Veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding zijn makkelijk te voorkomen. Speciaal voor de (startende) ondernemer bespreken we veel voorkomende beginnersfouten in de boekhouding, én hoe je deze kunt voorkomen.

Als starter komt er veel op je af. Je bent nog druk bezig klanten binnen te halen en je moet de markt veroveren. De boekhouding? Die doe je er wel even bij. En dáár gaat het vaak mis.

Niet omdat ondernemers dom zijn of onzorgvuldig. Maar er zijn niet voor niets opleidingen tot boekhouder. Het is een vak apart. En het is niet het vak waar jij voor gekozen hebt. Maar een paar basisregels kennen, en de meest voorkomende valkuilen vermijden, kan je achteraf heel veel kopzorgen, naheffingen en gedoe schelen.

Dit zijn de fouten die we het vaakst zien bij starters.

1. Zakelijk en privé door elkaar halen

Dit is veruit de meest gemaakte fout. Je bent net gestart, je hebt nog geen zakelijke rekening, en dus betaal je die printer even met je privérekening. Of je tankt zakelijk en betaalt van je privérekening omdat het handiger uitkomt. Geen punt toch?

Toch wel. Als zakelijke en privéuitgaven door elkaar lopen, is het achteraf een crime om alles te reconstrueren. De Belastingdienst wil een heldere, controleerbare administratie zien. Dat een transactie klopt is één ding, maar je moet het richting de Belastingdienst wél kunnen aantonen. Lukt dat niet? Dan kan het zomaar zijn dat die dure investering wordt gezien als een privé uitgave, waardoor je allerlei fiscale voordelen misloopt.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Open vandaag nog een zakelijke bankrekening. Laat alle zakelijke inkomsten en uitgaven via die rekening lopen. Privégeld is privégeld, zakelijk geld is zakelijk geld. Zo simpel is het.

2. Bonnetjes en facturen niet bewaren

Je hebt iets gekocht voor de zaak. De bon gooi je weg of laat je in de auto liggen tot hij vervaagt. Klinkt herkenbaar? Dan ben je niet de enige.

Het probleem: zonder bonnetje kun je de kosten niet aftrekken. Ook mag je de btw alleen terugvragen wanneer je een bon of factuur (op naam van de zaak) hebt. Bovendien is er een bewaarplicht: De Belastingdienst kan je vragen om uitgaven aan te tonen tot zeven jaar terug.

Bonnetjes weggooien =  geld weggooien. Zonde.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Scan of fotografeer bonnetjes direct na aankoop. De meeste moderne online boekhoudpakketten hebben een app waarmee je een foto maakt en de bon direct inschiet in je administratie. Zo ben je er in tien seconden vanaf en is alles netjes bewaard.

3. De btw vergeten in te calculeren

De meeste veelvoorkomende fouten in de boekhouding zijn makkelijk te voorkomen

Je stuurt een offerte van €1.000. De klant gaat akkoord. Maar je bent vergeten dat je btw moet berekenen.  En dat die btw niet jouw geld is, maar van de Belastingdienst. Je geeft het uit. En aan het eind van het kwartaal staat er een aanslag van €210 open om te betalen.

Dit is een van de meest pijnlijke beginnersfouten. Btw is een doorlooppost: je int het namens de overheid en draagt het weer af. Het is nooit jouw geld.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Zorg dat je altijd exclusief btw rekent. De btw moet op de factuur apart vermeld staan. En zet het bedrag dat je int meteen apart op een spaarrekening, zodat je niet voor verrassingen staat als de het tijd is voor de btw-aangifte.

4. Te laat factureren

Je hebt het werk gedaan. De klant is tevreden. Maar je stuurt de factuur pas weken later, omdat je het druk had. Of omdat je het gewoon niet leuk vindt om te doen.

Het gevolg: je hebt een hoop werk gedaan, waar je niet voor betaald krijgt.

Bovendien: hoe langer je wacht met factureren, hoe groter de kans dat er discussie ontstaat over wat er precies geleverd is. Bovendien kan een vordering verjaren, al duurt dat bij zakelijke facturen doorgaans vijf jaar.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Factureer zo snel mogelijk na levering, bij voorkeur dezelfde dag of dezelfde week. Stel desnoods een terugkerende herinnering in je agenda in. Een snelle factuur is niet opdringerig, het is professioneel.

5. Geen onderscheid maken tussen kosten en investeringen

Je koopt een laptop van €1.400. Dat boek je als kosten in dit jaar. Klaar! Toch?

Helaas, zo werkt het niet. Activa die langer dan een jaar meegaan en boven een bepaalde drempelwaarde uitkomen, moeten worden geactiveerd op de balans. Daarna schrijf je ze af over meerdere jaren.

Dit heeft directe gevolgen voor je winst- en verliesrekening én voor je belastingaangifte. Als je een investering verkeerd boekt, kloppen je cijfers niet. En je aangifte dus ook niet.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Leer het onderscheid kennen tussen kosten (eenmalig, direct ten laste van de winst) en investeringen (duurzame activa, meerdere jaren afschrijven). Twijfel je? Vraag het je boekhouder. Het is een kleine vraag die grote fouten voorkomt.

