Om kleine ondernemers het leven makkelijker te maken heeft de Belastingdienst de KOR (Kleineondernemersregeling) in het leven geroepen. Wat is de KOR en is het slim uw onderneming in 2023 aan te melden voor de KOR?

Ondernemers moeten zich aan veel wet- en regelgeving houden. Vooral de regels rondom de btw of omzetbelasting leveren veel hoofdbrekens op. Alleen over de vereisten waaraan de verstuurde facturen moeten voldoen zou je al een hele trainingsdag kunnen organiseren.

En wat dacht je de vraag welk tarief je moet rekenen, de verplichting het btw-nummer van je klant te controleren en of je voorbelasting wel in aftrek mag brengen. Sommige kosten worden namelijk wél als bedrijfskosten gezien (en drukken dus op het resultaat), terwijl je de btw niet terug mag vragen.

En bij inkoop of levering over de grens wordt het nóg ingewikkelder.

Vanwege de btw moeten ondernemers een sluitende administratie bijhouden waarin elke cent verantwoord wordt.

Fouten met btw kunnen kostbaar zijn

Het stelsel rondom de omzetbelasting is dus enorm complex. Het is inmiddels zelfs uitgegroeid tot een specifiek specialisme. Een foutje sluipt er zo in. Helaas is de Belastingdienst niet erg toeschietelijk wanneer je een fout maakt.

Wist je bijvoorbeeld dat een fout op de verkoopfactuur je een boete kan opleveren van € 5.514? En vindt de inspecteur meerdere fouten op de factuur? Dan telt elke fout apart mee.

Heb je de factuur gestuurd aan Klantbedrijf, in plaats van aan Klantbedrijf B.V. en heb je per ongeluk het btw-id van de verkeerde entiteit gestuurd (bijvoorbeeld van de holding, in plaats van de werkmaatschappij)? Dan zijn dat al twee fouten en kun je een boete krijgen van maximaal € 11.028. Systematische fouten worden daarbij zwaarder bestraft dan incidentele fouten, maar wat de fout ook is, het is een kostbare.

Btw-administratie voor kleine ondernemers een nachtmerrie

Aangezien systematische fouten zwaarder bestraft worden is het erg belangrijk om de administratie en alle processen waarbij sprake is van omzetbelasting goed in te richten. Dat kost veel werk, ongeacht of je nu een grote multinational bent of een kleine zelfstandige. Voor kleinere ondernemers is dit relatief lastiger, omdat de kosten van deze administratieve inrichting moeilijker terugverdiend worden.

Bovendien vergt het indienen van de btw-aangifte elk tijdvak (maand, kwartaal of jaar) veel tijd. Ook hier trekt de kleinere ondernemer aan het korte eind, want hij of zij is ten opzichte van de facturabele tijd relatief meer tijd kwijt.

Belastingdienst: vrijstelling btw onder Kleine Ondernemers Regeling (KOR)

Al die administratieve druk ontmoedigt starters om een bedrijf te beginnen. Ook mensen die, naast hun werk in loondienst, parttime ondernemen zuchten onder de administratieve verplichtingen rondom de btw. Omdat de overheid inziet dat dit de economische groei kan benadelen en innovatie kan verstikken is er een speciale regeling voor kleine ondernemers in het leven geroepen: de Kleineondernemersregeling (KOR).

Wie aan de voorwaarden voldoet, kan zich bij de Belastingdienst aanmelden voor de KOR. Is de Belastingdienst akkoord? Dan val je onder de KOR en ben je vrijgesteld van btw en alle daarmee samenhangende verplichtingen (u vermeldt dit op uw facturen). Let op: De KOR heeft alleen betrekking op de omzetbelasting. Ook onder de KOR moet u gewoon aangifte Inkomstenbelasting doen, motorrijtuigenbelasting betalen en gewoon uw jaarrekening opstellen.

Overigens zijn niet alle ondernemingen verplicht zich aan te melden als onderneming voor de btw. Als inschrijving bij de Kamer van Koophandel niet verplicht is én de omzet per kalenderjaar minder dan € 1800 is én u de btw op inkopen niet wilt aftrekken hoeft u zich niet te melden voor de btw. U bent dan standaard vrijgesteld en hoeft dit niet specifiek aan te vragen via de KOR.

Wel of niet aanmelden voor de KOR in 2023?

Als ondernemer kiest u zelf of u zich bij de Belastingdienst wilt aanmelden voor de KOR. Of dit in uw geval verstandig is, verschilt per geval.

Kort samengevat betekent deelnemen aan de KOR dat u geen btw-aangifte doet, geen btw berekent en afdraagt, maar ook geen btw op uw inkopen en zakelijke kosten kunt terugvragen. De KOR is vooral interessant wanneer uw klanten geen btw kunnen terugvragen, dus wanneer u vooral zaken doet met particulieren of organisaties die geen btw kunnen verrekenen.

