De jaarwisseling staat voor de deur. Tijd om in de laatste weken een eindsprint in te zetten en de vrije ruimte van de Werkkostenregeling te benutten vóór het jaar voorbij is.
Wat is de Werkkostenregeling (WKR)
De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die werkgevers in staat stelt om werknemers onbelaste vergoedingen te geven. Dat kan bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding zijn, een sportabonnement of een kerstpakket.
Wat is het doel van de Werkkostenregeling (WKR)
Wil je nog wat vrije ruimte van de WKR benutten voordat 2026 begint? Stop dan nog wat meer in je kerstpakket.
Elke euro die je aan je medewerker uitgeeft, is belastbaar. Je betaalt er werkgeverslasten over en de medewerker moet in principe inkomstenbelasting betalen. Het maakt daarbij niet uit welk voordeel hij of zij uit de arbeidsrelatie haalt. Of het nu salaris heet, brutoloon, bonus of “tegemoetkoming in de alsmaar stijgende prijzen in de supermarkt”; in beginsel is elk economisch voordeel belast.
Gelukkig ziet de Belastingdienst (en de wetgever) ook wel in dat je mensen af en toe iets extra moet gunnen. Dat kan dankzij de Werkkostenregeling (WKR), die jou als werkgever de ruimte biedt om iets extra’s voor je medewerkers te doen, zonder dat dit extraatje meteen naar de Belastingdienst gaat.
De Werkkosten is ingevoerd in 2011 en gold (en geldt) als een enorme vereenvoudiging van de wetgeving. Onder de oude wetgeving (Wet op de Loonbelasting 1964) was het een enorme puzzel om te achterhalen wat wel en niet mocht. En onder welke voorwaarden. Met de introductie van de Werkkostenregeling is het leven een stuk eenvoudiger geworden.
Hoe werkt de Werkkostenregeling (WKR)
Uitgangspunt van de Werkkostenregeling is dat alle vergoedingen die je verstrekt belast zijn, tenzij sprake is van een nihilwaardering of gerichte vrijstelling. Bovendien heeft elke werkgever een vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling, waardoor je tot een bepaald bedrag geen belasting hoeft te betalen.
Intermediaire kosten binnen de WKR
Soms schiet een medewerker wat voor, wat je hem later terugbetaalt. Het geld dat je terugbetaalt wordt niet gezien als loon. De medewerker speelt hierin immers de rol van doorgeefluik: hij koopt iets voor het bedrijf en uiteindelijk betaalt het bedrijf hiervoor. Dit noemen we intermediaire kosten. Denk aan representatiekosten (etentjes met de klant) of geeltjes en markeerstiften die de medewerker nog snel even koopt voordat hij aan een belangrijke presentatie begint.
Omdat bij deze kosten overduidelijk is dat ze geen verstrekking aan de werknemer zelf betreffen, hoeven deze kosten binnen de Werkkostenregeling niet meegenomen te worden.
Nihilwaarderingen binnen de Werkkostenregeling
De koffiemachine is het kloppend hart van je bedrijf. Maar binnen de Werkkostenregeling 2025 (en WKR 2026) krijgt de koffie die je verstrekt een nihilwaardering. En dat is gunstig.
Binnen de Werkkostenregeling zijn een aantal zaken die je aan je werknemers mag verstrekken die geacht worden een waarde van € 0 te hebben. Namelijk:
- Voorzieningen op de werkplek
Denk aan een bureau, een laptop of een printer - Consumpties op de werkplek, die geen maaltijd zijn
De koffiemachine (het hart van elke onderneming), maar ook thee, fruit en gebak kun je gewoon blijven bieden. Fiscaal levert dit geen enkel probleem op. - Werkkleding
Onder bepaalde voorwaarden wordt kleding gewaardeerd op nihil. Dit is het geval indien de kleding duidelijk alleen op het werk te gebruiken is (zoals een labjas), als er een bedrijfslogo op staat van minimaal 70 cm2, als de kleding aantoonbaar op de werkplek blijft of een uniform is. - Voorzieningen op de thuiswerkplek
Dit kan bestaan uit de voorzieningen die je op de werkplek zou bieden, maar hier kan ook de thuiswerkvergoeding (die is bedoeld om de hogere energielasten thuis e.d. te vergoeden) onder vallen. De thuiswerkvergoeding is maximaal € 2,40 per dag onder de WKR 2025 en € 2,45 per dag onder de Werkkostenregeling 2026.
Gerichte vrijstellingen in de Werkkostenregeling (WKR)
Gerichte vrijstellingen betreffen een aantal zaken waarvan de fiscus ook wel begrijpt dat het normaal is dat de werkgever die betaalt.
Denk aan de onbelaste onkostenvergoeding voor reiskosten die samenhangen met dienstreizen, tijdelijk verblijf en maaltijden voor het werk, het deelnemen aan cursussen en congressen en het vergroten van de vakkennis via vakliteratuur of studie. Ook verhuizingen voor het werk en een aantal andere noodzakelijke kosten vallen hieronder. De Verklaring omtrent gedrag (VOG) die je van nieuwe medewerkers eist valt trouwens ook onder de gerichte vrijstellingen.
Krijgen medewerkers korting op aankopen bij jouw bedrijf? Ook de werknemerskorting valt onder de gerichte vrijstellingen.
De Vrije Ruimte in de Werkkostenregeling (WKR)
Maak je kosten ten behoeve van je medewerkers die niet onder de nihilwaardering of de gerichte vrijstellingen vallen? Dan maak je gebruik van de de vrije ruimte in de Werkkostenregeling. Hoe groot de vrije ruimte is hangt af van het totale fiscale loon binnen de onderneming.
Vrije ruimte in de Werkkostenregeling 2025
In 2025 bedraagt de vrije ruimte 2,0% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Vrije ruimte in de Werkkostenregeling 2026
Werkkostenregeling: Met een rekenmachine in de ene hand en een overzicht van je fiscale loonsom van het jaar is de vrije ruimte van 2025 en de vrije ruimte van 2026 eenvoudig te berekenen
In de Werkkostenregeling 2026 blijft de vrije ruimte staan op 2% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere. In 2027 zal de Vrije Ruimte iets toenemen, tot 2,16% over de eerste € 400.000.
Let op: bij veel bedrijven is sprake van meerdere bv’s die samen een groep vormen. Wanneer sprake is van een fiscale eenheid voor de loonheffingen, dien je de vrije ruimte te berekenen door de subtotalen bij elkaar op te tellen.
Voorbeeld: Onderneming A bestaat uit 2 BV’s, te weten Alpha BV en Beta BV. De fiscale loonsom van Alpha BV bedraagt € 395.000. De fiscale loonsom van Beta BV is € 500.000.
Indien Alpha BV en Beta BV een fiscale eenheid vormen, is de fiscale loonsom € 895.000. De vrije ruimte is dan:
2% van € 400.000: € 8.000
1,18% van € 495.000 € 5.841
Totaal € 13.841
Vormen ze geen fiscale eenheid? Dan is de vrije ruimte van:
Alpha BV 2% van € 395.000 = 7.900
Beta BV: (2% van € 400.000 = ) € 8000 + (1,18% van 100.000 = ) € 1180. Totaal € 9.180
De totale fiscale ruimte is in dit geval dus hoger indien geen sprake is van een fiscale eenheid. Maar daarmee is niet gezegd dat een fiscale eenheid een slecht idee is. Want door de fiscale eenheid kun je schuiven met de vrije ruimte van de Werkkostenregeling, iets dat anders niet kan.
Wat als je de vrije ruimte in de Werkkostenregeling overschrijdt?
Geef je meer uit aan vergoedingen en extraatjes dan de vrije ruimte toelaat? Dan moet je hierover belasting betalen. Het tarief bedraagt 80% van de vergoedingen die niet onder de vrije ruimte vallen. Het is dus belangrijk om goed in de gaten te houden hoeveel vrije ruimte je nog “over hebt”.
Wat als je vrije ruimte overhoudt?
Geef je minder uit aan leuke dingen voor je medewerkers dan volgens de vrije ruimte is toegestaan? Dan verlies je die financiële ruimte. Het is dus niet mogelijk om vrije ruimte vanuit de Werkkostenregeling 2025 mee te nemen naar de Werkkostenregeling 2026.
Hoe benut je de vrije ruimte 2025 optimaal?
Het optimaal benutten van de WKR 2025 is een kwestie van koorddansen. Je wilt je werknemers immers een fijne werkplek bieden en je wilt niet te boek komen te staan als gierig. Maar je wilt ook niet meer uitgeven dan toegestaan en geconfronteerd worden met een enorme belastingclaim.
Wat het extra lastig maakt is dat je eigenlijk pas aan het eind van het jaar weet hoeveel je vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling 2025 nu écht was. Want pas nadat de laatste loonstroken zijn gedraaid weet je exact hoeveel je fiscale loonsom was.
De vrije ruimte 2026 berekenen? Dat is geen hogere wiskunde
Om toch optimaal gebruik te maken van de Vrije Ruimte in 2025 (en je budget uit te putten voordat 2026) aanbreekt moet je twee dingen weten:
- Hoeveel heb je tot nu toe uitgegeven binnen de Vrije Ruimte
Dit is als het goed is terug te vinden in je boekhouding, want WKR-gerelateerde kosten worden veelal op een apart grootboek geboekt. Sommige salarisadministrateurs houden ook een maandelijks overzicht bij van hoeveel volgens hen binnen de Vrije Ruimte is besteedt. Maar let op: dit bedrag is over het algemeen niet volledig. Zij zien namelijk niet welke verstrekkingen je buiten de loonadministratie om doet. - Hoeveel is je vrije ruimte tot nu toe
Hoe verder het jaar gevorderd is, hoe makkelijker het wordt om de totale loonsom over 2025 in te schatten. Over het algemeen weet je begin december precies hoeveel vrije ruimte je nog kunt opmaken binnen de werkkostenregeling voordat 2026 is aangebroken. Jammer dat je de Kerstpakketten veelal al in augustus of september hebt moeten bestellen.
Heb je helder hoeveel je binnen de WKR hebt uitgegeven en weet je ook (min of meer) hoe hoog de totale loonsom in 2025 zal zijn? Dan weet je hoeveel ruimte je hebt om fiscaal gunstig nog wat leuks voor je medewerkers te doen. Afhankelijk van het bedrag kun je kiezen voor een uitgebreide kerstborrel, een etentje waarbij de partners ook welkom zijn, of een oudejaarsbonus.
De vrije ruimte en de Werkkostenregeling 2026
Natuurlijk ben je het liefste bezig met leuke dingen organiseren rondom de feestdagen. Maar nu de jaarwisseling nadert is het ook goed om te kijken wat de Werkkostenregeling 2026 in petto heeft. We schreven al dat de hoogte van de Vrije ruimte in de WKR 2026 hetzelfde is als in 2025.
Eigenlijk is daarmee alles wat er over de Werkkostenregeling 2026 te zeggen valt wel gezegd.
