Klanten facturen makkelijk laten betalen is de eerste stap naar gezond debiteurenbeheer. Van openstaande factuur naar factuur voldaan:

Het overgrote deel van de ondernemers zou haar facturen het liefst zo snel mogelijk betaald zien. Niemand zit er op te wachten een grote afdeling debiteurenbeheer te moeten opbouwen, die de hele dag bezig is met het innen van een openstaande factuur. Het sturen van aanmaningen en herinneringen aan de factuur die nog betaald moet worden kost veel tijd en moeite, terwijl er geen (extra) omzet tegenover staat.

Soms blijkt na het versturen van een aanmaning dat de klant de factuur niet vergeten is, maar simpelweg niet in staat is de betaling te voldoen. Misschien weet hij of zij niet naar welk rekeningnummer het geld moet worden overgemaakt, of de factuur is onduidelijk waardoor niemand weet waar het over gaat.

Maak duidelijke afspraken

Er is niets zo funest voor de snelheid van betaling als onduidelijke afspraken. Zorg daarom dat u de afspraken helder én op schrift vastlegt. Wanneer mag u factureren? Wat is de betalingstermijn? Onder welke voorwaarden is het geoorloofd de betaling even uit te stellen? Door dit vooraf goed te regelen voorkomt u ellende achteraf.

Zorg voor een goede relatie

Alle technische en procedurele ingrepen kunnen niet voorkomen dat er af en toe een openstaande factuur open blijft staan.

Daar zit niet altijd kwade wil achter. Misschien is degene die de betalingen doet een weekje op vakantie. Of misschien is de verantwoordelijke manager even ziek. Het kan natuurlijk ook dat er iets met de levering niet goed is gegaan, zodat de klant de factuur niet betaalt tot de volledige levering correct is uitgevoerd.

Uiteindelijk is en blijft zakendoen mensenwerk. Een goede relatie met de klant helpt ook bij het betaald krijgen van facturen. Wie een warme en professionele band met de klant heeft, zal zien dat zijn facturen altijd redelijk vlot betaald worden. En als er zich een keer een probleem voordoet, zal de klant zich misschien zelfs pro actief contact opnemen om de situatie uit te leggen.

Investeer in de relatie, ook (vooral) als er nog niets aan de hand is. Dat maakt het een stuk makkelijker om de klant te herinneren aan eventuele openstaande facturen.

Op het moment dat de vervaldatum van de openstaande factuur is verstreken en u de klant aan de factuur moet herinneren is een vriendelijk telefoongesprek waarbij u de klant ook even de openstaande factuur in herinnering roept zó veel effectiever dan het direct sturen van een aanmaning of deurwaarder.

Automatiseer

Een factuur die er langer over doet om bij de klant te komen heeft meer tijd nodig om betaald te worden. Dat is logisch. Sommige ondernemers maken hun facturen nog met de hand. Vooral bij kleinere ondernemers en ZZP-ers komt dit voor. Dat is relatief goedkoop, maar kost veel tijd.

Door de juiste software te gebruiken kunt u het facturatieproces automatiseren. Hierbij worden de facturen niet alleen snel en efficiënt gemaakt en verstuurd, maar ook direct in de boekhouding verwerkt. Daardoor weet u altijd wie er nog een openstaande factuur heeft, en tilt u uw debiteurenbeheer naar een hoger niveau. Deze automatische facturatie is één van de grote pluspunten van online boekhouden.

Hoe de openstaande factuur snelle betaling kan bevorderen

Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk klanten netjes binnen de betalingstermijn netjes hun factuur voldaan hebben, moet het hele facturatie- en betalingsproces zo efficiënt mogelijk gemaakt worden. Ook kunt u bepaalde dingen op de factuur vermelden om de klant aan te moedigen vlot te betalen.

Dat begint met het voldoen aan de standaard factuurvereisten. Veel klanten zullen een factuur die niet aan de factuurvereisten voldoet niet eens mogen betalen. Bijvoorbeeld wanneer de BTW-gegevens niet correct zijn, of wanneer de tenaamstelling verkeerd is.

