Particulieren uitbetalen zonder dat de accountant in de stress schiet? Dat betekent een kwitantie maken én laten ondertekenen en (soms) gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden verschaffen aan de Belastingdienst.

Als ondernemer heft u elke maand de nodige facturen te betalen. De huur van het pand moet op tijd voldaan worden, en ook leveranciers worden er blij van wanneer hun facturen op tijd voldaan worden. En natuurlijk zorgt u ook dat alle zzp-ers die u inhuurt, bijvoorbeeld voor het bijhouden van de website netjes verloopt. Maar hoe zit het wanneer u, om wat voor reden dan ook, geld moet overmaken aan een particulier.

Komt dat veel voor, dat bedrijven particulieren uitbetalen? Voor zo’n beetje alles wat u inkoopt doet u toch zaken met een ander bedrijf? In de praktijk gebeurt het regelmatig dat u een bedrag aan particulieren moet uitbetalen. Denk aan een onkostendeclaratie van uw medewerking, de reiskostenvergoeding en (minder frequent voor bedrijven) een vrijwilligersvergoeding.

Wat is wat?

Laten we eerst helder zien te krijgen wat we met de verschillende zaken bedoelen. Een onkostenvergoeding is een vergoeding die u, als ondernemer, verstrekt aan particulieren ter compensatie van kosten die zij voor uw bedrijf gemaakt hebben. Het meest voorkomende voorbeeld is de medewerker die snel even iets haalt voor “de zaak”, zoals printerpapier of een bos bloemen. Wanneer ze dat uit eigen zak voorschieten, kunt u een onkostenvergoeding betalen.

De reiskostenvergoeding is een speciale vorm van onkostenvergoeding. Hier gaat het om het betalen van de reiskosten gemaakt met de eigen auto (daarover leest u hier meer) of met het openbaar vervoer. Voor de reiskostenvergoeding gelden bepaalde voorwaarden en normbedragen. Daarover leest u hier meer.

Stichtingen en verenigingen die niet onder de vennootschapsbelasting vallen, sportorganisaties of ANBI’s mogen gebruik maken van de vrijwilligersregeling. Onder die regeling mag u vrijwilligers (belastingvrij) maximaal € 190 per maand uitbetalen (tot een maximum van € 1.900 per jaar. Let op: de vergoeding bestaat niet alleen uit betaalde geldbedragen. Ook tegemoetkomingen in natura (bijvoorbeeld een vrijwilligersfeest of een opleiding) tellen mee.

De vrijwilligersvergoeding bestaat náást de vergoeding voor eventuele gemaakte kosten (waarvoor een bonnetje overlegd wordt). Dus wanneer uw vrijwilliger naar de winkel gaat om een pak printerpapier te halen, valt dit bedrag niet onder de vrijwilligersvergoeding.

Bij vrijwilligerswerk moet het gaan om werk dat niets met het eigen beroep te maken heeft. Bijvoorbeeld de huisarts die een voetbaltraining verzorgt, of de webdesigner die kinderen meeneemt naar een museum. Zou diezelfde huisarts een spreekuur voor daklozen houden, dan is dit te verwant aan het eigen beroep en dus geen vrijwilligerswerk. Hetzelfde geldt voor de webdesigner die een website bouwt voor een museum (in de vrije tijd).

Om een vrijwilligersvergoeding te mogen uitkeren moet u een “Verklaring geen loonheffingen” bij de Belastingdienst aanvragen.

Tenslotte zijn er situaties denkbaar waarbij u iemand inhuurt die geen kvk-registratie heeft en wellicht niet gewend is te factureren (bijvoorbeeld wanneer u een familielid inschakelt om de receptie te schilderen, wanneer u een kunstwerk van uw nicht aanschaft of wanneer u van een particulier een tweedehands auto aanschaft voor zakelijk gebruik.

Vraag bij onkostenvergoeding altijd om een bonnetje.

Bonnetjes, bonnetjes en declaraties

Wat u ook uitkeert, het is belangrijk dat de vergoeding in de boekhouding goed verantwoord wordt. Dat betekent dat de kosten in het declaratieformulier opgesomd moeten worden, terwijl ze met onderbouwd kwitanties worden. Of, bij een vrijwilligersvergoeding, dat sprake moet zijn van een vrijwilligersovereenkomst. Het is daarom belangrijk een kwitantie te maken (en te laten ondertekenen).

Kwitantie maken

De Belastingdienst eist een sluitende boekhouding. Normaal gesproken timmert u de boekhouding dicht met facturen die alle uitbetaalde bedragen aan derden verantwoorden.

