Benjamin Franklin zei ooit: “Nothing is certain, but death and taxes”. Vooral met de taxes heb je als ondernemer veelvuldig te maken. Elk jaar moet je de winst berekenen en verwerken in je aangifte Inkomstenbelasting (eenmanszaak) of dividendbelasting (BV) en je moet natuurlijk minimaal elk kwartaal je BTW-aangifte indienen. Je financieel administrateur kan je hierbij veel hoofdbrekens besparen.

Het correct indienen van belastingaangiften is voor veel ZZP’ers en kleine ondernemers best een uitdaging, een waarover mensen vaak onzeker zijn. Een foutje kan leiden tot boetes of gemiste belastingvoordelen. Hier komt de administrateur in beeld: een professional die de financiële administratie beheert en helpt bij het correct en op tijd indienen van aangiften. Maar wat doet een administrateur precies? Wat is de toegevoegde waarde van een financieel administrateur bij verschillende belastingaangiften?

Wat doet een financieel administrateur?

Een administrateur verzorgt de financiële administratie van een bedrijf. Dit omvat onder andere het bijhouden van de inkomsten en uitgaven, het opstellen van de jaarrekening en het voorbereiden van de belastingaangifte.

Een financieel administrateur is gespecialiseerd in het ordenen en analyseren van financiële gegevens. Dit betekent dat hij of zij niet alleen helpt bij de dagelijkse boekhouding, maar ook bij strategische beslissingen, zoals de keuze tussen een eenmanszaak of een bv. Veel grotere bedrijven hebben een fulltime financieel administrateur in dienst, maar je kunt ook kiezen voor online boekhouden, waarbij je een groot deel van de taken zelf uitvoert en alleen voor het specialistisch werk een administrateur nodig hebt.

ZZP of BV, de financieel administrateur doet wat hij kan om je zo min mogelijk belasting te laten betalen.

Waarom een administrateur inschakelen?

Een administrateur is niet enkel de boekhouder die je administratie bijhoudt. Sterker nog, wanneer je gebruik maakt van online boekhouden wordt een groot deel van die taken door de boekhoudsoftware uitgevoerd. De echte waarde van je financieel administrateur blijkt pas wanneer hij je met raad en daad bijstaat, zoals bij de belastingaangifte. Als financieel adviseur die jou en je bedrijf door en door kent kan de administrateur je helpen door een efficiënte belastingstrategie op te stellen.  Daardoor loop je geen belastingvoordelen mis en worden al je aangiften correct en op tijd ingediend.

Welke belastingaangiften moet je doen?

Afhankelijk van de ondernemingsvorm zijn er verschillende soorten belastingaangiften die gedaan moeten worden. Hieronder een overzicht van de belangrijkste belastingaangiften voor ZZP’ers en kleine ondernemers:

Omzetbelasting (btw-aangifte)

De btw-aangifte is verplicht voor zowel eenmanszaken als bv’s. De meeste bedrijven doen elk kwartaal btw-aangifte, maar er zijn uitzonderingen. Een administrateur helpt je om de juiste btw-tarieven te hanteren en zorgt ervoor dat je tijdig aangifte doet. Dit voorkomt boetes en houdt je cashflow gezond.

In het kader van de btw-aangifte zal de administrateur verschillende werkzaamheden uitvoeren. Hij of zij controleert je facturen op de juistheid van de berekende btw-bedragen, bereidt de btw-aangifte voor en legt deze ter controle aan je voor. Ook zorgt de administrateur dat de btw-aangifte op tijd wordt ingediend. Ook kan de administrateur je adviseren over het aftrekken van de btw bij zakelijke kosten.

Inkomstenbelasting (voor ZZP’ers en DGA’s)

Als ZZP’er met een eenmanszaak doe je aangifte inkomstenbelasting over je winst. Dit geldt ook voor de directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een bv, alleen doe je dan je aangifte over je DGA-salaris en eventuele dividenduitkeringen.

In de voorbereiding van de aangifte Inkomstenbelasting zorgt de financieel administrateur dat je winst- en verliesrekening correct wordt opgesteld. Hieruit blijkt de winst die je hebt gemaakt. Vervolgens zal een goede administrateur zorgen dat alle aftrekposten toegepast worden. Denk aan de zelfstandigenaftrek of de investeringsaftrek. Hiermee wordt de belastbare winst, en dus het bedrag dat je moet betalen, lager.

Ook kan de financieel administrateur je helpen de perfecte balans te vinden tussen salaris en dividend, zodat je zo niet onnodig veel belasting betaalt.

Vennootschapsbelasting (voor BV’s)

Met een goede administrateur ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan de belastingaangifte

Heb je een BV? Dan moet de BV vennootschapsbelasting (Vpb) betalen over de winst van de bv. De tarieven en regels voor de vennootschapsbelasting verschillen van die voor de inkomstenbelasting. Deze belastingaangifte doe je niet als persoon, maar vanuit je bedrijf. Dat je BV vennootschapsbelasting heeft betaald betekent helaas niet dat je zelf geen aangifte Inkomstenbelasting meer hoeft te doen. Die komt er nog naast.

Net als bij de inkomstenbelasting voor de eenmanszaak en de DGA is de winst- en verliesrekening van je onderneming de basis van de belastingaangifte. Gelukkig stelde je financieel administrateur die sowieso al op voor de Inkomstenbelasting, dus dit levert geen extra werk op.

Wel zal de administrateur wat tijd besteden aan het correct toepassen van alle investeringsregelingen en het correct berekenen van de zogeheten “beperkt aftrekbare kosten” zoals representatiekosten.

De voordelen van een financieel administrateur bij belastingaangiften

Of je nu een eenmanszaak of een bv hebt, een administrateur kan je veel zorgen uit handen nemen bij het doen van belastingaangiften. Een goede financieel administrateur zorgt ervoor dat je administratie altijd op orde is en dat je nooit te veel belasting betaalt.

Je houdt meer geld over, en hoeft daar minder moeite voor te doen. En wellicht het belangrijkste: door een specialist in te schakelen hou jij tijd over om te doen waar je goed in bent: je eigen onderneming laten groeien!

Vooral voor ZZP’ers en kleine ondernemers die onvoldoende tijd of kennis hebben om zich in de complexe regels te verdiepen, is een deskundig administrateur onmisbaar.