Een deel van deze vereisten is essentieel om de openstaande factuur sneller betaald te krijgen. Door uw gegevens (waaronder de betaalgegevens) helder te vermelden maakt u het de klant makkelijker de factuur te betalen. Natuurlijk denkt u er aan de juiste bankrekening en betalingstermijn en/of vervaldatum op de factuur te vermelden.

Vraag om een aanbetaling of gebruik deelfacturen

Is de te factureren omzet aan de hoge kant? Of heeft u twijfels bij de kredietwaardigheid van de klant? Dan kunt u altijd besluiten om contractueel een aanbetaling overeen te komen. U kunt ook afspreken dat de klant bij bepaalde mijlpalen een deel van de koopsom betaalt. Dit is vooral gebruikelijk in sectoren waar projecten een lange doorlooptijd hebben of erg kapitaalintensief zijn, zoals de bouwsector, of bij orders waarvoor een hoge mate van maatwerk benodigd is.

Het mooie van deze manier van factureren is dat de klant een stok achter de deur heeft. Want als hij niet betaalt, kunt u het werk (tijdelijk) stilleggen, of de levering van de goederen even uitstellen.

Duidelijkere beschrijving = factuur sneller betaald krijgen

Vaak is de afdeling die de factuur bewerkt en betaalt een andere dan de afdeling die de aankoop heeft geautoriseerd. Facturen makkelijk laten betalen vergt dat u rekening houdt met de verschillende betrokken. Daarom is het belangrijk dat de factuur duidelijkheid verschaft. Splits de factuur uit zodat de factuurregels overeenkomen met de orderregels.

Vermeld eventuele kenmerken waarvan de klant heeft aangegeven dat ze belangrijk zijn voor het betalingsproces. Denk aan een projectnummer, ordernummer, kostenplaats of referentie. Dit helpt om de factuur intern snel op de juiste plek te krijgen, zodat deze snel geaccordeerd wordt.

Zorg ook dat duidelijk is welke betalingsvoorwaarden op de factuur van toepassing zijn. Veel bedrijven wachten standaard 30 dagen met betalen, terwijl u misschien wel een betalingstermijn van 14 dagen hebt afgesproken. Bij een eventuele herinnering of aanmaning kunt u altijd verwijzen naar de op de factuur vermelde vervaldatum.

Meer betaalwijzen om de openstaande factuur te voldoen

U kunt de factuur ook gebruiken om de klant te helpen snel te betalen. Bied de klant verschillende betalingsmethoden aan. Behalve de standaard bankoverschrijving kunt u de klant ook de gelegenheid bieden te betalen via creditcard of via online betalingsplatforms zoals iDeal, Mollie of zelfs via een Tikkie. Soms kan ook PayPal het overwegen waard zijn.

Om het betalen van uw openstaande factuur mogelijk te maken moet u natuurlijk wel eerst een account aanmaken. Een Mollie-account aanmaken begint met het invullen van het online aanmeldformulier. Met iDeal biedt u uw klanten een vertrouwde en veilige betaalmethode om online, via de eigen bankomgeving, de openstaande factuur te voldoen. Tikkie is de laatste jaren snel in populariteit aan het toenemen. Dat is niet gek, want Tikkies maken het de klant wel héél gemakkelijk. Mede daardoor wordt ongeveer 80% van de Tikkies binnen één dag betaald. Nadeel is wel dat u een zakelijke rekening bij ABN-AMRO nodig hebt om een Tikkie-account te openen.

Facturen makkelijk laten betalen door online factuur met betaallink

Veel grote bedrijven sturen allang geen e-mail met pdf-bestand meer, maar kiezen voor de online factuur. Dit heeft ook voor de klant voordelen. Hij of zij kan zelf inloggen en vind alle facturen overzichtelijk bij elkaar. Zoekgeraakte facturen (en onvolledige crediteurenadministraties) behoren hiermee tot het verleden.

Natuurlijk kan de klant de online factuur gewoon online betalen via een betaallink, maar de factuur kan ook als pdf worden geprint en op meer traditionele manier worden verwerkt.

