Online boekhouden maakt het leven makkelijker. Maar je ziet termen voorbij komen die je niet kent, denk aan “grootboek”, “journaalpost” en “subadministratie”. Geen paniek. In dit artikel leggen we in gewone taal uit wat elk begrip betekent — en hoe ze samenwerken in jouw administratie.

Achtereenvolgens gaan we in op de begrippen journaal, grootboek en subadministratie. Waarom in die volgorde? Omdat die volgorde logisch is wanneer je begrijpt hoe ze met elkaar samenhangen. Die samenhang bespreken we, uiteraard, ook.

Het journaal (of dagboek)

Het journaal is het dagboek van je onderneming (Afb: Ann Tarazevich, via Pexels)

“Lief dagboek,…”

Voor de meeste mensen is een journaal een tv-programma wat elke dag vertelt wat er in de wereld gebeurd is. Denk aan het NOS Journaal. In de boekhouding is het journaal eigenlijk precies hetzelfde. Het is een soort dagboek van je bedrijf. Maar in plaats van notities over vriendschappen en relaties staat het journaal van je onderneming vol met de financiële transacties die hebben plaatsgevonden. Denk aan het betalen van een inkoopfactuur, het afdragen van je btw, of het boeken van de omzet.

Ontvang je een betaling van een klant op maandag? Dat staat er op maandag in. Betaal je een abonnement op donderdag? Ook dat staat erin, op donderdag.

In de traditionele boekhouding heette het journaal ook wel het “memoriaal” of “dagboek”. Tegenwoordig wordt de term “memoriaal” vooral gebruikt voor een handmatige boeking, veelal gemaakt om een eerdere boekfout te herstellen,

In moderne online boekhoudsoftware worden journaalposten automatisch aangemaakt zodra jij een factuur invoert of een bankafschrift importeert. Je hoeft dit dus zelden handmatig te doen. Maar het is goed te weten wat er achter de schermen gebeurt.

Hoe ziet een journaalpost eruit?

Elke journaalpost volgt de boekhoudkundige basisregel: debet en credit zijn altijd gelijk. Dit klinkt ingewikkeld, maar het betekent simpelweg dat geld nooit zomaar verdwijnt of verschijnt in de administratie — het gaat altijd van de ene plek naar de andere.

Voorbeeld

Je stuurt een factuur naar je klant. Dat betekent dat je een vordering op de klant hebt. Die vordering bestaat uit je omzet en een stukje af te dragen btw. Wanneer je € 100 omzet factureert, moet je hierover (meestal) € 21 (21%) btw afdragen. Je klant moet dus € 121 betalen. In het journaal ontstaat dan de journaalpost:

Je ziet, deze boeking raakt drie verschillende posten. Elk van die posten betreft een grootboekrekening.

Het grootboek: een overzicht per categorie

Ooit een groot boek, toen een stapel klappers, nu in de cloud. De basis blijft hetzelfde, alleen de vorm van je grootboek is -dankzij online boekhouden- veranderd. (Afbeelding: Pixabay)

Het is nu duidelijk wat het journaal, of dagboek, is. En we noemden de term grootboekrekening. Maar wat is dan het grootboek?

Het grootboek groepeert alle journaalposten per rekening (categorie). In plaats van een chronologische tijdlijn waarin alles door elkaar loopt, zie je in het grootboek per kostensoort of inkomstensoort wat er in totaal is in- en uitgegaan.

Anders gezegd: waar het journaal het dagboek is, is het grootboek de samenvatting per onderwerp. Alle boekingen die te maken hebben met (bijvoorbeeld) “kantoorkosten” staan overzichtelijk bij elkaar in één grootboekrekening. Alle omzet staat in een andere rekening. Zo krijg je snel inzicht in waar je geld naartoe gaat.

Alle grootboekrekeningen samen vormen het grootboek. En mocht je het jezelf afvragen: de term grootboek is inderdaad letterlijk te nemen. Vroeger was het grootboek een enorm boekwerk, met grote pagina’s, dat in leer was ingebonden. Iets later werd het grootboek vervangen door (iets handigere) ordners. Tegenwoordig is je grootboek vooral digitaal (en online).

Grootboekrekeningen: de categorieën van jouw administratie

Iedere boeking in het journaal hoort dus bij een aantal grootboekrekeningen. Dit zijn de categorieën van jouw boekhouding. Denk aan:

• Omzet
• Inkoop / kosten van omzet
• Kantoorkosten
• Reiskosten
• Bank (je zakelijke rekening)
• Debiteuren (klanten die nog moeten betalen)
• Crediteuren (leveranciers aan wie jij nog moet betalen)
• Btw te betalen / btw te vorderen

Elke rekening heeft een nummer. Dit systeem heet het rekeningschema (of grootboekschema). In Nederland wordt vaak het Referentie Grootboekschema (RGS) als standaard gebruikt. Dit is ook het uitgangspunt bij online boekhouden.

