Minder te doen in de zomer? Gebruik de rustige maanden in de zomer efficiënt door de volgende 5 slimme boekhoudtaken op te pakken.

In de zomermaanden is het voor veel ondernemers nét iets rustiger dan normaal. Klanten zijn met vakantie, de mailbox blijft iets leger en de telefoon rinkelt minder vaak. Je kunt die tijd natuurlijk uitzitten door met de benen op het bureau te wachten op de komende drukte. Maar je kunt de rust ook gebruiken om je administratie op orde te brengen. Toegegeven, dat is geen klus. Maar het is wél een inspanning waar je later in het jaar enorm blij mee bent. Met de volgende 5 slimme boekhoudtaken maak je efficiënt gebruik van de zomerstilte — en begin je het najaar met een frisse financiële blik.

1. Controleer je facturen

Begin bij de basis: zijn alle uitgaande facturen de deur uit? Controleer of alles klopt — van het factuurnummer tot de betaaltermijn. Check ook gelijk of je facturen eigenlijk wel aan alle factuurvereisten voldoen. Besteedt extra aandacht aan de btw; reken je wel het juiste btw-tarief? Vergeet ook niet: een correcte factuur is essentieel voor je btw-aangifte.

Kijk ook naar de facturen die je hebt ontvangen. Liggen er nog inkomende facturen die je niet verwerkt hebt? Nu is het moment om die in te boeken. Met online boekhouden is dat zo gepiept.

Belastingdienst: bonnetjes bewaren verplicht

2. Orden je bonnetjes

Bonnetjes slingeren vaak overal: in je tas, inbox, dashboardkastje of nog ergens op je bureau. Verzamel ze en digitaliseer ze (met de handige app van online boekhouden), en koppel ze direct aan je boekhoudsysteem. Hoe sneller je het doet, hoe minder tijd het later kost om alles uit te zoeken. En je voorkomt dat je btw misloopt omdat je een bonnetje niet meer terugvindt.

Is dit nu zo’n klusje waar je eigenlijk geen zin in hebt? De app van Exact Online stelt je in staat om bonnetjes direct na ontvangst in te scannen. Wanneer dan ook, waar dan ook. Maak hier een gewoonte van en je administratie is altijd up-to-date.

3. Loop je debiteuren en crediteuren na

Als je een factuur verstuurt, is het natuurlijk wel zo fijn als iedereen op tijd betaalt. De meeste klanten (debiteuren)zullen je netjes binnen de betaaltermijn betalen, maar er zijn er altijd een paar waar je achteraan moet. Dat hoeft geen opzet te zijn, misschien is je factuur over het hoofd gezien. En in de drukte zul je zelf misschien ook niet altijd even scherp hebben wie jou nog geld schuldig is.

De zomer is het perfecte moment om te kijken of al je facturen voldaan zijn. Wie moet jou nog betalen? Ga ook een stapje verder en kijk of er klanten zijn die structureel te laat betalen. Misschien tijd voor een ander betalingsbeleid. Misschien zijn er ook manieren waarop je het je debiteuren makkelijker kunt maken op tijd te betalen?

En als je nu toch bezig bent, kijk ook eens naar je eigen betalingsgedrag (je crediteuren). Vergeet jij wel eens een factuur? Welke facturen staan nu nog open? Betaal ze gelijk, zodat je niet geconfronteerd wordt met aanmaningskosten.

Bonus: Als je jouw debiteuren en crediteuren hebt verwerkt heb je een schat aan informatie die je kunt gebruiken om je eigen cashflow te beheren.

4. Controleer je voorraad

Voor wie fysieke producten verkoopt: hoe staat het met je voorraad? De zomer is hét moment voor een accurate telling. Klopt je systeem met de werkelijkheid? Of is de voorraad een stuk minder dan je administratie doet vermoeden? Zo ja, dan is het zaak om uit te zoeken hoe dat komt. Zijn er goederen die bedorven zijn? Of – laten we hopen van niet- is er sprake van diefstal?

Bij de voorraadcontrole is het ook verstandig om te kijken naar de courantheid van de goederen. Verkoop je alle producten nog regelmatig? Of liggen er producten te verstoffen, de zogeheten winkeldochters, die je beter in de aanbieding kunt gooien?

Of moet je juist op tijd bijbestellen voor het najaar? Een frisse voorraadcheck voorkomt verrassingen én bespaart geld.

slimme boekhoudtaken in de zomer – analyseer je winst- en verliesrekening

5. Analyseer je winst- en verliesstatistieken

De zomer is een natuurlijk rustpunt halverwege het jaar. Dat maakt het tot een mooi moment om te kijken of je bedrijf nog op koers ligt. Pak de cijfers erbij: wat ging er goed dit halfjaar, wat minder? Kijk ook verder terug, bijvoorbeeld door je resultaten te vergelijken met dezelfde periode in het vorig boekjaar.

Verder inzicht verkrijg je door over een langere periode terug te kijken. Pak bijvoorbeeld de cijfers (per maand) over de afgelopen drie jaar. Zie je duidelijke seizoenspatronen of juist onverwachte kostenposten? Met een snelle analyse van je winst- en verliesrekening kun je tijdig bijsturen. Misschien moet je je uurtarief herzien, kosten schrappen of juist investeren. Cijfers geven richting — mits je ze goed bekijkt.

6. Check je voorlopige aanslag inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting

Zeiden we 5 boekhoudtaken? Laten we er zes van maken, want ook qua belasting ligt er een mooie taak op je te wachten. Veel ondernemers betalen maandelijks een voorschot aan de Belastingdienst?

Gebruik de uitkomsten van de vorige stap om een schatting te maken van de winst die je dit jaar verwacht. Vergelijk dit met de winst waarop je voorlopige aanslag (VA) inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting is gebaseerd, zodat je deze kunt aanpassen. Zo voorkom je dat je aan het eind van het jaar ineens moet bijbetalen — of juist te veel hebt voorgeschoten.

Met een botte zaag is het slecht zagen. Gebruik de rustige maanden om de administratie op orde te krijgen én om zelf tot rust te komen

Tot slot: gebruik je rust goed

De zomer biedt geen excuus om achterover te leunen, maar wel de ruimte om gestructureerd te werken aan je financiële fundament. Met ons lijstje slimme boekhoudtaken breng je nu je administratie op orde. Dat voorkomt stress in het drukke najaar. En zeg nou zelf: een opgeruimde boekhouding geeft rust in je hoofd. Precies wat je in deze periode goed kunt gebruiken.

Steven Covey, schrijver van “The Seven Habits of Highly Effective People” sloot zijn toonaangevende managementboek af met het advies: “Houdt de zaag scherp”, iets wat hij zelfs verder uitwerkte in een boek over burnouts.

Covey vertelt een anekdote over een houthakker die elke dag een groot aantal bomen moet omzagen. Door het vele werken wordt zijn zaag bot. Het werk gaat daardoor een stuk langzamer dan met een scherpe zaag. Maar helaas: de houthakker heeft geen tijd om de zaag aan te scherpen, want hij moet nog zoveel bomen kappen.

Het advies Covey geldt ook voor jou: zorg dat je de boel op orde hebt, maar durf ook rust te nemen, zodat je batterij weer is opgeladen wanneer de volgende piekdrukte zich aandient.