E-Boekhouden, Exact Online, Twinfield? Je bent geen ondernemer geworden omdat je administratie zo leuk vindt. Toch loont het om tijd te maken en na te denken over welke boekhoudtool of boekhoudsoftware je wilt gebruiken. Of je nu zzp-er bent, mkb-er of een snel groeiende onderneming hebt.

Als (beginnend) ondernemer heb je het er maar druk mee. Je moet klanten werven en bouwen aan relaties. Je bent verantwoordelijk voor de inkoop en de logistiek. Wanneer je zzp-er of dienstverlener bent, spendeer je ook veel tijd aan het eigenlijk werk: de dienstverlening. En oh ja, je moet ook je administratie op orde houden.

Grotere bedrijven nemen daarvoor over het algemeen een boekhouder aan, maar als relatief kleine speler in de markt zul je de administratie zelf uitvoeren. Je kunt de administratie door een externe partij laten uitvoeren (en daarmee veelvoorkomende fouten in de administratie kunt voorkomen), maar de administratie uitbesteden is best prijzig.

De meeste ondernemers beginnen hun boekhouding met eenvoudige middelen. Ze gebruiken een Excelsheet om de kosten en opbrengsten bij te houden en maken alle facturen geheel handmatig, soms zelfs in Word, of zelfs op papieren documenten. Er zijn ook ondernemers die elke maand alles uitprinten en naar hun boekhouder brengen. En nee, dat zijn echt niet alleen ondernemers die al vijftig jaar in het vak zitten en geen zin hebben te leren hoe een computer werkt.

Goedkoop, of duurkoop?

Deze methoden lijken in het begin overzichtelijk. Ze zijn in ieder geval lekker laagdrempelig. Ze lijken in eerste instantie prima te voldoen en als je geen speciale boekhoudtool gebruikt, hoef je er ook niet voor te betalen.

Zeker voor starters, met een niet al te royale cashflow, is dat een belangrijk argument. Alleen: het kost je zó veel tijd, tijd die je beter aan andere dingen kunt besteden. Bijvoorbeeld aan de groei van je onderneming, door jezelf wat broodnodige ontspanning te gunnen of tijd door te brengen met je dierbaren.

Bovendien is de kans groot dat je, in alle hectiek, vergeet de btw-aangifte op tijd te doen, of die ene betaling over te – met boetes of rente tot gevolg.

Waarom automatiseren loont

Tijd is geld, zeker als je werkt als zelfstandige of een kleine onderneming runt. Een geautomatiseerde boekhouding levert gemak op, maar geeft ook tijdswinst, overzicht en zekerheid. Als je jouw boekhouding kunt automatiseren, houd je tijd over de dingen die er écht toe doen.

Zeker voor zzp’ers en kleine bedrijven is het slim om vroeg niet te lang wachten met de investering in een goede boekhoudtool. Hieronder zie je wat automatisering je concreet oplevert:

• • Snellere verwerking van facturen, betalingen en bonnetjes
    In plaats van handmatig gegevens invoeren, scan je bonnetjes met een app of laat je facturen automatisch in je systeem binnenkomen. Veel softwarepakketten koppelen direct aan je bank, waardoor betalingen automatisch worden herkend en verwerkt. Ook leuk: als je bepaalde bonnetjes vaker inscant (bijvoorbeeld een tankbonnetje), leert het systeem herkennen hoe de kosten geboekt worden. Dus de bonnetjes van het tankstation raken niet verdeeld over “Brandstofkosten”, “Autokosten” en “Vervoerskosten” (of zelfs “Overigen”), maar staan allemaal bij elkaar als “Brandstofkosten”. Wel zo overzichtelijk.

