Als ondernemer wil je weten waar je staat. Daarom voer je een uitgebreide administratie die je helpt terug te blikken om te leren voor de toekomst. Maar dat is niet de enige reden om je administratie te bewaren. Er bestaat namelijk een bewaarplicht voor je administratie.

Wat is de bewaarplicht

De bewaarplicht houdt in dat je bepaalde administratieve documenten gedurende een bepaalde periode moet bewaren. De Belastingdienst kan deze documenten opeisen voor controles. Dit varieert per type document, maar over het algemeen omvat het documenten zoals facturen, bonnetjes, contracten, bankafschriften, belastingaangiften en personeelsadministratie.

Bewaarplicht: hoe lang?

In Nederland gelden verschillende termijnen voor het bewaren van documenten, afhankelijk van het type document. Zo moeten bijvoorbeeld facturen en bonnetjes minimaal zeven jaar worden bewaard, beginnend vanaf het moment dat ze hun actualiteitswaarde hebben verloren. Soms, bijvoorbeeld bij facturen die te maken hebben met onroerende zaken, is de minimale bewaartermijn zelfs tien jaar.

In een eerder artikel lees je meer over de bewaarplicht.

Het niet voldoen aan de bewaarplicht kan leiden tot boetes en andere juridische consequenties, dus het is belangrijk om je hieraan te houden en eventueel advies in te winnen.

Hoe zorg je dat je voldoet aan de digitale bewaarplicht administratie?

Vroeger had je minstens een extra kamer vol met ordners nodig om te voldoen aan je bewaarplicht. Het was geen uitzondering dat bedrijven voor elk boekjaar drie of vier ordners met verkoopfacturen én dezelfde hoeveelheid inkoopfacturen op de schap hadden staan.

Gelukkig is dát niet meer nodig. Je kunt namelijk ook op digitale wijze aan je bewaarplicht voldoen. Bijvoorbeeld door elke factuur in te scannen en op te slaan op de cloud. Maar het kan nog makkelijker: met digitaal boekhouden worden al je bonnen en facturen automatisch opgeslagen, waardoor je -zonder enige moeite- voldoet aan je digitale bewaarplicht. Bovendien maakt online boekhouden je administratie veel inzichtelijker.

Met online boekhouding voldoe je aan alle regels en hou je meer tijd over om te doen waar je goed in bent: ondernemen!