Als ondernemer moet u de btw die u aan klanten in rekening brengt na afloop van het kwartaal afdragen aan de Belastingdienst. Het maakt daarbij niet uit of uw klant de rekening heeft betaald. Maar, als na enige tijd onverhoopt blijkt dat de klant u niet of slechts gedeeltelijk betaalt, dan hebt u btw aan de Belastingdienst betaald terwijl u die helemaal niet ontvangen heeft. Deze niet-ontvangen btw kunt u terugvragen aan de Belastingdienst!

Wanneer kunt u btw terugvragen?

Zodra het zeker is dat uw klant de rekening niet (geheel) zal betalen, kunt u op deze oninbare vordering btw terugvragen. Hiervoor stuurt u binnen een maand na het tijdvak waarin duidelijk is geworden dat uw openstaande rekening niet betaald zal worden een verzoek om teruggave van de door u in rekening gebrachte btw naar de Belastingdienst. Bij dit verzoek stuurt u gegevens mee waaruit blijkt dat uw klant niet heeft betaald en ook niet zal betalen. De volgende gegevens horen daar in ieder geval bij:

• naam en adres van uw klant;
• datum en nummer van de betreffende factuur/facturen;
• het niet-betaalde factuurbedrag;
• het bedrag aan btw dat u terugvraagt.

U kunt het de Belastingdienst ook gemakkelijker maken: als deze gegevens op de factuur staan, kunt u  een kopie van de factuur meesturen.

Let op! U mag btw op oninbare vorderingen niet zelf verrekenen in uw btw-aangifte.

Wat doet u als de klant alsnog betaalt, nadat u de btw al heeft teruggevraagd?

Het is natuurlijk mogelijk dat uw klant het openstaande bedrag alsnog betaalt, nadat de Belastingdienst uw verzoek om teruggave al positief heeft beoordeeld. U zult dan het btw-bedrag uit de teruggaaf weer in uw aangifte moeten verwerken en aan de Belastingdienst betalen.

Creditfactuur

Wanneer een klant uw rekening slechts ten dele heeft betaald en u gaat ermee akkoord dat het restant niet meer aan u betaald hoeft te worden, dan kunt u een creditnota voor het verschil opmaken. Dat betekent natuurlijk wel dat u uw vordering op de klant (gedeeltelijk) laat lopen en u er geen aanspraak meer op maakt. De creditfactuur verwerkt u zoals gebruikelijk in uw reguliere aangifte omzetbelasting over het tijdvak waarin u de creditfactuur uitreikt. Door het uitreiken van een creditfactuur aan uw klant vermindert zijn recht op aftrek van voorbelasting (uw klant moet de eerdere aftrek corrigeren in zijn aangifte). Maar, daarop heeft u natuurlijk geen invloed.