Met E-boekhouden, Exact Online en andere boekhoudsoftware bespaar je tijd, geld én ruimte voor je administratie

• Minder kans op fouten
  Automatische berekeningen, btw-tarieven en koppelingen zorgen ervoor dat je boekhouding klopt. Je hoeft geen formules bij te houden in Excel of data over te typen, wat fouten voorkomt én tijd scheelt.
• Realtime inzicht in je financiële situatie
  Met één klik zie je je omzet, kosten, winst en openstaande facturen. Dit helpt je om betere beslissingen te nemen, bijvoorbeeld over investeringen of prijsstrategieën. Ook versterkt het je crediteuren- en debiteurenbeheer.
• Snelle en correcte btw-aangifte
  De meeste boekhoudprogramma’s voor zzp’ers en mkb-ers kunnen de btw-aangifte automatisch voor je klaarzetten of zelfs rechtstreeks naar de Belastingdienst versturen. Dat voorkomt stress aan het einde van het kwartaal.
• Betere cashflow door automatische herinneringen
  Je kunt instellen dat klanten automatisch een herinnering krijgen als ze te laat betalen. Daardoor krijg je gemiddeld sneller betaald, zonder dat jij er telkens achteraan hoeft.
• Tijdswinst bij samenwerking met je boekhouder of accountant
  Als je samenwerkt met een boekhouder, kan hij of zij direct meekijken in je online boekhouding. Geen mappen met papieren of losse bestanden meer. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook geld op je boekhoudkosten.
• Professionelere uitstraling naar je klanten
  Facturen die automatisch worden gegenereerd zien er strak en uniform uit, met jouw logo en gegevens. Bovendien voldoen facturen die je opstelt met een gespecialiseerd boekhoudprogramma aan alle factuurvereisten. Ook offerte- en factuurtrajecten verlopen sneller en soepeler, wat professioneel overkomt.

Met de juiste tool kun je de administratieve rompslomp beperken. Geen avonden doorhalen tot in de vroege uurtjes, maar gewoon af en toe een paar minuten.

Losse tools voor delen van je boekhouding

De meeste mensen zoeken pas naar een oplossing voor iets, wanneer ze ook echt een probleem hebben. We zien dan ook vaak dat ondernemers eerst een bepaald aspect van hun boekhouding automatiseren. Wie merkt veel tijd kwijt te zijn aan het opstellen van facturen, en soms fouten maakt met dubbele factuurnummers, zal zoeken naar een tool om dat probleem op te lossen. Maar wie beseft niet goed te weten wat er nog in het magazijn ligt, heeft misschien eerder interesse in een tool voor voorraadbeheer.

Hoewel de beste oplossing altijd een complete tool is, kan het een goede tussenstap zijn te investeren in een boekhoudtool die jou als zzp-er, starter of MKB-er helpt waar de nood het hoogst is

Er zijn allerlei tools beschikbaar die je op onderdelen helpen:

• Facturatie: Tools als Moneybird, WeFact of Moneymonk helpen je met het opstellen, verzenden en opvolgen van facturen. Handig voor zzp’ers in de dienstverlening. Vergelijk de tools op kosten én op functie. Neem in je keuze ook mee dat je onderneming (hopelijk) nog zal groeien. Misschien is de optie die nú het goedkoopst is, op lange termijn minder voordelig.
• Bonnetjes verwerken: Sommige apps laten je bonnetjes inscannen met je telefoon en koppelen die automatisch aan je uitgaven. Voorbeelden zijn MoneyMonk (ja, dezelfde als voor de facturatie) en Shoeboxed.
• Urenregistratie: Denk aan Toggl Track of TimeChimp, die je tijdregistratie overzichtelijk maken en in veel gevallen ook direct omzetten in facturen.
• Crediteurenbeheer: Voor het beheren van inkomende rekeningen zijn er tools zoals Basecone of Zapro, die facturen scannen, archiveren en klaarzetten voor betaling.

Wanneer losse tools niet meer voldoen

Een papieren boekhouding kost tijd en geld. Boekhoudprogramma’s besparen iedereen tijd, of je nu zzp-er bent, mkb-er of een grote onderneming hebt.

Door een (of meer) van bovenstaande boekhoudtools te gaan gebruiken kun je al veel tijd en energie besparen, terwijl je wel de voordelen van automatisering kunt plukken. Toch zul je ook hier al snel tot de ontdekking komen dat losse tools niet ideaal zijn.

Een van de grootste irritatiefactoren bij het gebruik van losse boekhoudtools is dat je dubbel moet invoeren, terwijl er geen centrale plek is waar alles samenkomt. Daarom kiezen steeds meer ondernemers voor geïntegreerde boekhoudoplossingen.

