Veel ondernemers en werknemers reizen voor hun werk. De gemaakte kosten worden meestal vergoed, dat is niet meer dan redelijk. Hoe zit het met de reiskostenvergoeding 2023? Hoe hoog is de onbelaste kilometervergoeding 2023? En mag de reiskostenvergoeding hoger zijn dan de belastingvrije kilometervergoeding?

Ten tijde van het Romeinse Rijk vond men het normaal dat nieuwe rekruten zélf hun eigen wapens kochten. In de Middeleeuwen was het niet meer dan normaal dat ambachtslieden zelf hun gereedschap kochten en onderhielden.

Voor ondernemers vinden we dat nog steeds normaal, althans: ten dele. De freelance tekstschrijver koopt zijn eigen laptop. En de zzp-er die als glazenwasser werkt zorgt zelf voor zijn materialen.  Tegelijkertijd vinden we tegenwoordig dat bedrijf en privépersoon min of meer gescheiden zijn. Bij werknemers is dat het duidelijkste: zij krijgen een salaris en de werkgever moet zorgen dat alle benodigde apparatuur, gereedschap en hulpmiddelen voor handen zijn. En ook de ondernemer kan veel kosten “op de zaak” zetten. Zo mogen studiekosten volgens de werkkostenregeling voor rekening van de BV komen, en kan de ondernemer kiezen voor een auto van de zaak (of fiets van de zaak) of besluiten een reiskostenvergoeding te betalen.

Wat is een reiskostenvergoeding?

De term reiskostenvergoeding lijkt op het eerste gezicht helder: er wordt gereisd, en de kosten worden vergoed. Er bestaat echter een verschil tussen een reiskostenvergoeding en een vergoeding voor dienstreizen. Het belangrijkste verschil de twee is het doel en de aard van de reis. Reiskostenvergoeding heeft betrekking op de reguliere dagelijkse reizen van huis naar het werk, terwijl vergoeding voor dienstreizen betrekking heeft op specifieke zakelijke reizen buiten de normale werklocatie.

Reiskostenvergoeding

De term reiskostenvergoeding verwijst naar een vergoeding die aan werknemers wordt gegeven om hun kosten voor woon-werkverkeer te compenseren. Deze  reiskostenvergoeding gaat dus over de dagelijkse reis van huis naar werk (en weer terug). Bedrijven mogen dit aan alle werknemers aanbieden (dus ook aan de DGA). Over het algemeen is het een vast bedrag, dus wordt de reiskostenvergoeding veelal afgehandeld via het loonstrookje.

Veel werkgevers baseren de reiskostenvergoeding op het aantal kilometer tussen het woonadres en de werklocatie van de werknemer, maar het is ook mogelijk een vergoeding af te spreken op basis van de kosten van het openbaar vervoer.

Vergoeding voor dienstreizen

Naast de reiskostenvergoeding kennen we de vergoeding voor dienstreizen. Dit heeft betrekking op reizen die een werknemer maakt voor zakelijke doeleinden buiten de normale werkplek. Het kan gaan om reizen naar klanten, vergaderingen, conferenties of andere activiteiten die voortvloeien uit het werk en de functie. Vergoedingen voor dienstreizen omvatten over het algemeen kosten zoals vervoer, accommodatie, maaltijden en incidentele uitgaven tijdens de reis. De werkgever vergoedt deze kosten aan de werknemer op basis van de werkelijk gemaakte kosten of volgens een vooraf bepaalde vergoedingsregeling. Deze vergoeding geschiedt via een declaratieformulier. Voor de reiskosten moeten de originele reisdocumenten beschikbaar zijn om de kosten te kunnen onderbouwen. Wanneer de medewerker met de (eigen) auto heeft gereisd, ontvangt hij of zij een kilometervergoeding.

Hoe bereken je de kilometervergoeding in 2023?

Hoewel reiskostenvergoeding en de vergoeding voor dienstreizen dus een ander karakter hebben, bereken je ze wel op dezelfde wijze.

Stap 1: Hoeveel kilometer?

Bereken, aan de hand van een objectieve bron, het aantal afgelegde kilometers. Veel bedrijven leggen in het personeelshandboek vast wat de werkwijze is. De een gaat uit van de postcodes van het vertrekpunt en de bestemming, de ander gaat uit van de werkelijke kilometers. Daarbij verlaat de één zich op de ANWB-routeplanner, terwijl de ander uitgaat van de kortste route volgens Google Maps (enkele slimmere bedrijven kiezen voor de snelste route, want over het algemeen is de tijd die bespaard wordt door de files te mijden meer waard dan de koste van die paar kilometer).

Stap 2: Bepaal de kilometervergoeding in 2023

Om het bedrag van de reiskostenvergoeding te berekenen heb je het aantal kilometers nodig (zie stap 1) om dit te vermenigvuldigen met een bedrag per kilometer. Hoeveel dit bedrag per kilometer is, mag het bedrijf in principe zelf bepalen. Een al te hoge kilometervergoeding is echter niet altijd doelmatig. Sterker nog, als de kilometervergoeding in 2023 te hoog is, zou dit kunnen worden gezien als een privé onttrekking.

In algemene zin kan gesteld worden dat wanneer de vergoeding hoger ligt dan de werkelijke kosten sprake is van ondoelmatigheid. Dus wat is dan een redelijke kilometervergoeding in 2023?

De belastingvrije kilometervergoeding dekt voor de meeste auto’s slechts een deel van de variabele kosten. Dit leidt (nog) niet tot lege snelwegen.