Het meest in het oog springende voordeel van de KOR is dat het uw administratie een stuk eenvoudiger maakt. U hoeft bij het factureren geen btw in rekening te brengen, hoeft geen btw checks uit te voeren en bent verlost van al het gedoe met bonnetjes die al dan niet voldoen aan de btw-vereisten.

Wat deelname aan de KOR betekent kan het beste worden geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld. We kijken naar het voorbeeld van Mieke en Raoul, twee kappers. In dit voorbeeld laten we het risico op fouten (en boetes) buiten beschouwing.

Voorbeeld

Aanmelden voor de KOR in 2023? Voor Mieke ligt het voor de hand, maar voor Raoul is de keuze minder eenduidig.

Mieke: Mieke heeft een jaarlijkse omzet van € 10.000. Hierover wordt 9% btw berekend. Ze rekent haar klanten dus in totaal € 10.900 en draagt € 900 af. Daar staat tegenover dat ze € 1.000 heeft ingekocht (shampoo, conditioners), waarover ze 21% (€ 210) heeft betaald. Dit mag ze terugvorderen.

Mieke betaalt dus per saldo € 900 – € 210 = € 690 per kalenderjaar.

Raoul: Raoul is herenkapper/barber met een eigen kapperszaak. Hier haalt hij een jaarlijkse omzet van € 15.000 waarover hij 9% (€ 1.350) btw moet rekenen en afdragen. Helaas heeft Raoul te maken met fors hogere kosten. Over de € 10.000 inkopen heeft hij € 2.100 (21%) moeten betalen. Deze kan hij terugvragen.

Raoul ontvangt per saldo: € 2.100 – € 1.350 = € 750 terug.

Kiezen voor de KOR: gevolgen

Beide ondernemers hebben een omzet lager dan € 20.000 en kunnen dus kiezen of ze van de KOR gebruik willen maken.

Als ze hiervoor kiezen, hoeven ze geen btw meer te rekenen, maar kunnen ze ook geen btw terugvorderen. Voor beide heeft dit het voordeel dat ze voor hun klanten relatief goedkoper (kunnen) worden. Ze kunnen er ook voor kiezen hun prijzen (voor de eindklant) gelijk te houden. Hierdoor stijgt hun winst.

Mieke droeg oorspronkelijk per saldo € 690 aan btw af. Dat hoeft onder de KOR niet meer, waardoor ze erop vooruitgaat. Bovendien scheelt deelname haar een hoop administratieve kosten. Ze hoeft geen bonnen meer te schrijven en ook valt de factuur van de boekhouder lager uit. Voor Mieke heeft de KOR dus alleen voordelen.

Voor Raoul, daarentegen, is de keuze minder gunstig. Hij verliest de € 750 die hij normaal gesproken zou terugkrijgen. Als de administratieve lasten lager zijn dan dit bedrag, kan het slim zijn af te zien van de KOR.

Ieder maakt zijn eigen afweging

Of u wilt deelnemen aan de KOR is een persoonlijke afweging. Daarbij weegt u de financiële voor- en nadelen af tegenover de administratieve voor- en nadelen. Voor sommige ondernemers valt deelname aan de KOR financieel ongunstig uit, maar omdat de niet-financiële voordelen zwaarder wegen kiezen ze alsnog voor de KOR. Zo zou Raoul kunnen beslissen dat die € 750 die de KOR hem per saldo kost een prima prijs is voor de gemoedsrust en lagere werkdruk die de KOR hem oplevert.

Welke voorwaarden stelt de Belastingdienst aan de KOR-vrijstelling?

De belangrijkste voorwaarde om voor de KOR in aanmerking te komen is dat de omzet niet meer dan € 20.000 per kalenderjaar mag bedragen. Deze grens van € 20.000 is exclusief de btw.

Voorbeeld: U heeft in 2022 in totaal voor € 24.000 aan facturen verstuurd. Dit bedrag is inclusief 21% btw. Uw omzet bedroeg dan € 24.000 * (100/121) = € 19.834,71. Dit bedrag ligt onder de drempel van € 20.000, wat betekent dat u onder de KOR had kunnen vallen. Verwacht u dat de omzet in 2023 ook onder de drempelwaarde blijft? Dan kunt u zich in 2023 aanmelden voor de KOR.

Welke omzet telt mee voor het berekenen van de KOR omzetgrens?

Voor het berekenen van de omzet moet ook bepaalde btw-vrijgestelde omzet worden meegenomen. Het gaat dan om de levering van goederen en diensten die betrekking hebben op onroerende zaken, betaalmiddelen en effecten, financiële diensten en verzekeringsdiensten in Nederland. Andere leveringen die vrijgesteld zijn van btw telt niet mee in de berekening van de omzetgrens.

Bij het berekenen of u onder de KOR omzetgrens blijft, worden de volgende zaken ook buiten beschouwing gelaten

Binnenlandse prestaties waarbij de btw verlegd wordt naar u als afnemer.

