In het artikel over factuurvereisten schreven we al dat elke factuur een factuurdatum moet vermelden. Maar wat is eigenlijk de juiste datum? Wanneer factureren?  Mag u de factuurdatum zelf kiezen, of zijn daar regels over? Moet u binnen een bepaalde wettelijke termijn de factuur sturen?

Laten we de vraag eerst een beantwoorden vanuit het Gezond Boeren Verstand: u stuurt de factuur natuurlijk zo snel mogelijk. Want hoe langer u wacht met het versturen van de factuur, hoe langer het duurt voor u voor uw harde werk betaald wordt. Het is dus niet meer dan logisch dat u een factuur stuurt zodra dat, conform de afspraken die u met uw klant heeft gemaakt, mag.

Wettelijke termijn factuur sturen

Men zou kunnen betogen dat de harde bovengrens wordt bepaald door de verjaringstermijn. Wanneer de verjaringstermijn van een vordering verjaard is, kan deze niet meer “in rechte worden afgedwongen”. Dat betekent dat u een debiteur die weigert te betalen vrijuit gaat.

De standaard verjaringstermijn volgens Nederlands recht is 20 jaar, maar in artikel 3:307 van het Burgerlijk Wetboek is geregeld dat een “rechtsvordering tot nakoming van een verbintenis uit overeenkomst tot een geven of een doen verjaart door verloop van vijf jaren na de aanvang van de dag, volgende op die waarop de vordering opeisbaar is geworden”.

Of de verjaringstermijn nu 20 jaar is, of 5 jaar….in de praktijk maakt dat natuurlijk niets uit. Want geen enkele ondernemer zal (bewust) jarenlang wachten met het versturen van een factuur.

Wel goed om te weten: ook nadat de factuur verstuurd is kan uw vordering nog verjaren. Normaal gesproken zal een factuur verjaren wanneer:

• 5 jaar is verstreken vanaf de voorgeschreven betalingstermijn
• Bij particulieren:
  • Bij de verkoop van producten: 2 jaar nadat de betalingstermijn is verlopen
  • Bij de verkoop van diensten: 5 jaar nadat de betalingstermijn is verlopen

Valt er iets te doen te doen aan verjaring?

“Verjaring” is ooit bedacht om mensen rechtszekerheid te bieden en mensen te beschermen tegen verrassingen die voortkomen uit een ver, ver, verleden. Het zou raar zijn als het fenomeen “verjaring” mensen zou belonen voor bewust wanbetalen.

Daarom geldt de verjaringstermijn alleen voor zover u geen moeite heeft gedaan om de vordering te innen. Met een (aangetekende) brief kunt u de verjaringstermijn “stuiten”. De teller wordt dan op nul gezet en de verjaringstermijn begint weer opnieuw.

Wettelijk termijn factuur sturen volgens andere wetgeving

In het artikel over factuurvereisten gingen we diep in op de btw-regels rondom de facturatie. Hoewel deze regels strikt genomen geen wet zijn (en dus geen wettelijke termijn stellen aan het sturen van een factuur) hebben ze in de praktijk wél hetzelfde effect als een wet.

De Belastingdienst eist dat u uiterlijk de 15^e dag van de maand volgend op de levering een factuur moet sturen.

Voorbeeld 1: U levert een pallet auto-onderdelen aan een Garagebedrijf. De goederen worden op 1 januari 2023 geleverd. U hebt dan tot uiterlijk de 15^e dag van de maand erna de tijd om een factuur te sturen. De uiterste factuurtermijn is dus 15 februari 2023.

Voorbeeld 2: Op 30 januari levert u nog een pallet onderdelen aan hetzelfde Garagebedrijf. Ook dan heeft u tot de 15^e dag van de maand erna. De wettelijke termijn voor het sturen van de factuur is ook hier 15 februari 2023.

Voorbeeld 3: U bent zzp-er en levert een onderneming marketingondersteuning. In januari 2023 heeft u gemiddeld 8 uur per week voor deze klant gewerkt. Deze uren kunt u factureren tot de 15^e dag van de maand erna. De uiterste factuurtermijn is dus 15 februari 2023.

