De jaarrekening is voor veel ondernemers een lastig onderwerp. Wat moet er instaan? Wat zijn de groottecriteria voor de jaarrekening? En gaan we de wettelijke termijn voor het deponeren van de jaarrekening halen? Webministratie legt uit.

De jaarwisseling is voorbij. De champagnefles ligt al in de glasbak, de oliebollen zijn opgeruimd en als ondernemer kijk je vooruit naar een nieuw jaar waarin je allerlei plannen wilt uitvoeren. Toch ligt 2023 nog niet helemaal achter ons. Het is immers tijd voor de jaarafsluiting.

Wat is de jaarrekening?

De jaarrekening is een financieel verslag dat een overzicht biedt van de financiële situatie en prestaties van een onderneming gedurende een specifiek boekjaar . Het bevat belangrijke informatie over de financiële positie, de resultatenrekening en de kasstromen van een bedrijf. De jaarrekening is bedoeld voor zowel interne als externe belanghebbenden en speelt een cruciale rol bij het evalueren van de financiële gezondheid en prestaties van een onderneming.

De belangrijkste twee onderdelen van de jaarrekening zijn:

1. Balans: De balans een overzicht van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen van een onderneming op een specifieke datum. De balans laat zien hoe de activa (zoals eigendommen en geldmiddelen) gefinancierd zijn, namelijk door schulden of het eigen vermogen. In de jaarrekening neem je in ieder geval de balans van 1 januari en van 31 december van het boekjaar op.
2. Resultatenrekening (of winst- en verliesrekening): Dit overzicht toont de inkomsten, kosten en het uiteindelijke resultaat van een onderneming gedurende het boekjaar. Het laat zien of het bedrijf winst of verlies heeft geleden in die periode.

Al naar gelang de grootte van de organisatie moet de jaarrekening meer (of minder) informatie bevatten.

Je bent niet verplicht een accountant of boekhouder in te schakelen voor de jaarrekening. Maar het heeft wel meerwaarde.

Wie moet een jaarrekening maken?

Het maken van een jaarrekening is verplicht voor bedrijven met rechtspersoonlijkheid, zoals de BV en de NV. Ook corporaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn wettelijk verplicht een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Eenmanszaken en vennootschappen onder Firma hoeven de jaarrekening niet te deponeren. Toch kan het soms nodig zijn een jaarrekening op te stellen, bijvoorbeeld in het kader van een leningaanvraag bij de bank.

Moet je een jaarrekening laten maken?

Voor de meeste bedrijven is het niet verplicht een accountant of professionele boekhouder in te schakelen voor het maken van de jaarrekening. Alleen grote ondernemingen zijn verplicht de jaarrekening te laten controleren door een accountant.

De ervaring leert echter dat het inschakelen van een professional duidelijk meerwaarde heeft. Niet alleen hebben de meeste ondernemers geen zin in het maken van de jaarrekening, ook missen ze vaak de benodigde kennis. Bovendien kan een professional de ondernemer wijzen op fiscale regelingen en andere mogelijke voordelen.

Wat moet er in de jaarrekening staan

De groottecriteria bepalen wat in de jaarrekening moet worden opgenomen. Hierbij zijn drie criteria bepalend: het totaal van alle activa, de netto-omzet en het aantal medewerkers.

Groottecriteria jaarrekening: soms best wat rekenwerk

Wanneer een onderneming twee jaar achter elkaar voldoet aan twee van de drie groottecriteria voor de jaarrekening, valt de onderneming in de betreffende categorie.

Voorbeeld 1:
De onderneming heeft in 2023 een omzet geboekt van € 950.000. In 2022 was de omzet € 975.000. De totale activa bedroegen € 650.000 (2022) en € 600.000 (2023), terwijl het aantal personeelsleden in beide jaren 8 bedroeg.

De onderneming voldoet in 2022 én 2023 aan twee criteria voor “Klein” (omzet en activa).

Voorbeeld 2:
Een onderneming heeft in 2022 en 2023 200 mensen in dienst. De totale waarde van de activa bedraagt in 2022 € 8 mln en in 2023 € 7 mln. De omzet is echter wel gestegen, van € 14,5mln in 2022 naar € 15,4 mln in 2023.

