Vanaf 2026 is e-facturatie verplicht. Is jouw bedrijf hier al klaar voor?

We hebben al vaak aandacht besteedt aan de factuurvereisten; de regels waaraan je factuur moet voldoen. Vanaf 2026 kun je een nieuwe verplichting aan het rijtje factuureisen toevoegen. Vanaf 1 januari van dat jaar zijn bedrijven verplicht over te stappen op e-facturatie.

E-facturatie is voor sommige bedrijven niet nieuw. Wie zaken doet met de overheid (of andere aanbestedende overheden) is e-facturatie al sinds 2017 verplicht. Binnen de Europese Unie is afgesproken dat e-facturatie de standaard wordt. Wanneer deze plicht ingaat is per land verschillend. Zo is Italië al in 2019 overgegaan op E-facturatie, gevolgd door Portugal (2023), Frankrijk (2024) en Duitsland (2025). In Nederland gaat de plicht tot elektronisch factureren in op 1 januari 2026.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf? En hoe kun je je hierop voorbereiden?

Wat is e-Facturatie?

Bij e-Facturatie verzend je alle facturen via een beveiligde server. Dat is handig, want je weet daardoor zeker dat je klant de factuur correct heeft ontvangen. Maar belangrijker is dat bij e-facturatie een vast format gehanteerd wordt. Daardoor staan alle verplichte gegevens op dezelfde plek op de factuur, en is het eenvoudiger om facturen correct in je administratie te verwerken. Dankzij dit standaard template is het bijna onmogelijk een factuur te versturen die niet aan alle factuureisen voldoet.

Hoe verstuur je een e-factuur

Wanneer je gebruik maakt van een automatisch boekhoudprogramma zoals Exact Online is de kans groot dat je elektronisch factureren al mogelijk is. De meeste boekhoudsoftware is namelijk al in staat facturen te sturen via Peppol. Peppol is een internationaal erkende standaard voor het versturen, ontvangen en verwerken van elektronische facturen.

Gebruik je de online boekhouding van Webministratie? Dan is je boekhouding klaar voor e-facturatie. Doe je de boekhouding elders? Check dan of je boekhoudsoftware klaar is voor e-facturatie. Of beter nog, stap over naar Webministratie.

Wat als je boekhoudprogramma niet is aangesloten bij Peppol?

Is je boekhoudprogramma niet aangesloten bij Peppol en is het teveel gedoe om van boekhoudprogramma te wisselen? Dan kun je vaak een serviceprovider[ inschakelen om alsnog een Peppol-koppeling te maken.

Hoe bereid je jouw bedrijf voor op E-facturatie

Wil je zeker weten dat je in 2026 nog gewoon kunt factureren? Begin dan zo snel mogelijk met de voorbereiding. Zet hiervoor de volgende stappen

Geen envelop meer nodig door elektronisch factureren.

Onderzoek de regels

Onderzoek in welke landen je klanten hebt en zet op een rijtje wat de factuureisen in elk land zijn. Zorg dat je precies weet wat per land de regels met betrekking tot e-facturatie zijn.

Bepaal wie welke acties onderneemt

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf zijn er misschien meer mensen bij de facturatie betrokken. Inventariseer wie een rol spelen bij de overstap naar e-facturatie en breng hen bij elkaar. Dit helpt je om op een georganiseerde wijze verantwoordelijkheden toe te wijzen. Bovendien voorkom je dat je belangrijke input mist.

Stel standaardprocessen op

Met de verplichting tot e-facturatie zullen bepaalde processen anders lopen. Stel de nieuwe procesbeschrijvingen op en zorg dat iedereen deze kent. Zo garandeer je dat er in 2026 bij het factuur opstellen geen fouten worden gemaakt.

Overigens is dit ook een mooi moment om de bestaande processen rondom de accordering van facturen eens kritisch te beoordelen.

Trial-and-error

Vergeet niet om je nieuwe processen uit te proberen. Stuur een paar proeffacturen om te zien of de processen lopen zoals je had verwacht. Daarvoor gebruik je natuurlijk geen echte klanten, maar een fictieve klant die je hiervoor speciaal aanmaakt.

Vergeet niet om alle facturen die je in de testfase naar je fictieve klant hebt gestuurd ook te crediteren, zodat je geen omzet boekt die je niet gemaakt hebt. Anders zou je winst te hoog uitvallen en betaal je teveel belasting.

Conclusie

Een ouderwetse factuur opstellen is best een gedoe. E-facturatie maakt het eenvoudiger een factuur op te stellen die aan alle factuureisen voldoet. Daarvoor moet je alleen wel eerst een paar stappen zetten. Heel ingewikkeld is het niet, maar je moet er wel even voor gaan zitten. Zorg dat je hier snel mee begint, zodat je op tijd klaar bent om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen.