De Belastingdienst voert regelmatig boekenonderzoek uit ter controle van de juistheid van je aangifte. Bij zzp-ers zal de Belastingdienst ook een controle op het urencriterium uitvoeren. Wat mogen ze wel en niet van je vragen?

Belasting betalen is vervelend, maar wél een teken van gezonde bedrijfsvoering. Wat nóg vervelender is, is belastingcontrole. Deze controle, ook wel boekenonderzoek, voert de Belastingdienst uit om fraude te voorkomen. Soms voert de Belastingdienst een controle uit omdat ze vermoeden dat er iets niet pluis is met je belastingaangifte. Maar het kan ook een routinecontrole zijn, of onderdeel van een grote campagne om op een specifiek thema te controleren.

Vertrouwen is goed, controle is beter

In het overgrote merendeel van de gevallen gaat de Belastingdienst ervan uit dat je correct aangifte doet. Hoewel de aangifte meestal voldoende informatie geeft, kan het zijn dat de Belastingdienst om meer informatie vraagt. Dat kan zijn omdat dit nodig is het juiste belastingbedrag vast te stellen, maar kan ook voortvloeien uit een controle. Je bent in principe verplicht om de gevraagde informatie te verstrekken.

Een belastingcontrole kan op afstand worden uitgevoerd, maar het is ook mogelijk dat de Belastingdienst op jouw kantoor boekenonderzoek komt uitvoeren. De belastinginspecteur kijkt hierbij naar je financiële administratie, contracten, bankafschriften en andere relevante documenten om te verifiëren of je belastingaangiften correct zijn.

Maar moet je dan alles verstrekken waarom gevraagd wordt? Nee, er zijn grenzen. De Belastingdienst zegt hierover: “Daarbij gaat het alleen om informatie die van belang kan zijn voor uw eigen belastingheffing. Hebt u bijvoorbeeld nog bankafschriften en bonnetjes? Dan moet u het mogelijk maken dat wij deze inzien.”

Privé en zakelijk

Het kan natuurlijk zijn dat je ook privé uitgaven hebt verricht vanuit je zakelijke rekening. Deze worden normaal gesproken in de boekhouding verwerkt als een vordering van de onderneming op jou persoonlijk.

Als je zzp-er bent, kan de verplichting de bankafschriften te overleggen betekenen dat je ook inzicht moet geven in je privé uitgaven. Deze kun je niet weglakken, omdat dan onduidelijk is of de administratie volledig en juist is. Dit is een van de belangrijke redenen dat het slim is een zakelijke bankrekening aan te houden.

Digitale bewaarplicht maakt controle belastingdienst minder omslachtig.

Wat mag de Belastingdienst van je vragen?

Hierboven stipten we al aan welke documenten de Belastingdienst sowieso mag inzien. Maar hoever gaat dit?

Volledige administratie

De Belastingdienst is bevoegd om je volledige administratie op te vragen. Dat is nogal wat. Want wat als je een familiebedrijf bent, dat al drie generaties actief is? Moet je dan ook de boekhouding van 1953 nog overleggen? Gelukkig niet, want de bewaarplicht duurt in de meeste gevallen “slechts” 7 jaar. Overigens mag je de administratie ook digitaal bewaren, dus je hoeft geen meters en meters aan ordners te bewaren.

Contracten

De belastinginspecteur mag alle zakelijke contracten en overeenkomsten inzien. Dit helpt hen te begrijpen welke zakelijke transacties hebben plaatsgevonden. Vaak bevat dit concurrentie-gevoelige informatie. Daarom is het goed te weten dat de Belastingdienst een geheimhoudingsplicht kent.

Bron:https://www.rijksfinancien.nl/miljoenennota/2022/1078591

Informatie over werknemers

De loon- en inkomensbelasting is voor de Nederlandse staat verreweg de grootste bron van inkomsten. In 2022 bracht deze belasting ruim € 75 mrd op (bron). Ter vergelijking: de vennootschapsbelasting leverde in dat jaar “slechts” € 25 mrd op.

Gezien het belang van de loon- en inkomstenbelasting zal het weinig verbazing oproepen dat de Belastingdienst grote interesse kan hebben in je loonadministratie en andere personeelsgerelateerde documentatie.

Urenregistratie

Voert de belastingdienst controle uit bij jou als zzp-er? Dan is er nog een document dat ze erg interessant vinden: je urenregistratie. Omdat je pas recht hebt op allerlei aftrekposten wanneer je aan het urencriterium voldoet, is het logisch dat de belastingdienst hierop controleert. Dus zorg dat je een controle op het urencriterium goed kunt doorstaan met een professionele urenregistratie.

Wat mag de Belastingdienst niet van je vragen?

De Belastingdienst bij een boekenonderzoek of belastingcontrole in principe alles in te zien. Tenminste…voor zolang dit relevant is voor de opdracht. Als ze een onderzoek uitvoeren naar je btw-aangifte mogen ze niet zomaar de bankrekening van je kinderen inzien. Net zo min mogen ze eisen dat je de bonnetjes van de boodschappen die je privé hebt betaald kunt overleggen.

De Belastingdienst mag alleen inzage in je privé administratie eisen indien ze hiervoor een goede reden hebben. Natuurlijk mogen ze wel aan de bel trekken als ze ontdekken dat je privé uitgaven op de zaak hebt gezet!

Ook mag de Belastingdienst alleen informatie opvragen die betrekking heeft op de controle die wordt uitgevoerd. Dus bij de controle van de aangifte Vennootschapsbelasting 2022 mogen ze niet zomaar een contract opvragen dat in 2024 is ondertekend. De Belastinginspecteur mag (en zal) alleen vragen naar documenten die buiten de controleperiode vallen indien hiervoor een duidelijke reden bestaat. Bijvoorbeeld het vermoeden dat je winsten onterecht in een ander boekjaar hebt laten vallen om je totale belastingbedrag te verlagen.

Verschoningsrecht

Er is eigenlijk maar één situatie waarbij je de informatieplicht terzijde mag schuiven. Dat is wanneer je een beroep doet op het verschoningsrecht. De Belastingdienst: “Dat kan alleen als de informatie die wij opvragen valt onder de vertrouwelijke betrokkenheid van die advocaat (of andere verschoningsgerechtigde).”

Een beroep op het verschoningsrecht betekent niet dat de Belasting inspecteur deze documenten nooit kan inzien. Hij kan deze informatie alsnog opeisen via de rechter.

Wat als je de gevraagde informatie niet verstrekt?

Stel dat je je niet kunt beroepen op het verschoningsrecht. Maar je hebt ook geen zin om aan de informatieplicht te voldoen. Wat zijn dan de gevolgen?

Indien de informatie nodig is om te bepalen hoeveel belasting je eigenlijk moet betalen (en je weigert die informatie te delen) zal de belastinginspecteur een schatting maken. Deze schatting is altijd aan de hoge kant. Hier kun je weliswaar bezwaar tegen maken, maar je krijgt dan wel te maken met een zwaardere bewijslast. Je moet namelijk overtuigend aantonen dat de schatting te hoog is, terwijl je bij een meer coöperatieve houding over het algemeen te maken zult hebben met een welwillende belastinginspecteur.

Bij het niet meewerken aan een controle kunnen de gevolgen ernstig zijn. Om te beginnen kan de Belastingdienst je een verzuimboete opleggen. Dat kan flink in de papieren lopen. In extreme gevallen is het zelfs mogelijk dat je met een strafblad blijft zitten…

Belastingcontrole: wees voorbereid

Nu je weet wat de Belastingdienst allemaal wel en niet kan vragen bij een boekenonderzoek is het zaak om goed voorbereid te zijn op een mogelijke controle. Gelukkig hoef je hiervoor niets te doen wat je eigenlijk toch al zou doen. Zolang je zorgt dat je administratie op orde is, je voldoet aan de bewaarplicht en bij controle eerlijk op alle vragen antwoord geeft zou er niet zoveel aan de hand moeten zijn.

Wanneer je gebruik maakt van online boekhouden zit je wat betreft de eerste twee punten goed. En je kunt onze specialisten natuurlijk altijd om ondersteuning vragen als je een adviseur nodig hebt.