Boekhouder of accountant, wat is het verschil en wat heb jij als ondernemer nodig? Ontdek het verschil in opleiding, taken en kosten, en leer wanneer je welke kiest

Je hebt ooit voor het ondernemerschap gekozen omdat je goed bent in je vak. Je hebt gekozen voor de vrijheid die het ondernemerschap met zich meebrengt. Je wilt je eigen koers bepalen en zelf de besluiten nemen. Je hebt in ieder geval niet voor het ondernemerschap gekozen omdat je dol bent op het doen van btw-aangiftes. Of vanwege jouw passie voor de kleine investeringsaftrek (KIA). Tenzij je een eigen administratie- of accountancykantoor hebt, natuurlijk. Maar in dat geval ga je in dit artikel weinig nieuws leren.

Nee, administratie is niet jouw ding. Dus heb je daar een specialist voor nodig. Bij voorkeur iemand die er niet alleen voor zorgt dat je administratie voldoet aan alle wet- en regelgeving, maar ook iemand die met je meedenkt en je wijst op mogelijke fiscale en financiële kansen die je zelf nog niet gezien had.

Je hebt een boekhouder of accountant nodig.

Die twee termen worden regelmatig door elkaar gebruikt. Zelfs mensen die zelf al jaren in het vak zitten gebruiken de termen door elkaar. Dus dan zal het wel hetzelfde zijn, toch? Niet helemaal. Er is echt wel verschil tussen een boekhouder en een accountant. Maar wát is dat verschil dan? En waarom zou het jou iets moeten kunnen schelen?

Het beroep van accountant en boekhouder zijn twee heel verschillende beroepen, met een eigen opleiding, eigen bevoegdheden en een eigen manier van werken. In dit artikel leggen we het verschil uit, zodat jij precies weet wat je kunt verwachten. En natuurlijk helpen we je ook bepalen welk van de twee jij nodig hebt.

De titel: beschermd of niet?

Dit is misschien wel het meest opvallende verschil. De titel accountant is bij wet beschermd. Je mag jezelf alleen accountant noemen als je een erkende opleiding hebt afgerond én bent ingeschreven bij de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Doe je dat niet maar noem je jezelf toch accountant? Dan is dat strafbaar.

De titel boekhouder is vrij. In principe mag iedereen zich boekhouder noemen, ook zonder diploma of opleiding. Dat klinkt misschien alarmerend, maar in de praktijk zijn de meeste boekhouders gewoon goed opgeleid. Zorg wel dat je controleert of je boekhouder weet wat hij doet. Vraag om diploma’s te overleggen en kijk of je bij bestaande klanten kunt navragen of de boekhouder zijn vak verstaat.

Opleiding en certificering van boekhouder en accountant

Er bestaat een groot verschil in opleiding tussen boekhouder en accountant

De opleiding tot boekhouder is in de meeste gevallen een mbo-opleiding op niveau 4, zoals Business Administration and Control Specialist. Er zijn ook boekhouders met een hbo-achtergrond in financiën of bedrijfseconomie. Een formele certificering is niet verplicht, maar veel boekhouders kiezen er wel voor om zich aan te sluiten bij een beroepsorganisatie (bijvoorbeeld de NOAB), juist om hun vakmanschap aan te tonen.

Lidmaatschap van de beroepsorganisatie is niet verplicht, maar kost wel elk jaar een aardig bedrag. Daarom kiezen niet alle boekhouders ervoor zich in te schrijven. Dit zegt echter niets over hun vakbekwaamheid. Een boekhouder die niet is ingeschreven kan zelfs beter gekwalificeerd zijn dan iemand die wél is ingeschreven.

Een accountant heeft een aanzienlijk zwaardere opleiding achter de rug. De basis is een hbo- of wo-opleiding Accountancy. Maar daarmee ben je nog geen accountant. Na de basisopleiding volgt een post-initiële opleiding. Deze is verplicht.

Pas wanneer iemand de post-initiële opleiding (succesvol) heeft afgerond én de kersverse accountant is ingeschreven in het accountantsregister, mag hij of zij de officiële titel voeren.

In Nederland zijn er twee erkende accountantstitels: RA (Registeraccountant) en AA (Accountant-Administratieconsulent). Beide titels staan voor een hoog kennisniveau en zijn gebonden aan strikte gedragsregels en permanente educatie.

Wat doet een boekhouder voor jou?

De term boekhouder laat zich letterlijk vertalen in de dagelijkse werkzaamheden: het bijhouden van de boeken.

Hij richt zich op de dagelijkse financiële administratie van jouw bedrijf. Zeg maar, het saaie werk waar je zelf liever niet mee bezig bent.

Denk aan het verwerken van facturen, het bijhouden van de bankafschriften, het opstellen van de btw-aangifte en (als je personeel hebt) het in orde houden van je loonadministratie. Kortom: alles wat nodig is om je boekhouding netjes en actueel te houden.

Jij richt je op het ondernemen, wetende dat je boekhouder of accountant de administratie in orde houdt.