Voorschotfactuur en eindfactuur

De wettelijke termijn zoals de Belastingdienst deze heeft bepaald is bedoeld om te voorkomen dat de fiscus btw misloopt. Er is geen enkele regel die stelt dat het niet toegestaan is eerder een factuur uit te reiken, het hele bedrag vooraf te factureren.

Het sturen van een voorschotfactuur is dan ook op elk moment toegestaan, zolang uw klant er mee akkoord is.

Hou er rekening mee dat een voorschotfactuur gewoon aan de normale factuurvereisten moet voldoen. Ook de wijze btw moet worden berekend zoals op een reguliere factuur. Als u normaal gesproken 21% btw rekent, doet u dit nu ook. En als u normaal de btw-verleggingsregeling zou gebruiken, doet u dit ook bij een voorschotfactuur.

Dat u vrij bent om vooraf te factureren middels een voorschotfactuur is fijn. Maar aan de eindfactuur hangt wel de normale wettelijke termijn. Deze eindfactuur moet uiterlijk de 15^e dag van de maand ná het afronden van de prestatie aan de klant zijn verstuurd.

Uiteraard moeten de voorschotfactuur en de eindfactuur aansluiten op de gemaakte afspraken. Op de eindfactuur neemt u de totale levering op, waarna de reeds betaalde voorschotten in aftrek worden gebracht.

Voorbeeld: U heeft een klein reisbureau. Een klant boekt bij u een vakantie met een waarde van € 2.000. De klant gaat akkoord met een aanbetaling van 25%.

Direct na het sluiten van de overeenkomst stuurt u de klant een factuur voor een aanbetaling (voorschot) van € 500. Drie weken voor de vertrekdatum stuurt u de klant een nieuwe factuur. Hierop vermeldt u de volledige reissom van € 2.000, verminderd met het betaalde voorschot van € 500. Onder de streep staat een bedrag “nog te betalen” van € 1.500.

Wanneer factuur versturen bij vooraf factureren?

Wilt u dat uw klant betaalt voordat u tot levering overgaat? Dan mag u, mits overeengekomen, een factuur sturen zodra de handtekening onder de overeenkomst is gezet.

Het spreekt voor zich dat bij vooraf factureren de wettelijke termijn voor het sturen van de factuur niet relevant is. Immers, deze termijn verloopt pas ná de levering. En vooraf factureren gaat ervan uit dat de klant eerder betaalt. Bij vooraf factureren is het verstandig de factuur zó vroeg te verzenden dat de vervaldatum eerder is dan de overeengekomen leveringsdatum.

Wanneer factureren als de klant ontevreden is?

Het komt natuurlijk wel eens voor dat een klant ontevreden is met het geleverde. Niet vaak, gelukkig, maar toch. Bijvoorbeeld wanneer iemand van 8 producten 100 stuks besteld, maar na levering ontdekt dat van één specifiek product geen 100, maar 50 stuks geleverd zijn.

U bent dan wellicht van mening dat er sprake is van een levering. Dus zou u, conform de wettelijke termijn, een factuur sturen vóór de 15^e van de volgende maand moeten sturen. Uw klant meent echter dat pas geleverd is zodra álle bestelde goederen ontvangen zijn.

Moet u nu een factuur sturen, of niet?

In het ideale geval heeft u hierover afspraken met uw klant gemaakt. Bijvoorbeeld dat u deelleveringen apart kunt factureren. U mag dan een factuur sturen voor de geleverde producten, terwijl u de nazending van 50 stuks later apart factureert.

Is er niets afgesproken? Dan is het slim om een factuur te sturen over de gehele bestelling en tegelijkertijd het gesprek met de klant aan te gaan. Zo voorkomt u dat u per ongeluk vergeet te factureren (en de verjaringstermijn begint te lopen). Bent u bang dat dit de relatie met de klant schaadt? Dan stuurt u inderdaad zo snel mogelijk na de gedeeltelijke levering een deelfactuur.

Conclusie

Wanneer een factuur sturen? Het is een simpele vraag, met een simpel antwoord: zo snel mogelijk, maar uiterlijk 15 dagen in de maand ná de levering.

PS: vergeet de factuur niet goed op te bergen. In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.