Particulieren zult u veelal uitbetalen zonder dat sprake is van een factuur. Dan moet de particulier een kwitantie maken. Zonder kwitantie kunt u in principe geen uitbetaling aan particulieren verrichten. Verricht u een betaling zonder kwitantie? Dan zal dit worden gezien als een privé onttrekking waarover u inkomstenbelasting moet betalen. U moet dus een kwitantie maken.

U weet ongetwijfeld dat er aan een factuur strenge eisen worden gesteld. Voor een kwitantie gelden andere (lichtere) eisen.

Eisen aan de kwitantie

Waar u een factuur maakt vóórdat de klant betaalt (of waar uzelf betaalt na ontvangst van de factuur) is het bij de kwitantie net andersom: pas ná betaling kunt u een kwitantie maken.

Bij het maken van een kwitantie is het belangrijk het doel voor ogen te houden: het dient als bewijs dat iemand (u) een bedrag heeft betaald aan iemand anders (de ontvanger) ter compensatie van een dienst of goed.

Een kwitantie voorbeeld is online zo gevonden (bijvoorbeeld hier, of hier, of hier). Het zal al snel opvallen dat elk kwitantie voorbeeld erg op de rest lijkt. Logisch, want elke kwitantie moet minstens de volgende informatie bevatting:

• Wie is de opdrachtgever of koper (naam en adres)
• Wie is uitvoerder van de opdracht of verkoper
• Wanneer is de dienst of de goederen geleverd
• Een beschrijving van de dienst of de goederen (inclusief hoeveelheid) die geleverd zijn
• Het verschuldigde bedrag
• De handtekening van de opdrachtnemer (of verkoper).

Let op: bij de kwitantie voor de particulier berekent u geen btw. Wanneer geen sprake is van regelmatigheid zal de particulier de inkomsten weliswaar opgeven onder “Inkomsten uit overige werkzaamheden”, maar hij of zij hoeft geen aangifte omzetbelasting te doen.

Kwitantie van de particulier in de administratie verwerken

Nadat de ontvanger van het geld de kwitantie heeft ondertekend kunt u deze in de administratie verwerken, veelal door het bedrag direct op de relevante kosten te boeken.

Uitbetaalde bedragen aan derden

Ook de belasting wil graag weten welke bedragen u aan derden heeft uitbetaald. Dat is het geval wanneer u aangifte loonheffingen moet doen (u bent in dat geval een inhoudingsplichtige uitbetaler) of wanneer u een collectieve beheersorganisatie bent. Aangezien de collectieve beheersorganisatie nogal zeldzaam is, gaan we alleen in op de situatie voor inhoudingsplichtige uitbetalers.

Inhoudingsplichtige uitbetalers moeten de Belastingdienst pro-actief (dus zonder hiertoe uitgenodigd te zijn) informeren over de uitbetaalde bedragen aan derden. Beloningen in natura moeten ook worden verantwoord, tegen de waarde die deze vergoedingen vertegenwoordigen. De Belastingdienst verwacht (eist) van u dat u, per transactie, de volgende gegevens registreert en aanlevert:

• Uitbetaalde bedrag
• Datum van betaling
• Gegevens van de ontvanger (bsn, naam, adres, geboortedatum)

Wanneer u geen inhoudingsplichte uitbetaler bent kunt u alsnog een uitnodiging van de Belastingdienst ontvangen om gegevens over de uitbetaalde bedragen aan derden aan te leveren. Hoe vrijblijvend de term “uitnodiging” ook klinkt, u bent verplicht hieraan gehoor te geven. In principe moet u dan dezelfde gegevens aanleveren als inhoudingsplichtige uitbetalers, met uitzondering van het bsn. Dit mag u niet registreren (AVG), dus u kunt het ook niet aanleveren.

Bent u geen inhoudsplichtige uitbetaler, en heeft u ook geen uitnodiging ontvangen? Dan hoeft u geen gegevens aan te leveren. Maar u mág dit wél doen!

Wat hoeft u de Belastingdienst niet aan te leveren

Zodra sprake is van een factuur met meer dan € 0 btw hoeft u deze transactie niet apart aan te geven als “Uitbetaalde bedragen aan derden”. Hetzelfde geldt voor vrijwilligersvergoedingen, betalingen aan artiesten en buitenlandse beroepssporters die onder een speciale regeling vallen of betalingen aan erfgenamen van auteursrechten of naburige rechten.

Hoe levert u de gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden aan?

Voor het aanleveren van de gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden kunt u terecht bij het Gegevensportaal van de Belastingdienst, of bij de DigiPoort.

Conclusie

De meeste particulieren zonder KvK-nummer zullen niet factureren voor geleverde diensten of goederen. In plaats daarvan moet u een kwitantie maken (en laten ondertekenen) die u vervolgens in de boekhouding kunt verwerken. Zo kunt u alle betaalde bedragen aan derden verantwoorden, zowel richting de accountant als richting de belastinginspecteur.