De samenwerking met een boekhouder is vaak informeel en praktisch. Je stuurt regelmatig je bonnetjes, facturen en bankgegevens op (tegenwoordig vaak digitaal via online boekhoudsoftware zoals Exact Online) en de boekhouder verwerkt alles. Veel boekhouders zijn laagdrempelig bereikbaar en denken mee over praktische zaken zoals kleine belastingvragen of het aanvragen van subsidies.

Voor de meeste zzp’ers en kleine mkb’ers is een boekhouder meer dan voldoende. De kosten liggen een stuk lager dan bij een accountant, en voor het dagelijkse financiële beheer heb je die extra expertise vaak niet nodig.

Wat doet een accountant voor jou?

Een accountant gaat een stap verder. Naast administratief werk biedt een accountant ook diensten die een boekhouder simpelweg niet mag uitvoeren. Het bekendste voorbeeld is de accountantsverklaring: een officieel oordeel over de jaarrekening van een bedrijf. Grotere bedrijven zijn wettelijk verplicht zo’n verklaring te hebben, maar voor een zzp’er of klein mkb-bedrijf is dat zelden aan de orde.

Accountants houden zich ook bezig met fiscale advisering op een hoger niveau, bedrijfsovernames, due diligence, risicobeheer en strategisch financieel advies. Ze kijken niet alleen naar wat er is, maar ook naar wat er zou moeten zijn.

De samenwerking met een accountant is dus heel anders dan die met de boekhouder. Waar een boekhouder meer uitvoerend te werk gaat, heeft een accountant vaker een adviserende rol. Je zult de accountant ook een stuk minder vaak spreken. De gesprekken die je voert, gaan echter een stuk dieper. Waar de boekhouder vooral uitgaat van de huidige praktijk, waarbij hij praktische adviezen kan geven, zal het gesprek met de accountant over langetermijnplannen, fiscale strategieën en dingen als structuren gaan. Misschien is het wel slim om een extra BV op te richten. Of juist bepaalde bedrijfsactiviteiten anders in te richten.

Wanneer heb je een accountant nodig?

Voor de meeste ondernemers die net starten of een relatief eenvoudig bedrijf runnen, is een boekhouder de logische keuze. Pas als je bedrijf groeit, je jaarrekening wettelijk gecontroleerd moet worden, of als je voor grote financiële beslissingen staat wordt een accountant relevant. En met een grote financiële beslissing hebben we het niet over de aankoop van een nieuwe machine of bestelbus, maar over dingen als een bedrijfsovername of een aanvraag voor externe financiering

Twijfel je? Een goede boekhouder zal je zelf doorverwijzen naar een accountant op het moment dat jouw situatie daarom vraagt. Zover zijn de meeste kleine ondernemers overigens nog lang niet. De wettelijke verplichting om een accountant je jaarrekening te laten controleren komt pas in beeld als je 2 uit 3 scoort op de volgende criteria:

• Omzet hoger dan € 15 miljoen
• Balanstotaal hoger dan € 7,5 miljoen
• 50 medewerkers (of meer)

Online boekhouden: steeds meer zelf doen

Boekhouder gaat met zijn tijd mee. Niet meer handgeschreven in een echt boek, maar via online boekhoudsoftware

Er is nog een ontwikkeling die het onderscheid tussen boekhouder en accountant  steeds meer beïnvloedt: online boekhouden. Moderne boekhoudprogramma’s zoals Exact Online zijn zo gebruiksvriendelijk geworden dat je als ondernemer een groot deel van je administratie prima zelf kunt bijhouden. Zónder dat je er de hele zondagavond hoeft op te offeren.

Denk aan het automatisch inlezen van bankafschriften, het eenvoudig scannen en verwerken van facturen, of het met een paar klikken opstellen van je btw-aangifte. Wat vroeger uren handmatig werk kostte, gaat nu grotendeels vanzelf.

Dankzij online boekhoudsoftware hoef je de boekhouder of accountant dus veel minder uren in te schakelen. Je hebt ze nu eigenlijk alleen nog nodig voor het specialistische werk, zoals de eindcontrole van je jaarrekening (ook indien je niet controleplichtig bent) of fiscale vragen.

Dat scheelt flink in de kosten. En het geeft jou als ondernemer ook meer inzicht in je eigen cijfers, zodat je beter weet waar je financieel staat.

Benieuwd hoe je dat aanpakt? Op Webministratie.nl vind je praktische informatie over hoe je als ondernemer slim gebruik maakt van online boekhoudtools. Houd de regie in eigen handen en de kosten laag.

Conclusie

Een boekhouder en een accountant lijken op het eerste gezicht hetzelfde, maar zijn dat zeker niet. Een boekhouder zorgt voor een nette, actuele administratie en is voor de meeste kleine ondernemers de beste keuze. Een accountant voegt daar meer complexe en wettelijk beschermde diensten aan toe, zoals het afgeven van een accountantsverklaring of strategisch financieel advies.

Als zzp’er of kleine mkb’er heb je die extra diensten in de meeste gevallen niet nodig. Een goede boekhouder is voor jouw situatie doorgaans prima. En met moderne online boekhoudtools kun je een groot deel van het werk bovendien gewoon eenvoudig zelf doen, wat je tijd en geld bespaart.