Je kunt als ondernemer niet zonder bankrekening. Zijn de kosten van je zakelijke rekening fiscaal aftrekbaar? Kun je de btw op de bankkosten terugvragen?

Het kan soms best verwarrend zijn. Sommige kosten zijn aftrekbaar, andere slechts ten dele en weer andere helemaal niet. Om het nog ingewikkelder te maken zijn sommige kosten weer wél voor de ene belasting aftrekbaar, maar voor de andere niet. Hoe zit het bijvoorbeeld met de kosten voor je zakelijke bankrekening? Zijn die fiscaal aftrekbaar?

Zakelijke bankrekening onmisbaar voor ondernemers(?)

Laten we beginnen met het intrappen van een open deur: een zakelijke bankrekening is voor nagenoeg elke ondernemer onmisbaar. Als je ooit een factuur moet betalen, of als je wilt dat klanten jouw facturen betalen, zul je een bankrekening moeten hebben. En heb je weleens geprobeerd pensioen op te bouwen met alleen maar kasgeld?

Als ZZP-er kun je natuurlijk besluiten om je privé bankrekening ook voor de zaak te gebruiken. Banken willen je misschien anders doen geloven, maar er is geen enkele wet die je verplicht een zakelijke bankrekening te hebben. Het is natuurlijk wél een stuk overzichtelijker om je zakelijke transacties via een aparte bankrekening te laten verlopen.

Een zakelijke bankrekening hoeft echter niet duur te zijn. Dus voor de meeste voltijds ondernemers zijn er weinig redenen om geen zakelijke bankrekening te hebben.

Kosten zakelijke bankrekening

Hoe hoog de kosten van je zakelijke bankrekening zijn, hangt af van de gekozen dienstverlening. Een ZZP-er die een paar facturen per maand verstuurd kan bij KNAB al terecht voor € 7 per maand (peil: november 2023). Andere banken rekenen vaak prijzen vanaf (ongeveer) € 10 per maand.

De grote vraag is nog steeds of de kosten aftrekbaar zijn voor de belasting. Hiervoor kijken we naar de standaard regel. Deze stelt dat alleen zakelijke kosten belastingaftrek kunnen opleveren. Die basisregel geldt zowel voor de btw (terugvragen voorbelasting) als voor de inkomstenbelasting én vennootschapsbelasting.

Bij sommige kostensoorten vindt de Belastingdienst dat je deze niet mag aftrekken, omdat eigenlijk sprake is van privé kosten. Dit geldt bijvoorbeeld voor het telefoonabonnement dat je thuis hebt, kosten voor persoonlijke verzorging en lunches en diners (want je moet tóch eten).

Omdat je ook privé niet zonder bankrekening kunt, zou je kunnen denken dat de kosten niet aftrekbaar zijn. Gelukkig is dat niet het geval. Wanneer je een zakelijke bankrekening gebruikt om je inkoopfacturen mee te betalen en om je omzet te ontvangen is overduidelijk dat je rekening een zakelijk karakter heeft. Het feit dat je rekening een “zakelijke rekening” is, helpt natuurlijk ook.

Je mag de kosten van de zakelijke bankrekening (en een eventuele creditcard) dus gewoon ten laste brengen van de fiscale winst. Daardoor betaal je aan het eind van het jaar minder inkomstenbelasting (ZZP-ers, eenmanszaak, vof, maatschap) of minder vennootschapsbelasting.

Zakelijke bankrekening en btw

We krijgen ook wel eens de vraag of je de bankkosten via de btw aangifte kunt terugvragen. In principe mag alle (zakelijke) btw worden teruggevraagd. Dat vereist natuurlijk wél dat je die btw eerst hebt voorgeschoten. Omdat voor bankkosten geen btw geldt (vrijgesteld) is duidelijk dat je dus ook niets kunt terugvragen.

Ga niet zelf rekenen met de btw

Sommige creatieve ondernemers maken bij de btw-aangifte zelf een sommetje. Als ze uitgaan van 21% btw en (bijvoorbeeld) € 25 bankkosten, gaan ze er vanuit dat die € 25 inclusief btw is. Om “de btw eruit te halen” maken ze dan een sommetje zoals 21% van € 25 = € 5,25 terug te vragen (rekenkundig onjuist) of € 25 x 21 / 121 = € 4,34. Het laatste sommetje is rekenkundig juist. Maar doe dit niet!

Die € 25 is al exclusief btw. Je hebt geen btw betaald en mag dus niks terugvragen. Doe je dit wel? Dan zou je hoge boetes opgelegd kunnen krijgen!

Trouwens: je mag btw alléén terugvragen indien deze op de factuur gespecificeerd is.

Zakelijke rekening is niet altijd zakelijk

Pas op: dat je rekening “Zakelijke rekening” heet is niet genoeg. Als je de zakelijke rekening gebruikt om je huur of hypotheek, je boodschappen en je krantenabonnement van te betalen dan is feitelijk sprake van een privé rekening. In dat geval zijn de kosten privé en dus niet aftrekbaar.