Hiervan is onder meer sprake bij de handel in afval en oude materialen, elektronica en binnen de (scheeps-)bouw.  Een volledig overzicht van alle situaties waarvoor de verleggingsregeling geldt is te vinden op de pagina “Wanneer btw verleggen” van de Belastingdienst.

Btw over privé gebruik

Gebruikt u (of uw personeel) de goederen of diensten van uw bedrijf ook privé? Dan is sprake van een fictieve levering, deze omzet telt niet mee in de berekening. Denk aan het privé gebruiken van een bedrijfscomputer, of het telefoneren met de zakelijke telefoon.

Bij het privé gebruik van investeringsgoederen geldt hetzelfde. Dus woont u in een bedrijfswoning? Dan is sprake van een fictieve levering aan u in privé, waarbij de omzet buiten beschouwing van de KOR berekening blijft.

Omzet waarover in het buitenland btw wordt betaald

Veel ondernemers factureren ook aan buitenlandse klanten. In dat geval wordt de btw vaak verlegd naar de buitenlandse klant. Dat betekent dat de klant de btw niet aan u betaalt, waarna u het afdraagt aan de staat, maar dat de klant de btw direct afdraagt aan de belastingdienst in het eigen land. Ook deze omzet wordt door de Belastingdienst niet meegenomen om te kijken of u onder het grensbedrag voor de KOR blijft.

Bent u juist degene die een goed uit het buitenland koopt? Bij intracommunautaire verwervingen (inkoop vanuit EU-landen) kan de btw naar u worden verlegd. Dit hoeft u in de berekening niet mee te nemen.

Omzetgrens voor de gehele (fiscale) eenheid

Veel bedrijven zijn opgebouwd uit meerdere rechtspersonen. Zo kan een bedrijf het vastgoed of intellectueel eigendom onderbrengen in een holding, terwijl de eigenlijke bedrijfsactiviteiten plaatsvinden in één of meer werkmaatschappijen.

Je zou als bedrijf voor elke provincie in Nederland een aparte B.V. kunnen oprichten. Of zelfs per gemeente een aparte B.V. De kans is dan groot dat een groot deel van de B.V.’s onder de omzetgrens van € 20.000 blijft.

De Belastingdienst kijkt echter naar de totale omzet van de gehele fiscale eenheid. Het is dus alles of niets: tel de omzet van alle subnummers van de onderneming bij elkaar op. Alleen als dit totaal onder de € 20.000 blijft mag u zich aanmelden voor de KOR.

Hoe in 2023 de onderneming aanmelden voor de KOR?

Wilt u in 2023 gebruik maken van de Kleineondernemersregeling (KOR)? Vul dan het formulier “Melding omzetbelasting kleineondernemersregeling” (opent als PDF) van de Belastingdienst in.

Dit formulier is slechts één pagina en moet uitgeprint per post naar de belastingdienst worden verstuurd (Belastingdienst, Antwoordnummer 21140, 6400 VX Heerlen).

Omdat het tijd kost uw aanmelding te verwerken moet u zorgen dat het formulier minstens 4 weken voordat het tijdvak waarin u de KOR wilt laten ingaan bij de belastingdienst is aangekomen. Dus wilt u in 2023 nog gebruik maken van de KOR? Zorg dan dat u er snel bij bent.

Hoelang blijft de KOR van kracht?

Deelname aan de KOR is niet vrijblijvend. Als de Belastingdienst akkoord is ontvangt u een brief waarin de Belastingdienst laat weten wat voor u de ingangsdatum van de KOR is. Voor de periode voorafgaand aan deze ingangsdatum moet u gewoon btw-aangifte doen.

Na de ingangsdatum valt uw onderneming voor minimaal 3 jaar onder de KOR. U kunt dus niet na een jaar besluiten even met de KOR te stoppen, bijvoorbeeld omdat u in dat jaar een grote investering doet waar u normaal gesproken de btw over zou terugkrijgen. Na afloop van het derde jaar wordt de KOR automatisch verlengd, tenzij u besluit zich af te melden.

Afmelden van de KOR

Het kan zijn dat uw bedrijfssituatie verandert. Wellicht valt de afweging uit het voorbeeld inmiddels anders uit. Of u verwacht dat uw onderneming zal groeien waardoor de omzet boven de grens van € 20.000 uitkomt.

Wanneer de omzet boven de omzetgrens uitkomt moet u zich direct afmelden. In andere gevallen kunt u zich alleen afmelden indien de ingangsdatum van de KOR voor uw onderneming minimaal drie jaar geleden is.

Het afmelden voor de KOR gebeurt, net als de aanmelding, via een formulier. U stuurt het formulier “Melding beëindiging omzetbelasting kleineondernemingsregeling” per post naar de Belastingdienst (Antwoordnummer 44, 6400 VB Heerlen).