Dankzij het RGS, dat de boekhoudcategoriën in Nederland uniformeert, is het voor een externe boekhouder veel makkelijker je administratie te begrijpen. Online boekhouden wordt zo ook een stuk beter te doen. En doordat informatie op dezelfde manier wordt weergegeven, is het inzicht in je cijfers groter. Daardoor kun jij betere beslissingen nemen.

Grootboek, ook belangrijk voor kleinere ondernemers

Is dat nou echt nodig? Zo een ingewikkeld grootboek, vol met grootboekrekeningen? Jazeker. Het grootboek is de basis van je administratie, of je het nu met pen en papier doet, of bent overgestapt op online boekhouden.

Het is de informatiebron voor jaarrekening, je btw-aangifte en je inkomstenbelasting. Zonder een correct bijgehouden grootboek weet je niet wat je winst is en kun je geen aangifte doen. In goede boekhoudsoftware is het grootboek altijd automatisch bijgewerkt. Je hoeft er niet zelf in te rommelen. Maar je moet wel begrijpen wat er “onder de motorkap” gebeurt, zodat je slimmere keuzes maakt over hoe je iets moet (laten) boeken.

Subadministraties

Ok, dus de dagelijkse notities worden overzichtelijk gepresenteerd in je grootboekrekeningen. Dan heb je toch alles wat je nodig hebt? Niet helemaal. Want het grootboek is een samenvatting. Soms wil je echter meer dan alleen een samenvatting.

Je subadministratie is dus een gedetailleerde registratie die de gegevens achter een grootboekrekening ondersteunt. Het grootboek toont totalen; de subadministratie toont de onderliggende details per klant, leverancier, activum of project.

Veelvoorkomende subadministraties

De drie subadministraties die je als ZZP-er of kleine ondernemer het meest tegenkomt zijn:

Debiteurenadministratie

Je subadministratie is als het ware een verzameling klappers met documenten per onderwerp. (Afb: Juergen Sieber)

Het is bijvoorbeeld fijn om te weten dat je in totaal € 25.000 tegoed hebt van je klanten. Maar het is nóg fijner om te weten wie je moet bellen als dat bedrag maar niet betaald wordt.

Daarvoor heb je een subadministratie debiteuren. Hierin staat per klant welke facturen openstaan, hoe oud ze zijn en hoeveel het totaal is. Dit helpt je actief te volgen wie er nog niet betaald heeft. Het totaal van de debiteurenadministratie sluit altijd aan op de grootboekrekening “Debiteuren”.

Crediteurenadministratie

Dit is precies het tegenovergestelde van je debiteurenadministratie. De subadministratie crediteuren geeft een overzicht van alle facturen die jij nog aan leveranciers of dienstverleners moet betalen. Zo mis je nooit een betalingstermijn en houd je je cashflow onder controle.

Activaregister (vaste activa)

Als je grotere zakelijke aankopen doet, zoals een laptop, een auto, apparatuur, dan moet je die in de administratie afschrijven over meerdere jaren. Het activaregister houdt bij wat je bezit, wanneer je het hebt gekocht, wat het nog waard is en hoeveel je jaarlijks afschrijft.

Handige tip: In de meeste online boekhoudprogramma’s worden subadministraties automatisch bijgehouden zodra je facturen aanmaakt of inkoopfacturen invoert. Je hoeft er zelf niets voor in te stellen. Toch is het handig te weten dat ze bestaan — zodat je weet waar je de details kunt vinden als je een vraag krijgt van de Belastingdienst. Als je bijvoorbeeld gebruik wilt maken van de Kleine Investeringsaftrek (KIA) moet je weten hoeveel je hebt geïnvesteerd in vaste activa. Je activaregister geeft je hier het antwoord.

Journaal, grootboek, subadministratie – de samenhang

Je kent nu de drie basisbegrippen van het online boekhouden. Goede kans dat je de samenhang tussen de drie al hebt begrepen. Maar voor de volledigheid zetten we toch even uiteen hoe het journaal, je grootboek en de subadministraties samen zorgen voor een kloppende en sluitende administratie.

Samengevat:

De samenhang tussen de drie is als volgt: een boeking begint in het journaal, wordt vervolgens gesorteerd naar de juiste rekening in het grootboek, en voor rekeningen die meer detail vereisen (zoals debiteuren), wordt alles ook bijgehouden in een subadministratie. Aan het einde van het jaar sluit alles op elkaar aan — dat noem je de “afstemming”.

De Belastingdienst stelt eisen aan jouw administratie. Denk aan de bewaarplicht van zeven jaar. Jouw journaal, grootboek en subadministraties vormen samen het bewijs dat jouw boekhouding klopt.

Conclusie

Als ZZP-er of MKB-ondernemer hoef je geen accountant te zijn. Het helpt echter wel  een basisbegrip te hebben van jouw online boekhouding. Weten hoe deze is opgebouwd helpt betere beslissingen te nemen, sneller fouten te herkennen en met meer vertrouwen je aangifte te doen.

Gebruik je een boekhoudpakket? Dan wordt (bijna) alles automatisch voor je uitgevoerd. Jouw taak is simpel: zorg dat je facturen en bonnetjes tijdig en correct invoert. De software regelt de rest.