Zijn relatiegeschenken aftrekbaar? En hoe zit het met andere representatiekosten? En hoe zit het met de btw op relatiegeschenken en representatiekosten?

In een eerder artikel beschreven we al dat kosten alleen zakelijk aftrekbaar zijn indien ze zijn gemaakt met een zakelijk motief. Daarbij merkten we op dat het soms heel duidelijk is of bepaalde kosten een zakelijk karakter hebben of juist privé zijn, maar ook dat het soms wat minder duidelijk is.

Relatiegeschenken en andere representatiekosten vormen in dit perspectief een unieke categorie, die wel wat meer aandacht verdient.

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die je maakt om je bedrijf of zakelijke activiteiten te vertegenwoordigen of promoten. Belangrijk kenmerk is dat je deze kosten worden vaak gemaakt om zakelijke relaties te onderhouden, nieuwe klanten aan te trekken, bestaande klanten te behouden, of om de reputatie van het bedrijf te versterken. Het zijn dus kosten die erop gericht zijn om de relatie met één specifieke klant (of leverancier) te versterken.

Advertentiekosten, die zich richten op een grotere doelgroep, vallen dus niet onder representatiekosten. Maar het organiseren van een evenement waarop alleen genodigden aanwezig zijn weer wel.

Voorbeelden van kosten die als representatiekosten kunnen worden gezien zijn:

• Maaltijden en entertainment: Kosten voor zakelijke maaltijden, diners, lunches of andere vormen van entertainment die worden gebruikt om klanten, zakelijke partners of potentiële klanten te ontmoeten en relaties op te bouwen.
• Relatiegeschenken: Kosten voor het geven van relatiegeschenken aan klanten, leveranciers, of andere zakenrelaties als teken van waardering of om de relatie te versterken.
• Evenementen en bijeenkomsten: Kosten voor het organiseren of bijwonen van zakelijke evenementen, conferenties, beurzen of netwerkbijeenkomsten om de zichtbaarheid van het bedrijf te vergroten en nieuwe zakelijke kansen te verkennen.
• Promotieartikelen: Kosten voor het produceren en verspreiden van promotionele materialen, zoals bedrijfsbrochures, visitekaartjes, pennen, of andere gepersonaliseerde items die worden gebruikt om het bedrijf te promoten.

Grijs gebied

Flessen wijn zijn al jaar en dag populaire relatiegeschenken.

Met relatiegeschenken kom je al snel in een grijs gebied terecht. Want is dat etentje bij dat luxe restaurant nu een zakelijk diner, of gewoon een afspraak met vrienden? En hoe zit het met die fles wijn die je meeneemt naar een etentje thuis?

Is dat gewoon een kleinigheid onder vrienden, of een relatiegeschenk? En maakt het eigenlijk uit of die vriend toevallig een zzp-er is die jouw website bijhoudt?

Je kunt je voorstellen dat er nogal wat discussie kan ontstaan over specifieke giften of kosten. De Belastingdienst heeft weinig zin om over elke cadeaubon van € 50 een discussie te moeten voeren en heeft duidelijke regels gesteld om relatiegeschenken en representatiekosten uit het grijze gebied te houden. Dat betekent niet dat het eenvoudig is, want de regels zijn best complex.

Zo is de btw op relatiegeschenken soms wel, maar soms ook niet aftrekbaar, terwijl de kosten slechts ten dele ten laste van de fiscale winst gebracht mogen worden.

Is voor relatiegeschenken de btw aftrekbaar?

Geef je iemand een relatiegeschenk? Dan mag je de btw alleen aftrekken indien:

• De ontvanger de btw zélf ook had kunnen aftrekken indien hij of zij het geschenk zelf gekocht had
• De uitgaven per begunstigde per jaar niet meer dan € 227 per jaar bedragen.

Vooral die drempelwaarde kan praktisch lastig uit te voeren zijn. Bijvoorbeeld wanneer je iemand, bijvoorbeeld een spreker, bij een bepaalde gelegenheid standaard een mooie fles wijn aanbiedt, die je inkoopt voor € 29,95 exclusief btw. Je hebt twee sprekers die je lopende het jaar hebben geholpen. De eerste heeft je zes keer uit de brand geholpen, de andere maandelijks. De eerste maanden lijkt er weinig aan de hand, maar aan het eind van het jaar ontdek je dat de ene spreker voor 6 x € 39,95 =
€ 179,70 hebt bevoordeeld. Dit is minder dan € 227, dus mag de btw hierop worden teruggevraagd. Maar de andere spreker heeft 12 flessen gekregen en is dus voor € 359,40 begunstigd.

Dit is meer dan de drempelwaarde van € 227, dus is de btw over deze relatiegeschenken niet aftrekbaar. Sterker nog, als je de btw over de eerste flessen wél hebt teruggekregen, moet je deze alsnog terugbetalen.

Dit levert een ingewikkelde som op, zeker wanneer je met nog veel meer relaties te maken hebt. De investering om dit uit te rekenen is al snel hoger dan het bedrag dat je kunt terugvragen. Om die reden wordt in de praktijk de btw op relatiegeschenken vaak niet teruggevraagd.

Is voor representatiekosten de btw aftrekbaar?

Je mag alleen btw aftrekken indien je de representatiekosten niet ook als privé persoon zou kunnen maken. Dat is vooral vervelend wanneer je veel zakelijke etentjes hebt. Eten en drinken dat je nuttigt bij een horeca bedrijf mag namelijk nooit worden afgetrokken voor de btw.

De meeste andere representatiekosten zijn echter wel aftrekbaar voor de btw.

Zaken doen gaat lekkerder onder het genot van een hapje en een drankje.

Zijn de kosten van relatiegeschenken aftrekbaar van de belasting?

De Belastingdienst voert geen toets uit op het beleid van je onderneming. Uitgangspunt is dat geschenken die je met een zakelijk motief geeft zakelijke kosten zijn. Wel is de aftrekbaarheid van relatiegeschenken beperkt.

Zijn representatiekosten aftrekbaar van de belastingen

Representatiekosten worden gezien als zakelijke kosten en zijn aftrekbaar van de belasting. Maar let op, de aftrekbaarheid van representatiekosten is beperkt, net als bij relatiegeschenken.

Alleen wanneer de representatiekosten hoger zijn dan € 5.600 (2023: € 5.100) mag je de kosten in aftrek brengen.

Zijn de representatiekosten lager dan dit bedrag? Dan mag je ze voor slechts 80% meenemen in je aangifte Inkomstenbelasting (Vennootschapsbelasting: 73,5%).

Representatiekosten en relatiegeschenken tellen samen

Om je gerust te stellen: bij de Belastingaangifte mag je de kosten van de representatiekosten en relatiegeschenken samen nemen om te bepalen of ze een aftrekpost opleveren. Dus heb je voor € 2.000 aan relatiegeschenken weggegeven en voor € 4.000 representatiekosten geboekt? Dan mag je € 6.000 als aftrekpost meenemen. (In plaats van het percentage, dat in dit geval 73% x € 6.000 = € 4.410 zou opleveren).

Doolhof van regels

Je ziet, de regelgeving rondom representatiekosten, relatiegeschenken, btw en (winst-)belasting is best complex. Gelukkig zijn er specialisten die je deze kopzorgen uit handen geven. Gebruik je online boekhouden van Webministratie? Dan hoef je alleen de bonnetjes en facturen te uploaden via de app, waarna wij zorgen dat alles fiscaal netjes wordt verwerkt.

Wij richten ons op het fiscale doolhof van regels, zodat jij je kunt richten op het versterken van de zakelijke relatie.