Is een zakelijke bankrekening verplicht? Je kunt eigenlijk niet zonder, maar hoe zit het precies met de regels?

Een bankrekening is niet gratis. Net als voor je privé-bankrekening maak je kosten voor een zakelijke rekening. Vaak is een zakelijke rekening zelfs nog wat duurder dan een persoonlijke bankrekening. Waarom zou je die kosten maken? Waarom zou je je omzet en inkopen niet via je privé rekening laten verlopen. Is een zakelijke rekening eigenlijk verplicht?

Is een zakelijke bankrekening verplicht? Wettelijk niet, maar…

Er is geen wet die stelt dat je een zakelijke bankrekening moet hebben. Wel stelt de wet dat je een deugdelijke administratie moet voeren, waaruit duidelijk blijkt hoe de financiële situatie van je onderneming is. Omdat je banktransacties niet te manipuleren zijn, ziet de belastingdienst banktransacties als een uiterst krachtig bewijsmiddel.

Transparantie

De Belastingdienst kan inzage in je bankgegevens eisen. Het maakt hen niet uit welke bankrekening je gebruikt, zolang ze maar in staat zijn de (in hun ogen) nodige controles uit te voeren. Met een zakelijke bankrekening kun je de Belastingdienst (en andere instanties) voorzien van de gevraagde gegevens, zonder dat gelijk ook al je privé uitgaven onder een vergrootglas komen te liggen.

Ook voor je administratie is een zakelijke bankrekening aan te raden. Veel boekhoudsystemen lezen banktransacties automatisch in. Als je een privérekening aan de administratie koppelt moet je van élke transactie aangeven of deze privé is, of juist niet.

Bank gaat niet altijd akkoord met zakelijk gebruik van je rekening

Veel mensen weten dit niet, maar het is niet altijd toegestaan je bankrekening zakelijk gebruiken. Dit staat vaak in de algemene voorwaarden. Als je jouw privérekening vaak gebruikt voor je bedrijf, kan het zijn dat de bank hiertegen optreedt. Wie net begint als ZZP-er kan misschien nog wel even toe met de privérekening, maar wanneer je begint te groeien, wordt een zakelijke rekening een must.

Bespaar op administratie- en accountantskosten

Wil je een jaarrekening laten opstellen? Dan moet je een sluitende boekhouding kunnen overleggen. Dat betekent dat alle bankafschriften geadministreerd moeten worden, met de begin- en eindsaldi én dat je moet kunnen laten zien wat er achter het verloop van je banksaldo zit. Het is een hele puzzel om dat goed inzichtelijk te krijgen. De kans is groot dat de kosten die je maakt om alles goed uit te zoeken hoger zijn dan de kosten van de bankrekening.

Rechtspersoon heeft eigen vermogen

Voor een eenmanszaak of een vof is een privé bankrekening nog wel te doen, maar het wordt anders wanneer je bedrijf een BV is. Een BV heeft namelijk, net als een stichting of een NV, rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat je bedrijf juridisch een zelfstandige entiteit is. Jouw privé vermogen en het vermogen zijn bij de BV gescheiden. Dan is het logisch dat er twee verschillende bankrekeningen zijn. Eén privé bankrekening voor jezelf en een zakelijke bankrekening voor de BV.

Zakelijke bankrekening: niet verplicht, wel onmisbaar

Een aparte zakelijke rekening helpt bij het scheiden van zakelijke financiën van persoonlijke financiën. Dit is belangrijk voor een correcte administratie, belastingaangiften en het voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Zónder zakelijke bankrekening kán het wel, maar dit kost je zoveel moeite, dat het niet opweegt tegen de kleine besparing op de bankkosten.

Het maakt het ook gemakkelijker voor jou als ondernemer om je financiële transacties bij te houden en een duidelijk beeld te krijgen van de financiële gezondheid van het bedrijf. Dat doe je niet alleen voor externen, zoals de Belastingdienst, maar in de eerste plaats voor jezelf.