Belastingdienst mee. Zodra de medewerker de telefoon ook privé mag gebruiken, levert hem of haar dit privé voordeel op. Het is immers de werkgever die het toestel en de abonnementskosten betaalt.

De Belastingdienst gaat ervan uit dat elke medewerker zijn of haar telefoon ook zakelijk gebruikt. Daarmee sluit de fiscus aan bij de praktijk, want inmiddels wordt de telefoon van de zaak al als een van de (mogelijke) secundaire arbeidsvoorwaarden gerekend, vergelijkbaar met de auto van de zaak.

Fiscaal gelden er wel andere regels voor de telefoon van de zaak dan voor de auto van de zaak. Zo hoeft de medewerker geen rekening te houden met een bijtelling voor privégebruik van de zakelijke telefoon.

Over het algemeen zal een medewerker de zakelijke telefoon meer gebruiken voor zakelijke telefoon gesprekken dan voor privé gesprekken. Lange tijd hanteerde de fiscus hanteert als vuistregel dat ongeveer 25% van de telefoonkosten betrekking hebben op privégebruik, en 75% werk-gerelateerde kosten zijn.

Noodzakelijkheidscriterium zakelijke telefoon

Dit was zinnig toen je nog gewoon per belminuut (of per “tik”) betaalde, maar tegenwoordig betaal je voor de meeste abonnementen een vast maandelijks bedrag. Daarom geldt sinds 2015 de Regeling Mobiele Telefoon van de Zaak. Sindsdien gaat de fiscus uit van het noodzakelijkheidscriterium: Zolang de werkgever de zakelijke telefoon noodzakelijk vindt voor het uitvoeren van de werkzaamheden, mag de medewerker de telefoon gewoon gebruiken. Dit geldt ook indien je werkzaam bent als zzp-er.

De Regeling Mobiele Telefoon van de Zaak maakt ons het leven dus een stuk makkelijker, want de medewerker mag de telefoon van de zaak gewoon mee naar huis nemen en privé gebruiken. Zonder dat de Belastingdienst hier iets van vindt.

Eigen bijdrage op de zakelijke telefoon

Als de telefoon noodzakelijk is om het werk te kunnen verrichten moet je als werkgever de kosten betalen. Maar niet elke telefoon is noodzakelijk voor het werk. Vaak is het niet nodig dat de medewerker over de duurste telefoon kan beschikken.

Wil de medewerker graag een duurder model of merk dan strikt noodzakelijk? Dan mag je een eigen bijdrage vragen voor het gebruik van het toestel.

Dit betekent overigens niet dat het toestel (deels) van de medewerker is. Het eigendom blijft gewoon bij de onderneming. Als de medewerker uit dienst treedt, moet de telefoon dus worden teruggegeven, of door de medewerker overkocht tegen de restwaarde.

Heeft de medewerker een vaste werkplek met een vaste telefoonverbinding? Dan is niet voldaan aan het Noodzakelijkheidscriterium uit de Regeling Mobiele Telefoon van de Zaak en is de Werkkostenregeling van toepassing.

Geen noodzaak? Dan Werkkostenregeling

Indien een zakelijk telefoonabonnement ter beschikking wordt gesteld aan werknemers, maar niet noodzakelijk is voor het werk, ziet de Belastingdienst dit als een beloning in natura. Er gelden dan andere fiscale regels rondom de telefoon van de zaak.

Dat is bijvoorbeeld het geval bij een medewerker die altijd op kantoor werkt en daar een vaste lijn ter beschikking heeft, of een winkelmedewerker die altijd in hetzelfde filiaal werkt.

In zulke gevallen vallen de kosten van het privé gebruik van het zakelijk telefoon abonnement onder de Vrije Ruimte van de Werkkostenregeling (WKR). De hoogte van deze Vrije Ruimte is afhankelijk van de fiscale loonsom. In 2023 is dit 3% over de fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere.

Voorbeeld
Een onderneming heeft meerdere medewerkers in dienst. De totale fiscale loonsom bedraagt in 2023 € 650.000. De Vrije Ruimte bedraagt:
3% van € 400.000 =                                                                     € 12.000
1,18% van (€ 650.000 – € 400.000 =) € 250.000 =              € 2.950   +
Totaal:                                                                                        € 14.950

Zolang het totaal van alle verstrekkingen in natura (waaronder ook cadeaubonnen, sportabonnementen en kerstpakketten) lager is dan de totale Vrije Ruimte hoeft hierover geen belasting betaald te worden. Biedt u meer voordelen aan uw werknemers? Dan is hierover 80% belasting verschuldigd.

Wat moet je doen wanneer je iemand een telefoon van de zaak verstrekt?

Om gedoe te voorkomen, is het belangrijk een duidelijke telefoonovereenkomst af te sluiten. Dit is een contract tussen de werkgever en de werknemer die de telefoon ontvangt. Hierin staan alle belangrijke afspraken over:

• Gebruik van de telefoon
• Gebruik van internet
• Het onderhoud en support van de telefoon
• Teruggaveplicht (of afkoopregeling)

Omdat de telefoon alleen onbelast mag worden verstrekt indien dit voor de functie noodzakelijk is, moet de telefoonovereenkomst ook de functietitel van de medewerker vermelden.

Zorg dat de factuur van het toestel en het zakelijk telefoon abonnement op naam van de onderneming staat, zodat de BTW makkelijk kan worden teruggevraagd.

Uiteraard helpen we je graag bij het regelen van alle formaliteiten rondom de zakelijke telefoon, of je nu ZZP-er bent, of vanuit je BV een telefoon abonnement wilt afsluiten.