Wil je alles echt in een keer goed regelen? Kies dan voor boekhoudsoftware die alles combineert. Zo hoef je niet te schakelen tussen verschillende boekhoudtools en heb je alles in één omgeving. Voorbeelden van zulke all-in-one oplossingen zijn:

• e-Boekhouden.nl: laagdrempelige boekhoudsoftware met veel automatische functies. Fijn voor starters: E-boekhouden is voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.
• Rompslomp: deze boekhoudservice wordt vaak gekozen door freelancers die simpel willen starten en langzaam willen doorgroeien.
• Exact Online: Exact Online is een compleet boekhoudpakket voor online boekhouden. Het combineert alle functies die je ooit mogelijk kunt hebben.

Naar een volledige (online) boekhouding

We noemden hierboven E-Boekhouden en Exact Online als boekhoudsoftware waarmee je de gehele boekhouding zelf kunt voeren. Dit pakket wordt niet alleen gebruikt door kleinere ondernemingen, maar ook grotere bedrijven kunnen er heel goed mee uit de voeten. Maar Exact Online is niet de enige boekhoudsoftware voor een volgroeide financiële administratie.

De populairste boekhoudtools voor zzp’ers en kleine bedrijven

Er zijn veel aanbieders van boekhoudprogramma’s voor zzp, mkb of grootbedrijf beschikbaar. Hieronder bespreken we vier bekende tools: E-boekhouden, Yuki, Twinfield en Exact Online. Elk van deze programma’s heeft zijn eigen sterke en zwakke punten. We bespreken ze zodat jij de juiste keuze kunt maken.

E-boekhouden

Volgens het bedrijf achter E-boekhouden wordt hun boekhoudsoftware door meer dan 500.000 ondernemers gebruikt. Dankzij de heldere instructievideo’s en snelle online support kun je ook zónder financiële opleiding je eigen boekhouding voeren. E-Boekhouden staat bekend als zeer gebruiksvriendelijk, vooral geschikt voor starters en zzp’ers.

Het biedt alle standaardfuncties zoals facturatie, btw-aangifte, urenregistratie en bankkoppelingen en is met een prijs tot € 24 per maand prima te betalen. Startende ondernemers mogen het pakket de eerste 15 maanden gratis gebruiken.

Helaas heeft E-Boekhouden ook een paar nadelen. Vooral groeiende bedrijven, of bedrijven met complexere administraties kunnen met E-boekhouden minder goed uit de voeten. Ook zijn de rapportages van E-Boekhouding minder uitgebreid dan je misschien zou willen.

Ideaal voor: Starters en zzp’ers die hun administratie eenvoudig willen houden.

Yuki

Yuki is sinds 2009 beschikbaar voor online boekhouden en maakt sinds 2020 is onderdeel uit van Visma. Het wordt veel gebruikt door accountants en administratiekantoren, plus door meer dan 100.000 ondernemers.

Automatisering is hét grote voordeel van Yuki. Met de Scan & Herken app worden facturen en bonnetjes volledig geautomatiseerd verwerkt. Bovendien is de software zo ontworpen dat de samenwerking met een boekhouder naadloos verloopt. Deze software is redelijk intuïtief en heeft een strakke interface.

Helaas is Yuki wel wat kostbaarder dan andere pakketten. De prijs zal voor veel kleinere ondernemingen een grote drempel zijn. Een drempel die wellicht te hoog is. Ook ervaren sommige ondernemers de verregaande automatisering juist als een nadeel: door de automatisering zie je zelf minder, waardoor je iets minder controle hebt over wat er gebeurt.

Ideaal voor: Ondernemers die graag zoveel mogelijk uit handen geven aan hun boekhouder.

Twinfield

Twinfield, onderdeel van Wolters Kluwer, was één van de eerste tools voor online boekhouden ooit. Toen een boekhoudprogramma op je eigen server nog het summum van automatisering was, werkte Twinfield al aan boekhouden in de cloud. Daardoor was Twinfield een tijdje de alleenheerser op het gebied van online boekhouden. Inmiddels heeft het bedrijf wat meer concurrentie, maar Twinfield is nog steeds een heel serieuze optie voor bedrijven die een professionele administratie willen voeren.

