Bestaat er een wettelijke betalingstermijn voor facturen? Mag u een andere betalingstermijn met uw klant overeenkomen? Wat als de betalingstermijn is verstreken?

Nadat u weer een tevreden klant uitwuift stuurt u natuurlijk direct de factuur. Tenslotte geldt dat hoe langer u wacht met factureren, hoe langer het duurt tot u uw geld op uw rekening bijgeschreven ziet worden. Maar welke betalingstermijn moet u eigenlijk hanteren? Mag u op de factuur zetten dat de factuur per direct betaald moet zijn? Bestaat er een wettelijke betalingstermijn die voor elke factuur geldt? En wanneer gaat de betalingstermijn van de factuur in? Is dat op de datum van levering, de factuurdatum of juist op de vervaldatum van de factuur?

Factuurdatum + Betalingstermijn factuur = Vervaldatum

De begrippen

Laten we eerst de verschillende begrippen definiëren. Om te beginnen met de betalingstermijn. Met de betalingstermijn van een factuur bedoelen we de (afgesproken) periode waarbinnen een verkoper de factuur moet hebben betaald. De factuurdatum is de datum waarop de factuur is opgesteld.

Het is gebruikelijk dat de factuurdatum wordt genomen als startdatum van de betalingstermijn, maar strikt genomen is dit onjuist. De betalingstermijn, de tijd die uw klant heeft om te betalen, begint pas op het moment dat de factuur door de klant is ontvangen. In de praktijk zal dit meestal inderdaad de factuurdatum zijn, aangezien de meeste facturen tegenwoordig (geautomatiseerd) per e-mail worden verzonden.

De vervaldatum is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. Veel bedrijven vermelden de vervaldatum al op de factuur. Het vermelden de vervaldatum op de factuur behoort niet tot de wettelijke factuurvereisten. De vervaldatum kan immers heel eenvoudig berekend worden door de lengte van de betaaltermijn op te tellen bij de factuurdatum.

Het vermelden van de vervaldatum op de factuur is wél een goed idee. Het schept duidelijkheid, waardoor misverstanden voorkomen worden. En als het een keertje voorkomt dat de klant niet op tijd betaalt, bijvoorbeeld omdat uw klant dacht dat hij langer had om te betalen, kunt u heel eenvoudig naar de factuurverwijzen. Daar staat de uiterste betaaldatum (vervaldatum) immers heel duidelijk vermeld.

Hoe lang moet de betalingstermijn zijn?

Er zijn allerlei factoren die invloed hebben op de “ideale” betalingstermijn. Vaak is het ook een deel van het onderhandelingsspel. Misschien biedt u een lagere prijs als de klant snel betaalt, zodat u vlot over extra liquiditeit kunt beschikken. In dat geval kunt u een betalingstermijn van 14 dagen afspreken. Of de klant bedingt juist een langere betalingstermijn, omdat hij anders de aankoop niet (bij u) zal doen.

De betalingstermijn wordt vastgelegd in het (koop-)contract of in de algemene voorwaarden. Welke algemene voorwaarden leidend zijn (en dus de factuur vervaldatum bepalen) kunt u samen afspreken. Als er niets afgesproken is, zijn het normaal gesproken de voorwaarden van de verkoper die leidend. De betalingstermijn van uw factuur volgt uw algemene voorwaarden.

Het spreekt voor zich dat u een redelijke betalingstermijn hanteert. Het verwerken en betaalbaar stellen van een factuur kost uw klant tijd. Er zijn vaak verschillende mensen betrokken bij het accorderen van de factuur. Het is niet ongebruikelijk dat een organisatie één à twee weken nodig heeft om uw factuur te controleren en te accorderen. Die tijd moet u uw klant dan ook bieden.

In elke branche en context kan een andere betalingstermijn als redelijk worden beschouwd.

De wettelijke betalingstermijn begint te lopen vanaf de ontvangst van de factuur.

Bestaat er een wettelijke betalingstermijn voor facturen?

Wat nu als u vergeten bent een betalingstermijn af te spreken? En wat wanneer u niet kunt verwijzen naar Algemene Voorwaarden? Dan kunt u terugvallen op de wettelijke betalingstermijn voor facturen.

In Nederland is de wetgeving rondom betalingstermijnen gebaseerd op Europese Richtlijn 2011/7/EU betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. Deze Richtlijn is door de Nederlandse overheid geïmplementeerd door enkele aanpassingen in het Burgerlijk Wetboek.

De belangrijkste bepalingen die de wettelijke betalingstermijn regelen zijn:

Art. 6:119a BW: Dit artikel regelt de betalingstermijn voor overeenkomsten tussen bedrijven (B2B). Dit artikel stelt, tenzij anders overeengekomen, de wettelijke betalingstermijn 30 dagen eindigt nadat de factuur is ontvangen. Indien twijfel is over de ontvangstdatum, wordt de datum waarop de prestatie is geleverd als uitgangspunt genomen. Indien een beoordelingsperiode is afgesproken eindigt de betalingstermijn 30 dagen nadat de proefperiode is afgelopen.

De wet laat de mogelijkheid open een langere periode (maximaal 60 dagen) af te spreken, mits dit “niet kennelijk onbillijk is jegens de schuldeiser”.

Art. 6:119b BW: Stelt de wettelijke betalingstermijn vast wanneer de debiteur een overheidsinstantie is. Ook hier is de wettelijke betalingstermijn voor facturen 30 dagen.

Wat als de betalingstermijn van de factuur is verstreken?

Wanneer de betalingstermijn is verstreken is, van rechtswege, wettelijke rente verschuldigd. Dat het “van rechtswege” is, is een belangrijke toevoeging. Het betekent namelijk dat u hiervoor niet langs de rechter hoeft. U mag de rente direct in rekening brengen.

De wettelijke rente wordt jaarlijks vastgesteld. Vanaf 1 januari 2023 bedraagt de wettelijke rente 4,00% voor niet-handelstransacties (B2C), of 10,5% voor handelstransacties (B2B).

De wettelijke rente is voor de meeste debiteuren een stevige stok achter de deur op tijd te betalen. Maar soms betaalt de klant toch niet. En misschien leidt u hierdoor schade die niet volledig wordt gedekt door de wettelijke rente. In dat geval kunt u ook terugvallen op art. 6:74 BW. Dit artikel stelt dat geleden schade in principe moet worden vergoed.

Kan de betalingstermijn verkort worden?

Zoals gezegd speelt de onderhandeling met uw klant een belangrijke rol bij het bepalen van de betalingstermijn. Misschien is uw klant een gewiekste onderhandelaar die een lange betalingstermijn heeft weten te bedingen. In dat geval kunt u, voor uzelf, de betalingstermijn verkorten door gebruik te maken van factoring. Er valt heel veel te schrijven over de verschillende vormen van factoring en de bijbehorende voorwaarden. Maar in essentie draagt u de facturen over aan het factoringbedrijf dat u vervolgens uitbetaalt. De klant betaalt de factuur vervolgens aan het factoringbedrijf.

Dankzij factoring heeft u uw geld eerder op uw bankrekening staan en hoeft u zich niet (of minder) bezig te houden met debiteurenbeheer. Voor deze dienstverlening betaalt u de factoringmaatschappij een vergoeding (vaak een percentage van de gefactureerde omzet).