Was je btw aangifte te laat? Of ben je de btw aangifte vergeten? Vaak is dat een gevolg van een de veelgemaakte fouten in de boekhouding. Maar een zeurende Belastingdienst is niet de enige reden om boekhoudfouten te willen voorkomen. Met deze lijst veelvoorkomende fouten in de boekhouding (plus oplossing) kun jij je weer ontspannen op je eigenlijke werk richten.

Ieder zijn vak. Of je nu zzp-er bent, of een BV runt, de kans is groot dat je je hebt gespecialiseerd in het vakgebied waar je van houdt. En, toegegeven, het is moeilijk voor te stellen dat niet iedereen onze passie voor boekhouding deelt. Maar de cijfers bewijzen het. Van de ruim 2,3 miljoen ondernemingen die Nederland rijk is, zijn er slechts een kleine 34.000 (2019) accountancy- en administratiekantoren. De kans is dus heel groot dat je weinig verstand hebt van boekhouden. En dat is niet erg, zolang je de volgende veelvoorkomende fouten weet te vermijden.

#1 Gebruik van het verkeerde btw-tarief

Het Nederlandse btw-stelsel is voor kenners al best ingewikkeld. Goed, de basis is simpel. Over alle omzet is 21% btw verschuldigd, tenzij sprake is van een 9%-tarief. Maar ja, het wordt al weer ingewikkelder als je de btw op online diensten moet bepalen, de btw bij verkoop van paarden moet berekenen, of de btw moet verleggen. Gelukkig kun je voor dit soort situaties altijd bij onze adviseurs terecht.

Maar ook in niet-uitzonderlijke situaties zien we dat er vaak fouten gemaakt worden met het btw-tarief. Soms is dat een slordigheid, puur doordat je de verkeerde optie aanvinkt. Bij het voorbereiden van de btw-aangifte springen die foutjes er al snel uit. Het kost even wat werk, maar door de boeking te herstellen kan de fout worden teruggedraaid. Het eventuele verschil wordt dan in de volgende btw-aangifte verrekend.

De oplossing

Zorg dat je weet welk btw-tarief van toepassing is. Leg dit vast. In geautomatiseerde boekhoudsystemen kun je, vaak op productniveau, vastleggen welke btw-code gebruikt moet worden.

#2 Onterecht niet in rekening brengen van btw (vrijgestelde klanten)

Ook deze veelvoorkomende boekhoudfout heeft betrekking op het verkeerd toepassen van de btw-regels: het onterecht toepassen van 0% btw.

Sommige organisaties vallen onder het 0% btw-tarief. Het gaat bijvoorbeeld om onderwijs- en zorginstellingen. Deze instellingen hoeven geen btw te rekenen, maar kunnen de btw op inkopen ook niet terugvragen.

We zien dat ondernemers vaak op hun factuur vaak nul procent btw rekenen wanneer de klant is vrijgesteld van btw. Het idee hierachter is dat het niet eerlijk zou zijn dat een klant die btw-vrijgesteld is per saldo meer betaald dan een ander. Immers, € 100 omzet plus 21% btw kost de klant ineens € 121.

Het staat je uiteraard vrij om een btw-vrijgestelde klant korting te verlenen, maar wanneer jij btw-plichtig bent is dat onafhankelijk van wie je klant is. Dus ook over de omzet van die school of dat ziekenhuis moet jij gewoon 21% rekenen (of 9%, natuurlijk).

De oplossing

Met geautomatiseerde boekhoudsoftware kun standaard btw-tarieven invoeren voor elk product. Daarmee komt deze veelgemaakte fout in de boekhouding een stuk minder vaak voor.

#3 Te laat indienen, of niet, indienen van de btw-aangifte

Je hebt het druk. En als je ’s avonds moe thuis komt heb je misschien niet meer de energie om aan je boekhouding te beginnen. En als je maar eens in de 3 maanden btw-aangifte hoeft te doen, is het erg makkelijk de btw aangifte te vergeten.

Dankzij automatisering hoeven we dit gelukkig niet meer met de hand te doen.

We snappen dat. De Belastingdienst toont hier echter heel wat minder begrip voor ondernemers die hun btw aangifte vergeten of hun btw aangifte te laat doen. Je moet deze uiterlijk de laatste dag van de maand volgend op het aangifte tijdvak je btw-aangifte ingediend hebben.