In beide jaren is de onderneming wat betreft het aantal medewerkers een middelgroot bedrijf. Echter, doordat de omzet en het activa totaal beide afnemen, wordt niet aan twee van de drie criteria voor middelgroot voldaan. De onderneming wordt in 2023 aangemerkt als “Klein”.

Inhoud van de jaarrekening op basis van grootte

Micro-organisaties hoeven jaarlijks alleen de (beperkte) balans te publiceren,terwijl kleine organisaties kunnen volstaan met een verkorte balans en toelichting.

Voor bedrijven die middelgroot zijn, gelden meer eisen. Zij moeten ook een bestuursverslag indienen, waarin ze terugblikken op het voorbije jaar en vooruitzien naar de toekomst. Daarnaast moeten ze een enigszins vereenvoudigde balans en resultatenrekening indienen, die is voorzien van een uitgebreide toelichting. Ook is een accountantsverklaring verplicht en moet het bedrijf inzicht geven in het aantal winstbewijzen en de regelingen rondom de bestemming van de winst of het verlies.

Grote bedrijven moeten een uitgebreide jaarrekening deponeren, inclusief accountantsverklaring. De balans, de resultatenrekening en de toelichting moeten bijzonder uitgebreid zijn. Daarnaast moet de jaarrekening inzicht geven in de manier waarop aandelen zijn verdeeld, wie bijzondere zeggenschap heeft, waar het bedrijf vestigingen heeft en hoe het resultaat wordt verwerkt.

jaarrekening

Wanneer moet de jaarrekening gepubliceerd worden

Je bent niet alleen verplicht een jaarrekening te deponeren (publiceren), je bent ook gebonden aan een wettelijke termijn voor het deponeren van de jaarrekening.

Allereerst moet de jaarrekening uiterlijk 8 dagen nadat deze is vastgesteld bij de Kamer van Koophandel worden gedeponeerd. Daarnaast gelden enkele termijnen rondom het deponeren van de jaarrekening die afhankelijk zijn van de onderneming.

Voor alle bedrijven geldt dat de jaarrekening binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd moet zijn. Daarnaast geldt, voor de BV dat:

• Het bestuur binnen vijf maanden na afsluiting van het boekjaar de jaarrekening opstelt en voorlegt aan de aandeelhouders (hiervoor mag door de Algemene vergadering van Aandeelhouders, AvA, 5 maanden uitstel worden verleend)
• De jaarrekening wordt binnen 2 maanden nadat deze is opgesteld, door de aandeelhouders vastgesteld.

In de praktijk is voor de meeste BV’s de uiterlijke termijn voor het deponeren van de jaarrekening dus 9 augustus:

1 januari + 5 maanden = 31 maart jaarrekening opgesteld

31 maart + 2 maanden = 31 juli jaarrekening vastgesteld

31 juli + 8 dagen = 8 augustus jaarrekening gedeponeerd.

Wat als je de termijn voor het deponeren van de jaarrekening niet haalt?

Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening is een economisch delict. Je kunt hiervoor een boete krijgen van maximaal € 22.000. Ernstiger zijn de gevolgen wanneer je onderneming failliet zou gaan. In dat geval kan de leidinggevende aansprakelijk worden gesteld voor de schade (bestuurdersaansprakelijkheid).

Geconsolideerde jaarrekening

Bestaat je onderneming uit verschillende BV’s, bijvoorbeeld omdat je meerdere winkels hebt die elk in een aparte BV zitten? Dan kun je een geconsolideerde jaarrekening opstellen. Dit is een groepsjaarrekening op het niveau van de hoogste BV (de moeder).

In België is een geconsolideerde jaarrekening verplicht wanneer de holding minimaal 51% van de aandelen in de dochter bezit. In Nederland geldt een vrijstelling voor personal holdings en voor micro- en kleine-ondernemingen.

Wanneer je een geconsolideerde jaarrekening deponeert, hoeven de dochters geen eigen jaarrekening te deponeren indien:

• De holding zich aansprakelijk stelt voor de schulden van de dochter
• De dochter hiermee (jaarlijks) instemt

Laat de jaarrekening maken door een professional

Begint het je al een beetje te duizelen? Begrijpelijk, want als je er niet dagelijks mee bezig bent zijn de regels rondom de jaarrekening erg complex. Gelukkig staat Webministratie voor je klaar. Laat ons je jaarrekening opstellen, zodat je voldoet aan alle wettelijke eisen, inclusief de termijn voor het deponeren van de jaarrekening.