Als ondernemer heb je het druk. Je wilt klanten binnenhalen, goed werk leveren. Je wilt knallen. Vooruit! Waar je misschien iets minder mee bezig bent is het bewaren van bonnetjes. Toch is het belangrijk alle (zakelijke) bonnetjes goed te bewaren. Daarover lees je hier alles.

Het bewaren van alle bonnetjes is een heel gedoe. Zeker als het van die kleine kassabonnen zijn van relatief kleine aankopen. Een tankbonnetje van € 56, of een pakje gevulde koeken voor in de kantine. Je moet er maar aan denken om die kassabonnen te bewaren en correct te archiveren. Is dit allemaal nodig? Moet je echt al die bonnetjes bewaren? Zijn daar regels over? Kan het ook anders? Efficiënter, misschien?

Bonnetjes en btw

Als ondernemer ben je (hoogstwaarschijnlijk) verplicht elk kwartaal (of elke maand) aangifte omzetbelasting te doen. Je draagt dan de omzetbelasting af die je aan je klanten hebt gefactureerd én krijgt de btw die je bij je aankopen hebt betaald terug. Tenminste…als je kunt aantonen dat je btw hebt betaald.

Als je hebt getankt bij een onbemand benzinestation weet iedereen dat je over het hele bedrag 21% btw hebt betaald. Maar betaal je bij een bemand benzinestation? Dan is het nog maar de vraag. Misschien heb je ook wat te drinken of eten gekocht waarop je maar 9% hebt betaald (die bovendien niet aftrekbaar is). Aan de bankafschriften is niet te zien hoeveel btw je hebt afgedragen. Dus kun je de btw over die aankopen niet terugvragen. Heb je een bonnetje, waarop de btw is gespecificeerd? Dan kun je de btw over de zakelijke kosten wél terugvragen. Je zou dus dief van eigen portemonnee zijn als je het bonnetje niet bewaart!

Belastingdienst: bonnetjes bewaren verplicht!

Misschien maakt het je niet zo uit dat je de btw op sommige kleinere aankopen niet kunt terugvragen. Kun je de bonnetjes dan gewoon weggooien? Nee!

De wet verplicht je om álle bonnen en facturen minstens 7 jaar lang te bewaren! Sommige facturen moeten zelfs 10 jaar bewaard worden. Dat is het geval bij facturen die te maken hebben met onroerende zaken, of leveringen en diensten waarvoor je hebt gekozen de Unieregeling of de Invoerregeling van het éénloketsysteem te gebruiken.

Let op: de klok begint pas te lopen vanaf het moment dat ze niet meer actueel zijn. De Belastingdienst noemt zelf een leasecontract als voorbeeld. Stel dat dit contract een looptijd heeft van 4 jaar. Dan moet je het sowieso vier jaar bewaren. Pas nadat het contract is afgelopen, begint de bewaartermijn van 7 jaar te lopen!

Verhuisdoos vol bonnetjes?

Je kunt je voorstellen dat je in de loop der jaren enorm veel bonnetjes verzameld. Moet je die écht allemaal bewaren? Dan heb je toch kasten aan bergruimte nodig? Vroeger, toen alle administratie nog op papier was, was dit inderdaad het geval. Sommige bedrijven hadden meters aan ordners staan, vol inkoopfacturen en bonnetjes. Sommige MKB-ers hadden dozen vol kassabonnetjes op zolder.

App voor bonnetjes

Gelukkig is het niet langer verplicht alle bonnetjes op papier te bewaren. Sterker nog, veel bonnen en facturen krijg je niet eens meer op papier. Veel bedrijven hebben een portal waarop al je facturen veilig staan opgeslagen. Andere bedrijven bieden een app waarmee je bonnetjes makkelijk kunt archiveren.

Zo biedt Webministratie al haar klanten de mogelijkheid om bonnetjes te bewaren via een handige app. Deze app maakt niet alleen het bewaren van kassabonnen een eitje, maar is ook volledig geïntegreerd met je online boekhouding!

Makkelijker dan dat wordt het niet: je koopt iets en krijgt de kassabon. Deze scan je meteen met je eigen telefoon en een paar klikken verder is de bon veilig gearchiveerd in je boekhouding.

Ook andere bedrijven bieden je de mogelijkheid bonnetjes te bewaren met een app. Denk aan partijen als Klippa (Android, iOS) of Gekko (Android, iOS). Nadeel van dit soort onafhankelijke apps is wel dat er een extra partij toegang tot (een deel) van je financiële data heeft.

Bonnetjes bewaren ook verplicht voor de particulier?

Misschien vraag je jezelf nu af of je als particulier ook verplicht bent om alle kassabonnen te bewaren. Dat is niet het geval. Er is geen enkele wettelijke verplichting om bonnetjes te bewaren. Maar verstandig is het wel. Wie weet krijg je spijt van je aankoop en wil je deze retourneren. Zonder kassabon of aankoopbewijs kan dat lastig zijn. En ook een eventuele garantieclaim is veel makkelijker hard te maken als je de bon nog kunt laten zien.

De Belastingdienst raadt particulieren aan hun administratie vijf jaar lang te bewaren. Dat advies heeft alles te maken met hun bevoegdheid om tot 5 jaar terug belasting na te vorderen. In een bonnetje van de supermarkt uit 2019 heeft de Belastingdienst natuurlijk niet zoveel interesse meer. Andere documenten zijn wél verstandig. Denk aan salarisstroken, bankafschriften, belastingaanslagen (landelijk en lokaal) of pensioengerelateerde documenten.

Alleen zakelijke facturen en bonnen in de administratie

Je bent verplicht alle zakelijke bonnen 7 jaar (of langer) te bewaren

Let er op dat je alleen zakelijke facturen en bonnen in je zakelijke boekhouding opneemt. Door privé uitgaven en zakelijke kosten goed gescheiden te houden voorkom je gedoe. Dat is ook de reden dat het slim is een zakelijke bankrekening te hebben (naast je privé betaalrekening). Ben je lekker met de hele familie uit eten geweest? Die bon is privé en moet dus niet in de zakelijke boekhouding worden opgenomen. Heb je de werkkamer aan huis verbouwd, maar voldoet deze ruimte niet aan de eisen van de Belastingdienst? Ook dan zijn het privékosten en mag de bon niet in de zakelijke administratie worden opgevoerd.

Facturen en bonnen bewaren makkelijker dan ooit

Kortom, het is belangrijk dat je facturen en bonnen goed bewaard, zodat je ze zo nodig altijd kunt laten zien. Voor bedrijven is dit verplicht. Gelukkig is het toegestaan bonnen digitaal te bewaren. Dat maakt het makkelijker dan ooit aan je bewaarplicht te voldoen. Onze tip: doe het meteen, dan ben je er gelijk vanaf!