Voorbeeld: Je doet aangifte per kwartaal. Het eerste kwartaal eindigt op 31 maart. De maand volgend op dit tijdvak is april. April heeft 30 dagen. Je moet de btw aangifte dus vóór de 30^e hebben ingediend. Het je de btw aangifte te laat ingediend? Dan is sprake van aangifteverzuim, die je meteen een boete van € 82 oplevert.

Ben je vaker te laat met je btw-aangifte, of ben je een paar keer de btw aangifte vergeten in te dienen? Dan zullen de boetes oplopen. Ook kan de Belastingdienst je verplichten voortaan elke maand btw-aangifte te doen.

Dus als je extra werk wilt voorkomen, zorg dan de btw aangifte nooit te vergeten, of te laat in te dienen.

De oplossing

Geautomatiseerde boekhoudsystemen, zoals online boekhouden, weten wanneer het tijd is voor je btw-aangifte. Zorg dus dat je de btw-aangifte direct doet, wanneer je systeem aangeeft dat het tijd is.

#4 Privé kosten zakelijk boeken

Zakelijke reis, of privé vakantie?

De meeste ondernemers weten heel goed dat privé kosten niet zakelijk geboekt mogen worden. Maar sommigen hebben wat moeite met het grijze gebied. Hoe zit het bijvoorbeeld met de kosten van de privé auto, wanneer je deze ook auto zakelijk gebruikt? Of de kosten van de zakelijke auto, wanneer je hier ook privé mee rijdt?

Een andere veelvoorkomende fout is dat de kosten van een werkplek aan huis als zakelijk worden geboekt. Logisch, want je gebruikt je kantoor of behandelkamer voor je bedrijf. Maar je mag de kosten hiervan alleen in de boekhouding opnemen wanneer aan een aantal strenge voorwaarden is voldaan.

Wanneer je privé kosten onterecht zakelijk boekt, heeft dit een drukkende werking op je winst. Daarmee zou je ook minder belasting betalen. Je snapt dat de Belastingdienst hier niet op zit te wachten, dus het onterecht boeken van privéuitgaven als zakelijke kosten kan je een (forse) boete opleveren.

De oplossing

Laat je goed voorlichten over de vraag of bepaalde kosten privé of zakelijk zijn om deze veelvoorkomende fout te voorkomen. Een goede vuistregel: als je twijfelt of je bepaalde kosten wel op de zaak mag zetten, is de kans groot dat sprake is van een privé uitgave.

Ook is het slim om een zakelijke bankrekening aan te houden, waardoor je een duidelijk onderscheid hebt tussen je zakelijke kosten en je huishoudbudget.

#5 Te laat boeken van transacties

Ook deze veelvoorkomende fout is vaak het gevolg van drukte en een tekort aan tijd. De stapel inkoopfacturen groeit en ook je eigen facturatie loopt achter.

Dat dit een probleem kan opleveren is duidelijk. Misschien vergeet je inkoopfacturen te betalen, waardoor de relatie met je leveranciers onder druk komt te staan. En als je zelf niet factureert, komt er geen geld binnen.

Maar zelfs als je netjes je facturen betaald en de ontvangsten niet direct nodig hebt, zorgt het te laat boeken van transacties voor praktische problemen.

Om te beginnen is de kans groot dat je btw-aangifte niet klopt, omdat je niet alle omzet op tijd hebt geboekt. Dit kan tot boetes lijden. En als je je kosten te laat hebt geboekt, kun je de btw hierover ook pas later terugvragen. Zonde.

Een ander probleem is dat het te laat boeken van transacties je een compleet verkeerd beeld van je onderneming geeft. Misschien denk je een gezonde winst te draaien, terwijl je nog allerlei kosten bent vergeten in te voeren. Of het omgekeerde. Het gevolg: je neemt beslissingen op basis van onjuiste informatie. Dat is riskant.

De oplossing

Zorg voor een vaste routine. Een veelgehoord advies is een vaste dag in de week in te plannen om de administratie te doen. Met online boekhouden gaan we een stapje verder. Dankzij de handige app kun je elk bonnetje direct in de boekhouding invoeren. Door er een gewoonte van te maken elk document meteen in te voeren is je boekhouding altijd actueel en zul je nooit meer te maken krijgen met zoekgeraakte bonnetjes.

