Steeds meer ondernemers kiezen voor online boekhouden. Maar waarom eigenlijk? Wat zijn de voordelen van online boekhouden? Wat is Exact? En is online boekhouden met Exact eigenlijk voor uw bedrijf wel weggelegd?

U bent ondernemer geworden omdat u een droom had. U heeft een visie. U zag een gat in de markt en wist precies hoe dit opgevuld kon worden.

U had een droom, maar die droom draaide waarschijnlijk niet om de boekhouding van uw bedrijf. De meeste ondernemers zien de boekhouding als een noodzakelijk kwaad. Saai, maar onontkoombaar.

Tenzij u een administratiekantoor of accountantskantoor als onderneming heeft, natuurlijk. De droom achter Webministratie draait bijvoorbeeld wél om de administratie en boekhouding. Althans: om ervoor te zorgen dat dit ondernemers zo min mogelijk tijd kost, zodat ze zich kunnen concentreren op hun belangrijkste doelen.

Ondernemen begint met een droom. Met online boekhouden in Exact heeft u meer tijd om die droom waar te maken.

Waarom is de boekhouding zo belangrijk

Er zijn verschillende redenen aan te voeren waarom het zo belangrijk is de boekhouding op orde te hebben. Om maar met de meest voor de hand liggende reden te beginnen: het is verplicht.

De Belastingdienst eist een sluitende en controleerbare boekhouding als basis voor de btw-aangifte. Ook is de boekhouding onmisbaar om jaarlijks het bedrijfsresultaat (en de verschuldigde winstbelasting) te bepalen.

Tenslotte is het onmogelijk zonder een deugdelijke boekhouding een jaarrekening op te stellen “volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en het resultaat, alsmede voor zover de aard van een jaarrekening dat toelaat, omtrent de solvabiliteit en de liquiditeit” van het bedrijf. Voor rechtspersonen is dit verplicht.

Om bovengenoemde redenen stelt de Belastingdienst allerlei regels en voorschriften rondom de facturen die u stuurt en de manier waarop de administratie is ingericht. De Belastingdienst stelt formeel geen vormeisen aan de administratie. U kunt dus kiezen voor online boekhouden, boekhouden in exact, of zelfs in een ouderwets, papieren, grootboek. In de praktijk kiezen veel ondernemers voor online boekhouden, met Exact in de cloud.

Andere redenen waarom de boekhouding ertoe doet

Een goede boekhouding is wettelijk verplicht. Maar zelfs als dit niet zo was, zou de verstandige ondernemer zorgen dat alles goed geadministreerd is.

Boekhouding geeft inzicht

Met een slim ingerichte boekhouding, die goed wordt bijgehouden, weet u op elk moment precies hoe de stand van zaken in de onderneming is. U kent de financiële prestaties, weet waar de kosten en opbrengsten vandaan komen en kunt daardoor zoeken naar mogelijkheden tot verbetering. Zo draagt de boekhouding bij aan meer winstgevendheid.

Boekhouding helpt de juiste besluiten te nemen

Er zijn ondernemers die dankzij intuïtieve beslissingen veel geld hebben verdiend, maar het aantal mensen dat geld heeft verloren dankzij beslissingen op basis van gut-feeling is vele malen hoger. Een deugdelijke boekhouding geeft belangrijke informatie die onmisbaar is voor zakelijke beslissingen. Investeringsvraagstukken, businesscases, vraagstukken rondom de prijsstelling van het assortiment eisen allemaal cijfers waar je van op aan kunt.

Boekhouding als basis van vertrouwen

Dankzij een goede boekhouding kunt u precies aantonen wat u, op welk moment, heeft gedaan. Elke transactie is vastgelegd. Hierdoor wordt het mogelijk taken aan medewerkers te delegeren. Elke uitgegeven euro wordt verantwoord, dus fraude is (bijna) onmogelijk. De boekhouding maakt interne verantwoording mogelijk en draagt daardoor bij aan het interne vertrouwen.

Wellicht belangrijker is de rol van de boekhouding voor externe verantwoording. Eventuele aandeelhouders willen kunnen controleren of de winstcijfers kloppen. Vreemd vermogen-verschaffers rekenen op de boekhouding om te kunnen beslissen of ze u die broodnodige financiering willen verstrekken. Ook voor andere belanghebbenden biedt de boekhouding houvast: werknemers willen weten dat ze erop kunnen rekenen dat hun salaris betaald wordt, vakbonden willen inzicht in het reilen en zeilen van de onderneming , et cetera.

Online boekhouding voor iedereen toegankelijk

Iedereen kent het beeld van de ondernemer die elke week met een schoenendoos vol bonnetjes bij zijn boekhouder op bezoek gaat. Lange tijd was dit ook de enige manier waarop de administratie uitbesteedt kon worden. Deze manier was wel erg foutgevoelig. Bonnetjes raken zoek, zijn onleesbaar of blijken om andere reden niet helemaal helder.

Die tijd ligt gelukkig achter ons. Zoals al opgemerkt kiezen veel ondernemers tegenwoordig voor online boekhouden. Er zijn verschillende pakketten voor online boekhouding beschikbaar. Veel van de kleinere pakketten bieden beperkte functionaliteiten en zijn vooral voor specifieke (kleinere) ondernemers toereikend. Maar ook de grotere software-aanbieders bieden tegenwoordig online boekhouding aan.