Let wel op: cybercriminelen proberen de opkomst van de online factuur te misbruiken voor phishing-scams. Informeer uw klant ruimschoots van te voren dat u de traditionele factuur gaat vervangen door een online factuur en geef een duidelijke handleiding hoe de klant de online factuur kan betalen. Stuur in elk geval nooit een onduidelijke betaallink in de email, of een html-pagina als e-mail bijlage. Dat zal bij de klant (als het goed is) alle seinen op rood zetten. En als uw klant uw online factuur aanziet voor een poging tot phishing is de kans dat de factuur voldaan wordt binnen de betalingstermijn zo goed als nul.

De wortel en de stok

In het verkoopcontract kunt u ook afspraken maken die een snellere betaling aantrekkelijker maken. Een sympathieke manier om snel de factuur voldaan te krijgen is door ene korting voor snelle betaling in het vooruitzicht te stellen. U kunt bijvoorbeeld een korting van 1,5% bieden bij betaling binnen 7 dagen, in plaats van 30 dagen. Dit is vooral aantrekkelijk wanneer uw bedrijf relatief veel duur vreemd vermogen heeft.

Is het financieel niet haalbaar een betalingskorting in het vooruitzicht te stellen? Dan kunt u extra kosten rekenen voor late betalingen. Dit moet dan wél duidelijk in het verkoopcontract staan, of worden genoemd in de algemene voorwaarden die op de transactie van toepassing zijn. Heeft u niets geregeld? Dan kunt u altijd nog terugvallen op de wettelijke rente. Deze begint te lopen zodra de vervaldatum van de openstaande factuur is verstreken en bedraagt 4% (B2C) of 10,5% (B2B). Meer over de wettelijke rente en het verstrijken van de betalingstermijn leest u in dit artikel over de wettelijke betalingstermijn.

Eigendomsvoorbehoud en recht van reclame

Het is ook mogelijk om in uw algemene voorwaarden of in het contract een eigendomsvoorbehoud te vermelden. Dit houdt in dat u eigenaar van geleverde goederen blijft tot de factuur voldaan is. Dat betekent dat het u bij wanbetaling vrij staat de goederen weer op te komen halen. U kunt ook kiezen gebruik te maken van het recht van reclame. Dit is een wettelijk recht de geleverde goederen bij wanbetaling terug te vorderen.

Beide maatregelen kunt u ook gebruiken wanneer sprake is van surseance (uitstel van betaling) of faillissement van de klant.

Debiteurenbeheer vereist pro-actieve opvolging

U doet alles om facturen makkelijk te laten betalen. Is de factuur ondanks al uw inspanningen nog niet betaald? En is de vervaldatum verstreken? Dan kunt u natuurlijk direct gaan schermen met de wettelijke rente. Of u stuurt meteen een incassobureau op de klant af.

Dat is niet de juiste manier, al is het maar omdat dit de relatie direct zwaar onder druk zet.

Stuur een betalingsherinnering

Begin met een vriendelijke herinnering. Vertel dat de betalingstermijn van de openstaande factuur voldaan is en benadruk dat u snel verwacht dat de factuur voldaan wordt. Vaak betaalt de klant, die ook waarde hecht aan de goede relatie, dan alsnog direct. Zeker als u benadrukt hoe makkelijk u het maakt om facturen te laten betalen.

Sommige bedrijven beginnen met een telefonische herinnering aan de factuur, maar het is vaak slimmer om te beginnen met een geautomatiseerde betalingsherinnering. Herinner de klant in de herinnering aan de wettelijke rente die u in rekening brengt wanneer betaling uitblijft.

De datum van de eerste herinnering kan juridisch later belangrijk zijn. Volg de herinnering aan de factuur na enkele dagen telefonisch op. Stel uzelf daarbij open en vragend op. Onderzoek waarom de factuur nog niet voldaan is en maak een duidelijke afspraak wanneer de betaling alsnog volgt. Bevestig de gemaakte afspraken per e-mail.

Stuur een aanmaning

Blijft de betaling alsnog uit? Wanneer de klant een consument (B2C) is bent u verplicht een (kosteloze) aanmaning te versturen. Wanneer de klant een bedrijf is (B2B) kunt u deze stap overslaan en een sommeringsbrief / formele ingebrekestelling sturen . Dit is een brief waarin u de klant formeel in gebreke stelt. Dat wil zeggen dat de klant zijn of haar kant van de overeenkomst niet goed nakomt.

