Boekhouden kan soms best wel een puzzel zijn, want waar moet je al die kosten op boeken? Soms is dat makkelijk. Als je tankt, boek je die kosten natuurlijk op de rekening brandstofkosten. De factuur van de energiemaatschappij komt op “Gas, water en elektra”, terwijl de maandelijkse huur op “Huur pand” geboekt moet worden. Bij andere kosten is het niet zo eenduidig. Neem de post representatiekosten. Wat valt daar precies onder?

De term “representatiekosten” verwijst naar kosten die worden gemaakt voor het vertegenwoordigen of presenteren van een bedrijf of onderneming. Deze kosten hebben betrekking op uitgaven die gedaan worden om de zakelijke belangen van een onderneming te behartigen, zoals het onderhouden van relaties met klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten.

Representatiekosten kunnen onder meer betrekking hebben op zaken als zakelijke lunches, diners, cadeaus, evenementen en andere activiteiten die gericht zijn op het bevorderen van zakelijke relaties. Ook relatiegeschenken worden gezien als representatiekosten (al worden die vaak wel op een aparte grootboekrekening geboekt). Ook wanneer je een evenement of conferentie bezoekt (of organiseert) kunnen de kosten die hiermee samenhangen worden gezien als representatiekosten. Immers: bij dit soort events wemelt het van de kansen om te netwerken.

Uiteraard mag je de kosten alleen als representatiekosten boeken wanneer ze iets met je bedrijf te maken hebben. Deelname aan een congres over vakantiereizen heeft een zakelijk karakter wanneer je een reisbureau hebt, maar niet wanneer je dakdekker bent.

Vanwege de netwerkmogelijkheden kunnen congressen en conferenties ook als representatiekosten worden gezien.

Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Het is belangrijk op te merken dat er specifieke regels en beperkingen zijn met betrekking tot de aftrekbaarheid van representatiekosten voor belastingdoeleinden. Als ondernemer moet je je hiervan bewust zijn, anders word je wellicht verrast door een hoger dan verwachtte belastingaanslag. De regels rondom de aftrekbaarheid van representatiekosten worden vastgesteld door de Belastingdienst.

In 2024 geldt een drempel van € 5.600 (2023: € 5.100) voordat representatiekosten mogen worden afgetrokken van de winst. Je kunt er echter ook voor kiezen de kosten slechts deels mee te nemen bij het bepalen van de fiscale winst. Ondernemers voor de inkomstenbelasting, oftewel ZZP-ers, eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof), mogen 80% van de kosten meenemen in de winstberekening, terwijl ondernemingen die vennootschapsbelasting betalen de representatiekosten slechts voor 73,5% mogen meenemen.

Het is raadzaam om in dit verband professioneel advies in te winnen bij een belastingadviseur of accountant.

Representatiekosten en de Btw-aangifte

In Nederland mag je alleen Btw terugvorderen wanneer je niet optreedt als eindgebruiker. Bij veel representatiekosten ben je wél de eindgebruiker. Immers, je kunt de zakelijke lunch niet meer verder verkopen. Daarom is de btw op representatiekosten in principe geen voorbelasting die je kunt terugvragen.

Dat ligt echter anders wanneer de representatiekosten direct verband houden met belaste omzet. Dan mag je de btw wél terugvragen.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de kosten worden gemaakt in het kader van een zakelijke bespreking waaruit direct belaste leveringen of diensten voortkomen. Maar als je deelneemt aan een golftoernooi, in de hoop potentiële klanten te werven, zonder dat vooraf duidelijk is wat de deelname oplevert, is geen direct verband met belastbare omzet aanwezig. In dat geval krijg je de btw dus niet terug.

De regels rondom de btw zijn complex. Een fout is zo gemaakt. Weet je het niet zeker? Twijfel dan niet en leg ons jouw vraagstuk voor.