Zo is Exact boekhouden niet meer voorbehouden aan grote bedrijven. Elke ondernemer kan tegenwoordig online boekhouden met alle functies die je van een groot pakket als Exact mag verwachten.

Maar waarom is online boekhouden zoveel beter?

De voordelen van online boekhouden in Exact

Kiest u voor online Boekhouden in Exact? Dan geniet u direct een aantal grote voordelen:

Altijd toegang tot uw financiële gegevens

Met online boekhouden kunt u altijd en overal inloggen in uw Exact boekhouding. Het is niet meer nodig om naar kantoor te gaan om de cijfers in te zien. Online boekhouden kan altijd en overal, of u nu ’s avonds aan de keukentafel zit, of tussen de middag in de lobby van een wegrestaurant.

Online boekhouden in Exact zorgt dat veel administratief handwerk geautomatiseerd wordt.

Online boekhouden biedt gemak

Ondernemen betekent omgaan met verandering. Wet- en regelgeving levert elk jaar opnieuw veranderingen op, soms ingrijpende. Dat betekent dat de boekhoudsoftware steeds aangepast moet worden op de meest actuele regels en voorschriften.

Ondernemers die kiezen voor online boekhouden hebben hier geen last van. Exact zorgt dat alle veranderingen worden verwerkt, of het nu gaat om aanpassingen in de software, updates of cybersecurity. U merkt er vrijwel niets van. Behalve dan dat u elk moment, vanaf elk apparaat, bij uw Exact boekhouding kunt komen.

Online boekhouden bespaart tijd en geld

Bij online boekhouden via Exact worden veel administratieve handelingen geautomatiseerd. Uw boekhouder is geen tijd kwijt met het sorteren en handmatig invoeren van de bonnetjes, waardoor de administratie een stuk sneller afgehandeld is. Dankzij bankkoppelingen worden betalingen automatisch gekoppeld aan de relevante debiteuren- of crediteurenboeking (afletteren). U heeft er geen omkijken meer naar.

Inkoopfacturen hoeft u niet meer over te typen, maar scant u eenvoudigweg in, de software herkent ze en maakt automatisch de juiste boekingen. En als het tijd is om facturen te verzenden, doet u dit met een paar muisklikken gewoon direct vanuit de boekhouding.

Beter samenwerken door online boekhouden

Dankzij Exact boekhouding wordt het een stuk makkelijker om met anderen samen te werken. Vroeger moest de accountant regelmatig langskomen om de boekhouding in te zien. Of u moest handmatig rapporten opstellen om deze aan de bank te overleggen.

Met online boekhouden hoeft u alleen maar een gebruikersaccount aan te maken, waarna uw (externe) partner heel eenvoudig toegang tot uw cijfers kan krijgen. Afhankelijk van wat nodig is geeft u inzage- of bewerkingsrechten. Hierdoor heeft iedereen wat ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen.

Online boekhouden is veilig boekhouden

Cybersecurity is een hot topic. Aangezien de boekhouding ook persoonlijke data zal bevatten (klantgegevens, medewerkersgegevens, e.d.) stelt ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dat de online veiligheid op orde moet zijn.

Met online Exact boekhouden kunt u rekenen op de best mogelijke veiligheid. Al uw data wordt veilig opgeslagen in de cloud. Voor de zekerheid worden er ook regelmatig back-ups gemaakt om het risico op gegevensverlies of hacking te minimaliseren.

Online boekhouden geeft real-time inzicht

De traditionele boekhouding loopt altijd een beetje achter op de werkelijkheid. Al is het maar omdat de banktransacties (bijvoorbeeld) eenmaal per week geboekt worden. Exact boekhouden heeft veel zaken geautomatiseerd. Daardoor heeft u altijd de beschikking over de meest actuele cijfers en heeft u real-time inzicht in de financiën van uw onderneming. Daardoor kunt u sneller, betere, beslissingen nemen.

Online boekhouden in Exact met Webministratie

Webministratie gelooft in de (enorme) voordelen van online boekhouden. Of u nu een eenmanszaak heeft, of een BV met verschillende werknemers, wij zorgen voor een online boekhouding die past bij uw bedrijf. Wij kiezen voor Exact, niet alleen omdat Exact voorloper is op het gebied van online boekhouden, maar (vooral) omdat Exact enorm flexibel en veelzijdig is.

Dankzij de handige app kan iedereen, op elk moment, de financiële gegevens controleren. Weten of uw klant al betaald heeft, voordat u extra afspraken maakt? Dat doet u (of uw werknemer) even via de app. Heeft uw medewerker uren gemaakt voor een project? Dat registreert hij of zij direct, waardoor aan het eind van de maand de urenregistratie ook gelijk klopt.

Heeft u een afspraak met een potentiële klant? Met online boekhouden houdt u elke stap van het offertetraject nauwkeurig bij. Dankzij online boekhouden met Exact heeft u uw hele financiële administratie én uw CRM altijd bij de hand. Gewoon in uw broekzak, op de smartphone.

Wilt u meer weten over de voordelen van Exact boekhouden? Kijk dan eens op deze pagina, of neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.