De balans en de winst- en verliesrekening staan centraal in je rapportages en je jaarrekening. Voor de leek zien ze er misschien hetzelfde uit: een stel getallen onder elkaar. Maar de balans en je winst- en verliesrekening vertellen twee heel verschillende verhalen over je bedrijf.

In dit artikel leggen we het verschil uit, zonder er al te ingewikkeld over te willen doen.

Twee rapporten, twee vragen

Uit de balans of de winst- en verliesrekening kun je al heel veel informatie halen. Maar als je slechts één van beide leest, krijg je niet het gehele verhaal. De balans en de winst- en verliesrekening vullen elkaar aan. Waarom? Omdat ze twee verschillende vragen beantwoorden.

De balans beantwoordt de vraag wat je bedrijf bezit en welke schulden er te betalen zijn. Je winst- en verliesrekening vertelt je hoeveel je bedrijf heeft verdiend en hoe het is uitgegeven.

In vakjargon wordt ook wel gezegd dat een balans een momentopname is op een bepaald moment (de balansdatum), terwijl je winst- en verliesrekening laat zien wat er in een bepaalde periode is gebeurd. Je kunt de balans dus beschouwen als een foto, terwijl je winst- en verliesrekening een film is.

De balans: een foto van je bedrijf

Stel je voor dat je op één moment even stilstaat en vraagt: hoe sta ik er nu voor? Dat is precies wat de balans doet. De balans toont altijd de situatie op een specifieke datum — vaak het einde van het kwartaal of het boekjaar.

De balans bestaat uit twee kanten:

• Activa (bezittingen): alles wat je bedrijf bezit of tegoed heeft. Denk aan je bankrekening, openstaande facturen bij klanten, je voorraad, of een bedrijfsauto. De activa staan links (debet) op de balans.
• Passiva (verplichtingen en eigen vermogen): alles wat je bedrijf schuldig is, plus het eigen vermogen. Denk aan een banklening, openstaande facturen van leveranciers, of de winst die je in het bedrijf hebt gelaten. De passiva staan rechts (credit).

De gouden regel van de balans: activa zijn altijd gelijk aan passiva. Alles wat je bedrijf bezit, is óf gefinancierd met geleend geld, óf met eigen vermogen. Die balans is altijd in evenwicht; vandaar de naam.

De winst- en verliesrekening: het verhaal van een periode

De winst- en verliesrekening vertelt je hoeveel geld je eigenlijk verdient. (Afb: Stevepb via Pixabay)

Waar de balans een foto is, is de winst- en verliesrekening (soms ook wel resultatenrekening genoemd) een film. Het laat zien wat er in een bepaalde periode (een maand, een kwartaal, een jaar) is gebeurd. Je ziet alle inkomsten en alle kosten, en wat er onderaan de streep overblijft: winst of verlies.

Wanneer je voor het eerst een winst- en verliesrekening ziet, kan het zijn dat het je begint te duizelen. Er staan wel héél veel getallen bij elkaar. Maar bij de tweede blik zie je meteen dat de opbouw van de winst- en verliesrekening erg logisch is.

Bovenaan staat de omzet, oftewel de inkomsten die je hebt gerealiseerd door je diensten en producten aan de man te brengen.

Onder de omzet staan de kosten. Dit is de volledige optelsom van alles wat je in de verslagperiode hebt uitgegeven. Denk aan personeelskosten,huur, maar ook aan de waarde van je inkopen en marketinguitgaven.

Daaronder staat het resultaat. Dit is de omzet minus kosten. Is die waarde positief? Dan heb je winst gemaakt. Een negatieve uitkomst van dit sommetje is minder gunstig: je hebt verlies geleden.

Als MKB-ondernemer of zzp-er geeft de resultatenrekening je inzicht in hoe je bedrijf presteert. Stijgen je kosten sneller dan je omzet? Dan zie je dat hier als eerste. Je doet er dus goed aan om je winst- en verliesrekening goed in de gaten te houden. Niet door te wachten op de jaarrekening, maar door elke maand te controleren of je nog op de goede weg bent. Gelukkig hoef je daar geen dure accountant voor in te huren. De winst- en verliesrekening is zó belangrijk, dat elke online boekhoudsoftware je dit overzicht met een paar muiskliks kan tonen.

Wat is het verband tussen de twee?

De winst (of het verlies) uit de winst- en verliesrekening verschijnt uiteindelijk ook op de balans. Dankzij de winst (verlies) wordt je namelijk rijker (of armer). Dit zie je terug in een stijging (daling) van het eigen vermogen.

Zo zijn de twee rapporten met elkaar verbonden: de winst- en verliesrekening voedt de balans. Samen geven ze een compleet beeld van de gezondheid van je onderneming.

Wat heb jij als ondernemer hier aan?

Begrip van je balans en je winst- en verliesrekening zorgt voor betere beslissingen over je bedrijf (Afb: Jakub Zerdzicki via Unsplash)

Je hoeft de rapporten niet zelf op te stellen — dat doet je boekhouder of boekhoudsoftware voor je. Maar je moet wel begrijpen wat er staat. En belangrijker: je moet begrijpen wat jij met die informatie kunt doen.

Als je jouw balans en winst- en verliesrekening kunt lezen, neem je betere beslissingen:

• Je ziet of je bedrijf op de lange termijn financieel gezond is (balans).
• Je ziet waar je geld naartoe gaat en of je winstgevend bent (winst- en verliesrekening).
• In gesprekken met de boekhouder, bank of investeerder weet je waar het over gaat. Hierdoor kun je pro-actief het gesprek aan gaan
• Eventuele problemen kun je al in een vroeg stadium signaleren. Zo kun je ze oplossen voordat het écht een probleem wordt.

Kortom: de balans en winst- en verliesrekening zijn geen droge boekhoudkundige verplichtingen. Ze zijn de spiegel van je bedrijf. Leer ze lezen, en je begrijpt je onderneming beter dan de meeste ondernemers om je heen.