Bijkomend voordeel: wanneer je investeringen op de balans zet, kom je misschien in aanmerking voor investeringsaftrek.

6. De administratie maandenlang laten liggen

Voorkom veelvoorkomende fouten in de boekhouding

We snappen het: je hebt het druk. En de administratie is niet bepaald je hobby. Dus denk je: “Ik doe het wel aan het einde van het kwartaal.” En voor je het weet is het december en heb je negen maanden aan bonnetjes, bankafschriften en facturen die verwerkt moeten worden. Dan ben je een weekend kwijt. Minstens.

Achterstanden in de boekhouding zijn een risico voor je bedrijf. Je hebt geen actueel inzicht in je cashflow, je mist misschien betalingstermijnen bij leveranciers, en als er een belastingcontrole komt, heb je een probleem.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Plan wekelijks een vast moment in om je administratie te doen. Bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, of juist op maandagochtend als je nog fris bent van het weekend Kleine beetjes, regelmatig. Dan is de boekhouding nooit een berg waar je tegenop ziet.

7. Niet weten welke kosten aftrekbaar zijn

Veel starters laten geld liggen omdat ze niet weten wat ze mogen aftrekken. Of ze trekken juist dingen af die niet mogen. Dat geeft problemen bij een controle.

Je mag alleen zakelijke kosten aftrekken, mits deze redelijke verhouding staan tot de bedrijfsactiviteiten. Een werkplek thuis kan gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Een zakelijke lunch soms wel, soms niet. Een nieuw pak? Bijna nooit. De regels zijn genuanceerd en veranderen ook nog eens regelmatig.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Een goed startpunt is de website van de Belastingdienst, waar de aftrekposten voor ondernemers worden uitgelegd. Maar voor jouw specifieke situatie is een boekhouder die je kent en begrijpt onvervangbaar.

8. Vergeten je in te schrijven bij de KvK (of te laat doen)

Dit is niet echt een boekhoud-fout, maar we noemen hem toch even. We merken namelijk dat dit best vaak fout gaat. Wie een bedrijf start, is verplicht zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Doe je dat niet, dan ben je strafbaar. De boete kan oplopen tot € 22.500!

Bovendien: zonder KvK-nummer kun je geen geldige facturen sturen (je btw-nummer en KvK-nummer zijn wettelijk verplichte vermeldingen op een factuur), en kom je niet in aanmerking voor ondernemersaftrek.

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Schrijf je in vóórdat je je eerste factuur stuurt. Inschrijven bij de KvK kost een eenmalig bedrag en gaat tegenwoordig snel en eenvoudig online.

9. Geen financieel buffer opbouwen

De winst- en verliesrekening vertelt je hoeveel geld je eigenlijk verdient. (Afb: Stevepb via Pixabay)

Als ondernemer heb je geen werkgever die je salaris doorbetaalt als het een keer tegenvalt. Er is geen loondoorbetaling bij ziekte, geen transitievergoeding, geen dertiende maand. Je bent zelf verantwoordelijk voor je financiële buffer. En vergeet niet dat je ook wel eens op vakantie wilt. Die week naar de zon is een week waarin je niets verdient.

Veel starters geven alles wat binnenkomt direct uit. Totdat er een grote belastingaanslag komt, een klant laat betaalt, of er simpelweg een rustige maand is. Oei!

Hoe voorkom je deze veelgemaakte beginnersfouten in de boekhouding?

Zet elke maand een vast percentage van je omzet opzij. Een gangbare vuistregel: spaar 30% van je winst voor belasting en onvoorziene uitgaven. Meer mag altijd.

10. Denken dat een jaarrekening alleen voor grote bedrijven is

“Ik ben maar een zzp’er, ik hoef toch geen jaarrekening te maken?” Dat klopt, formeel. Juridisch gezien ben je als eenmanszaak niet verplicht een volledige jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Maar een interne jaarrekening opstellen is voor iedereen zinvol.

Een jaarrekening geeft je inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Wat heb je verdiend? Wat heb je uitgegeven? Hoe staat je bedrijf er financieel voor? Die vragen zijn voor een zzp’er net zo relevant als voor een bv met tien medewerkers. En als je ooit een lening wilt aanvragen, een zakelijke huurovereenkomst wilt sluiten, of je bedrijf wilt verkopen, is een nette jaarrekening onmisbaar.

De belangrijkste les: begin goed, dan hoef je niet te repareren

Wij, als administratiekantoor, zijn dol op boekhouding. Maar voor ondernemers is de boekhouding vaak een moetje. Dat weten we.

Wat nog minder leuk is dan het goed bijhouden van de boekhouding? Een slecht bijgehouden (niet kloppende) boekhouding. Zeker als je er achteraf mee moet worstelen of als de Belastingdienst voor de deur staat. Volg vanaf het begin de basisregels en bespaar jezelf een hoop stress.

Heb je er écht geen zin in? Je kunt de boekhouding laten doen door iemand die er wél lol in heeft?