Dankzij de jarenlange development biedt Twinfield een krachtig en stabiel systeem, met inmiddels 300 bestaande koppelingen. Je kunt het zelfs koppelen met enkele van de hiervoor besproken losse tools, zoals Basecone. Daardoor kan Twinfield dienen als een volgende stap in je administratieve evolutie.

Bij de ontwikkeling van Twinfield is uitgegaan van de logica van de accountant. Daardoor zorgt het systeem, waar mogelijk, dat alles klopt. Maar het betekent ook dat je enige voorkennis nodig hebt om ermee te kunnen werken. Voor zzp-ers en kleinere ondernemingen is Twinfield ook wat prijzig.

Ideaal voor: Mkb’ers of ondernemers met boekhoudkundige ondersteuning.

Exact Online

Exact is sinds 1984 aanbieder van boekhoudsoftware. 40 jaar geleden was het, samen met SAP en Baan, een van de grote speler. Het bedrijf was zó belangrijk, dat Heao-opleidingen boekhouden in Exact als vak aanboden. Exact herkende op tijd dat cloud accounting steeds belangrijker zou worden en ontwikkelde Exact Online, een boekhoudtool gebruikt door 400.000+ ondernemingen. En de groei is er nog niet uit.

Ondernemers kiezen niet voor een boekhoudtool omdat ze de naam zo leuk vinden, maar omdat het pakket duidelijke voordelen biedt ten opzichte van de concurrentie.

Hét unique selling point van deze boekhoudsoftware is natuurlijk dat Exact Online je een alles-in-één oplossing biedt. Je voert de gehele online boekhouding, doet de facturatie, beheert je voorraad én voert projectadministratie; allemaal binnen dezelfde omgeving. Bovendien kent Exact Online een haast ontelbare hoeveelheid koppelingen: banken, kassasystemen, e-commerce platforms en CRM-tools communiceren zonder enige moeite met elkaar.

Zeker voor ondernemers die groeien, personeel aannemen of met meerdere gebruikers werken, is Exact Online een solide keuze. De software biedt:

• Automatische bankkoppelingen met alle grote banken.
• Directe btw-aangifte naar de Belastingdienst.
• Geavanceerde rapportages en dashboards.
• Integraties met honderden externe tools zoals webshops, CRM-systemen of kassasystemen.

Doordat Exact Online modulair is opgebouwd is deze boekhoudsoftware geschikt voor starters én groeiende bedrijven. Ook wordt het veel gebruikt door accountants, ideaal wanneer het weer tijd is om de jaarrekening op te stellen.

Waarom kiest dan niet iedereen voor Exact Online? Dat zit hem vooral in de tarieven. Exact Online heeft een wat hogere prijs dan basispakketten zoals E-boekhouden. Veel starters kiezen voor de lagere prijs van andere pakketten en nemen de nadelen – in ieder geval tijdelijk – voor lief. Ook heeft Exact Online een iets steilere leercurve. Daardoor kan het wat intimiderend overkomen. Met de uitstekende documentatie en klantenservice – en enige commitment – is die leercurve echter prima te overleven.

Ideaal voor: Professionele zzp’ers en mkb’ers die willen doorgroeien met een robuust en toekomstbestendig systeem.

Conclusie

Bij de meeste ondernemers staat de administratie niet op de eerste plek. Ze kiezen dan ook vooral voor tools die op het moment praktisch zijn. Pas wanneer de bestaande tools voor wrijving zorgen, zoeken ze naar nieuwe -krachtigere- tools.

Of je nu begint met een boekhouding in Excel, een doos met bonnetjes of met een van de goedkopere boekhoudprogramma’s voor zzp-ers, wanneer je onderneming groeit, kom je vanzelf uit bij één van de complete boekhoudprogramma’s. Waar andere tools vooral handig zijn voor de startfase, groeit Exact Online met je mee – zonder dat je moet overstappen of opnieuw moet beginnen.

Als beginnende ondernemer kun je je boekhouding op allerlei manieren doen, maar hoe sneller je overstapt op automatisering, hoe meer tijd en rust je wint. Begin je klein, dan kun je prima uit de voeten met losse tools. Maar als je een toekomstbestendige en complete oplossing zoekt die jou werk uit handen neemt, dan is een alles-in-één systeem als Exact Online het overwegen meer dan waard. Zo houd jij de focus op ondernemen – en niet op administreren.