Bij je boekhouding maak je gebruik van grootboekrekeningen. Maar wat is een grootboekrekening? Welke grootboekrekening moet ik gebruiken? Wat is het nut van grootboekcodes?

Wanneer je met de digitale app van online bankieren een bonnetje naar je eigen administratie uploadt, word je gevraagd de juiste grootboekrekening te selecteren. Een voorbeeld van een grootboekrekening is “Brandstof” voor tankbonnetjes, of “Lunches en Diners” voor een rekening van de brasserie. Vaak kun je uit de beschrijving wel opmaken welke je moet kiezen. Maar heb je jezelf weleens afgevraagd wat een grootboekrekening eigenlijk is? Waarom zijn er grootboekrekeningen? Wat moet je er eigenlijk mee?

De herkomst van het grootboek

Boekhouden met grootboekrekening is uitgevonden door een Italiaanse monnik

Het fenomeen grootboek (en grootboekrekening) hebben we te danken aan een Italiaanse monnik uit de 15^e eeuw. Deze monnik, met een sterke voorliefde voor cijfers, introduceerde het dubbelboekhoudsysteem. Dit laat-Middeleeuwse systeem vormt nog altijd de basis van de manier waarop we onze boekhouding voeren.

Waar we tegenwoordig onze boekhouding volledig digitaal voeren, veelal in de cloud, moest men het toen (uiteraard) zonder computers stellen. Het gevolg is dat de boekhouding werd bijgehouden in een dik boek, van fors formaat. Letterlijk een grootboek. Dit Grootboek bevatte financiële transacties van de onderneming.

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening is een specifieke categorie binnen het grootboek die gebruikt wordt om financiële transacties te ordenen. Elke grootboekrekening heeft een unieke code en een beschrijving, zodat transacties eenvoudig kunnen worden toegewezen. Denk bijvoorbeeld aan rekeningen voor ‘Huurkosten’, ‘Kas’ of ‘Inkomsten uit verkoop’. Door het gebruik van grootboekrekening codes wordt de financiële administratie overzichtelijk en gestructureerd.

Omdat er bepaalde eisen worden gesteld aan de jaarverslaggeving is het noodzakelijk kosten en opbrengsten van bepaalde categorieën samen te brengen. De Belastingdienst adviseert ondernemers daarom gebruik te maken van het Referentie Schema Grootboek (RSG), dat ook aan de basis staat van veel geautomatiseerde boekhoudsystemen.

Zolang je in staat bent om het wettelijk vereiste inzicht in je bedrijfsvoering te geven ben je volledig vrij in het vormgeven van je grootboekschema. Sommige bedrijven boeken bijvoorbeeld alle omzet op dezelfde grootboekrekening, terwijl anderen een splitsing aanbrengen, bijvoorbeeld op productgroep of regio. Toch merken we dat het standaardschema met grootboekrekeningen verreweg het efficiëntst werkt.

Wat is het nut van een grootboekrekening?

Zoals hierboven al opgemerkt: grootboekrekeningen helpen je structuur in je boekhouding aan te brengen. Dankzij een goed grootboekschema krijg je een duidelijk inzicht in je financiën. Dit is van belang in het kader van alle vormen van rapportage.

Zowel de externe rapportage (de jaarrekening) als voor de interne rapportage (kwartaaloverzichten, maandrapportages) zouden niet mogelijk zijn zonder een duidelijke en logische classificatie van kosten en opbrengsten.

Hoe ziet een grootboekrekening eruit?

In je boekhouding kun je elke grootboekrekening apart openen, zodat je een overzicht krijgt van alle transacties die op het grootboek geboekt staan. Zo kun je bijvoorbeeld vlot zien hoeveel telefoonkosten je maakt, hoe de huurkosten zich ontwikkelen en of de salarissen goed zijn verwerkt.

Bij het openen van de grootboekrekening zie je:

• Rekeningnummer (grootboekcode): Een unieke grootboekrekening code die de rekening identificeert.
• Rekeningnaam: Een korte beschrijving van de categorie (bijvoorbeeld ‘Huurkosten’ of ‘Kas’).
• Debet en credit: Twee kolommen waarin respectievelijk ontvangsten en uitgaven worden geregistreerd.
• Saldo: Het verschil tussen de debet- en creditbedragen.

Welke grootboekrekening moet ik gebruiken?

Het kiezen van de juiste grootboekrekening hangt af van de aard van de transactie. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Voor inkomsten uit verkoop gebruik je een rekening zoals “Omzet”.
• Voor vaste lasten zoals huur kies je “Huurkosten”.
• Voor kastransacties gebruik je “Kas”.

Door bij het opstellen van het grootboekschema (de verzameling van alle grootboekrekeningen) zorgvuldig aandacht te besteden aan de omschrijving van de grootboekrekening is de keuze welke grootboekrekening je moet gebruiken vaak erg simpel. Zelfs als je niet meteen weet welke grootboekrekening codes relevant zijn, kom je dankzij een logische structuur al een heel eind. Zo is in het standaard grootboekschema categorie 44 gereserveerd voor alles wat met je auto te maken heeft. Daaronder is een onderverdeling te maken, bijvoorbeeld:

Een duidelijk grootboekschema waardoor de vraag “welke grootboekrekening moet ik gebruiken” makkelijker te beantwoorden is.

Toch heb je soms een transactie die nergens echt onder past. Daarvoor hebben we vaak grootboekrekeningen zoals “Overige huisvestingskosten” (bijvoorbeeld voor het laten maken van een extra sleutel) en zelfs “Overige algemene kosten”, voor wanneer je het écht niet meer weet.

Maak echter zo min mogelijk gebruik van die restcategorieën. Door de juiste grootboekrekening codes toe te passen, zorg je voor een correcte en efficiënte administratie.

Hoe werk je met grootboekrekeningen?

Het werken met grootboekrekeningen vereist nauwkeurigheid en een systematische aanpak. Het begint met het aanmaken van het grootboekschema. Dit is een eenmalige actie.

Zijn de grootboekrekeningen aangemaakt? Dan kun je transacties op deze grootboekrekeningen gaan boeken. Kies de juiste grootboekrekening en maak de boeking. Als je de boekhouding op papier zou doen, zou je ook de “tegenrekening” moeten kiezen, maar dankzij automatische boekhoudsystemen hoef je je dáár gelukkig geen zorgen meer over te maken. Het systeem zorgt automatisch dat je transactie correct wordt geboekt.

Zorg dat je regelmatig even de grootboekrekeningen doorloopt om ze te controleren. Liefst doe je dit maandelijks, maar zorg dat je het in ieder geval voor de btw-aangiftes even doet. Vergelijk de bedragen op de grootboekrekening met die van dezelfde periode van vorig jaar om grote afwijkingen te signaleren. Kijk daarna naar het overzicht van geboekte transacties om te zien waar die afwijking vandaan komt. Klopt het, of is er iets verkeerd geboekt?

Conclusie

Een grootboekrekening is een fundamenteel onderdeel van de financiële administratie. Dat is technisch belangrijk, omdat je boekhoudsysteem zonder grootboekrekeningen niet zou functioneren. Maar het is ook voor jou als ondernemer onmisbaar. Door gebruik te maken van je grootboekrekeningen is je administratie niet alleen correct en volledig, maar ook nog eens begrijpelijk.