U verwijst naar de levering, de verstuurde factuur en eventuele telefoongesprekken en de betalingsherinnering. Stel een redelijke deadline (14 dagen)en benoem dat u verdere (juridische) stappen zult ondernemen indien deze betalingstermijn niet behaald wordt. Vermeld ook dat incassokosten zullen optreden.

Een voorbeeld aanmaning is te vinden op de site van bijna elk incassobureau. Maar ook de KvK heeft een mooi voorbeeld van een aanmaning. Dat voorbeeld vindt u hier (opent een pdf).

Wanneer incassobureau inschakelen?

Heeft zelfs de ingebrekestelling niet het gewenste effect? Dan komt het inschakelen van een incassobureau steeds dichterbij.

Een incassobureau inschakelen is voor de meeste bedrijven een wapen om zo min mogelijk in te schakelen. Een incassobureau kost serieus geld. Deze kosten mag u bij de klant in rekening brengen, maar dat werkt alleen wanneer de klant alsnog tot betaling overgaat. Zelfs dan kan het de relatie met de klant verpesten. Bovendien werkt een incassotraject alleen wanneer u uw zaken op orde heeft.

U moet een onberispelijk dossier hebben, waarin zelfs voor het kleinste beetje meerwerk een duidelijke opdrachtbevestiging is te vinden. De verslaglegging over de eerdere herinneringen en aanmaningen moet perfect in orde zijn. Alleen met een compleet dossier staat u juridisch sterk.

Raadpleeg een juridisch adviseur om uw kansen in te schatten en te zorgen dat u alle bewijsstukken heeft. Wanneer u een incassobureau besluit in te schakelen zal dit de kans op betaling sterk doen toenemen.

In grote lijnen zijn dit de momenten wanneer een incassobureau inschakelen een goed idee kan zijn:

Ondanks herhaaldelijk contact blijft de betalingsachterstand van de klant toenemen

Facturen makkelijk laten betalen is meestal genoeg om betalingsachterstanden te voorkomen. Als de betalingsachterstand blijft toenemen is er mogelijk iets structureels aan de hand. Een incassobureau heeft meer ervaring met dit soort situaties en kan er over het algemeen beter mee omgaan.

De klant reageert niet op herinneringen of aanmaningen

Een incassobureau inschakelen trekt de aandacht en verhoogt de druk om de factuur alsnog te voldoen of een betalingsregeling te treffen

De klant is niet in staat te betalen

Wanneer de klant het financieel moeilijk heeft kan het inschakelen van een incassobureau helpen om een nette betalingsregeling te treffen.

U heeft de benodigde expertise niet in uw bedrijf

Een incassobureau heeft de juridische expertise die nodig is om gerechtelijke procedures goed te doorlopen.

U wilt tijd en gedoe besparen

Wanneer u besluit tot het inschakelen van een incassobureau bespaart u zichzelf veel tijd, energie en administratief gedoe.

U wilt uw medewerkers uit de wind houden

Een mooie bonus wanneer u besluit een incassobureau in te schakelen is dat u of uw medewerkers niet degene hoeven te zijn die de klant streng moeten toespreken. U kunt daardoor een soort good-cop-bad-cop strategie volgen. Het stelt u in staat om de relatie zoveel mogelijk te beschermen, terwijl de “grote boze deurwaarder” zijn werk doet.

Verdere stappen

Wanneer een incassobureau inschakelen ook geen nut heeft, kan het nodig zijn verdergaande stappen te ondernemen. In het ergste geval kunt u zelfs faillissement van de klant aanvragen. Heeft iemand anders reeds faillissement aangevraagd? Dien dan uw vorderingen zo snel mogelijk in bij de curator.

Zorg in dit geval dat u professionele juridische ondersteuning zoekt, want als het eenmaal zover is gekomen, staat u een jarenlang voortslepende procedure te wachten. Gelukkig zijn dit uitzonderlijke situaties en komt u facturen makkelijk laten betalen met de in dit artikel genoemde methoden al een heel eind.