Het Nederlands Instituut voor Budgetvoorlichting (NIBUD) heeft de kosten per kilometer berekend. Volgens deze berekeningen bedragen de variabele kosten per kilometer:

• Bij een miniklasse auto: € 0,21 /km
• Bij een compacte auto: € 0,215 /km
• Bij een kleine middenklasse auto: € 0,229 /km
• Bij een middenklasse auto: € 0,268 / km

Wanneer ook de vaste kosten van de auto worden meegenomen (zoals onderhoud, verzekering, belasting en afschrijving) vallen de autokosten nóg hoger uit, namelijk:

• Bij een miniklasse auto: € 0,45 /km
• Bij een compacte auto: € 0,45 /km
• Bij een kleine middenklasse auto: € 0,48 /km
• Bij een middenklasse auto: € 0,57 / km

Het zou verdedigbaar zijn de reiskostenvergoeding te baseren op de werkelijke kosten, dus een kilometervergoeding van maximaal 57 eurocent per kilometer uit te keren.

Helaas ziet de belastingdienst dat anders, want in 2023 geldt een maximale belastingvrije kilometervergoeding. Een hogere vergoeding uitkeren mág, maar het meerdere wordt door de belastingdienst beschouwd als loon in natura, waarover de ontvanger inkomstenbelasting moet betalen.

Hoe hoog is de belastingvrije kilometervergoeding in 2023?

Om gedoe en discussie te voorkomen stellen veel bedrijven de kilometervergoeding gelijk aan de maximale belastingvrije kilometervergoeding. De onbelaste kilometervergoeding in 2023 is vastgesteld op € 0,21 per kilometer (net genoeg voor de variabele kosten van een miniklasse auto dus).

Bij een miniklasse moet gedacht worden aan auto’s zoals de Fiat Panda, Ford Ka, Hyundai i10, Peugeot 108, Citroën C1 of Renault Twingo. Voor veel mensen, zeker met gezinnen, zijn deze auto’s iets te klein. Wie een kleine middenklasse rijdt is volgens het NIBUD € 0,268 / km kwijt. Zij leggen er dus geld op toe wanneer ze de eigen auto gebruiken voor dienstreizen.

Wat als de belastingvrije kilometervergoeding niet genoeg is

Als de belastingvrije kilometervergoeding in 2023 onvoldoende is om de (variabele) reiskosten te vergoeden, kunt u een hoger kilometerbedrag vaststellen. Hou daarbij rekening met de inkomstenbelasting.

Een voorbeeld:

Uw medewerker rijdt een middenklasse auto die 26,8 cent per kilometer kost. U besluit de kilometervergoeding vast te stellen op 26,8 cent. De medewerker betaalt over zijn of haar inkomen 40% belasting.

Per kilometer ontvangt de medewerker 26,8 cent. Deze vergoeding moet gesplitst worden in de onbelaste kilometervergoeding en de belaste reiskostenvergoeding. Netto ontvangt hij of zij:

• Belastingvrije kilometervergoeding:                 21 cent
• Belaste reiskostenvergoeding:
  • 26,8 cent – 21 cent = 5,80 cent
  • Belasting: 40% van 5,8 cent = 2,32 cent
  • 5,8 – 2,32 cent =                                          3,48 cent

Totale netto vergoeding:                                                                              24,48 cent

Hoewel het nettobedrag al dichtbij de werkelijke (variabele) kosten ligt, schiet de medewerker er nog steeds bij in. Om de netto reiskostenvergoeding de daadwerkelijke reiskosten volledig te laten dekken, moet een hogere kilometervergoeding worden vastgesteld.

Om op € 0,0268 per kilometer uit te komen moet de belaste kilometervergoeding na belasting gelijk zijn aan 5,8 cent (namelijk 26,8 minus 21,0 cent onbelaste reiskostenvergoeding). Bruto moet het belaste deel van de reiskostenvergoeding dus zijn: 5,8 / 60%  x 100% = 9,67 cent. De reiskostenvergoeding komt daarmee op (21,0 + 9,67 = )  30,67 cent per kilometer (30,7 cent, afgerond).

Alternatief voor (onbelaste) reiskostenvergoeding

Komt het vaak voor dat medewerkers op pad gaan voor de zaak? Als het aantal zakelijk gereden kilometers fors is, is de reiskostenvergoeding vaak niet de beste optie.

Als ondernemer kunt u ook een zakelijke auto ter beschikking stellen, zodat medewerkers (of uzelf) de privéauto niet hoeven te gebruiken. Alle autokosten komen dan voor rekening van de onderneming, zodat u niet bang hoeft te zijn dat uw medewerkers erop financieel op achteruit gaan wanneer ze voor u op pad gaan.

Wanneer het steeds andere mensen zijn die een dienstreis maken, kunt u een auto kopen vanuit de BV en deze vervolgens als deelauto aanwijzen. Deze blijft buiten werkuren gewoon op het eigen terrein staan, waardoor gegarandeerd kan worden dat de auto niet voor privé doeleinden wordt gebruikt.

Worden de dienstreizen steeds door dezelfde medewerker(s) gemaakt? Bijvoorbeeld door die ene salestijger, of door uzelf als zzp-er? Dan kunt u hen wellicht een lease-auto ter beschikking stellen, die ze ook privé mogen gebruiken.

Als ondernemer heeft u een ruime keuze uit manieren om de reiskosten van uzelf of uw medewerkers te vergoeden. Welke manier voor ú de beste is, hangt af van het aantal dienstreizen, de afgelegde hoeveelheid kilometers en het aantal mensen dat voor u op pad gaat. Ook worden dienstreizen vaak anders gezien dan woon-werkverkeer (men vindt het redelijk een deel van het woon-werkverkeer zelf te dragen, bij dienstreizen is die bereidheid een stuk lager). Heeft u hulp nodig om uit te zoeken wat voor uw onderneming het beste uitpakt? We helpen u graag.