Bij elke transactie moeten nadenken over het juiste grootboeknummer? Onnodig!

#6 Verkeerde grootboekrekening bij boeken van kosten en opbrengsten

Elke boekhouding is opgebouwd op basis van grootboekrekeningen. Bij een handmatige boekhouding moet elke transactie worden geduid. Soms is dat makkelijk. De factuur voor de huur van een bedrijfspand boek je op de grootboekrekening Huur. En de salarissen boek je op de grootboekrekening Salarissen.

Maar hoe zit het met het pak printerpapier dat je hebt gekocht om een uitnodiging voor een evenement te organiseren? Zijn dat Kantoorkosten, of representatiekosten? En die rekening van de auto, valt dat onder Onderhoud Auto’s, of juist onder Overige autokosten?

En dan kun je natuurlijk een tikfout maken, waardoor je iets niet boekt op grootboekrekening 4120 (Gas/water/licht) maar op 4320 (Telefoonkosten).

Dit soort fouten komen veel voor en zullen je bedrijf niet direct ten gronde richten, maar ze hebben wél invloed op je beslissingen. Want die tikfout kan je laten schrikken. Die telefoonrekening is wel héél hoog, maar de energierekening valt gelukkig mee. Ineens wil je een ander telefoonabonnement, terwijl je huidige provider de goedkoopste is. En die veel te dure energieleverancier? Die geniet nog een jaartje langer van je veel te hoge maandtermijn.

De oplossing

Controleer af en toe je boekingen, boekfouten vallen vaak heel erg op, waardoor je ze kunt herstellen. Alleen, waarom zou je het niet in één keer goed doen?

Een duidelijk grootboekschema kan veel boekfouten voorkomen. In Nederland maken we veel gebruik van het Referentie Grootboek Schema (RGS). Dit schema dekt bijna alle mogelijke boekingen, maar biedt ook ruimte voor eventuele unieke situaties. Hanteer dit schema en zorg dat iedereen dit op dezelfde wijze hanteert.

Het RGS is binnen ons systeem voor online boekhouden geïntegreerd. Bovendien kun je op het niveau van klanten en leveranciers een standaard grootboeknummer koppelen, waardoor al je inkoopfacturen automatisch op het juiste grootboek geboekt worden.

#7 Kastransacties vergeten te boeken

Moet je écht elk kwartje dat wordt uitgegeven vastleggen? In principe wel, al zijn er marges waarbinnen niet moeilijk wordt gedaan over kleine afwijkingen. Waar het echter wel vaak verkeerd gaat, zijn kastransacties.

In bepaalde branches worden kastransacties niet altijd 100% verantwoord. De loodgieter die zonder factuur wordt betaald, of de handelsonderneming die een deel van de voorraad via de achterdeur verkoopt neemt dit niet altijd in de boekhouding op. Als je de omzet niet volledig verantwoord, kan de Belastingdienst wat geïrriteerd raken. Ze kijken dan ook wat nauwkeuriger naar bedrijven die veel met kastransacties te maken hebben.

Ook voor jezelf is het vervelend als je kastransacties vergeet te boeken. Hoe vaak komt het niet voor dat je uit eigen zak iets voorschiet? Dat moet je natuurlijk wel goed boeken en declareren.

Maar het niet correct boeken van kastransacties levert ook fraude- en diefstalrisico’s op. Want hoe weet je hoeveel er in de kassa zou moeten zitten, als je de kastransacties niet juist en tijdig hebt geboekt? Een jaarlijkse kassatelling is niet genoeg om op tijd te ontdekken dat een medewerker een greep uit de kassa heeft gedaan.

De oplossing

Zorg dat elke transactie wordt geboekt. Direct. Hoe klein ook. En controleer de kas regelmatig, zodat je afwijkingen ziet en kunt oplossen. Maak gebruik van een geautomatiseerd kassasysteem, dat je direct integreert met je boekhoudsoftware. Dit zorgt in ieder geval dat je gehele omzet correct in de boekhouding voorkomt, zodat je in ieder geval geen gedoe met de Belastingdienst krijgt.

Een rommelige omgeving leidt (volgens de AI van Dall-E) tot een rommelige administratie en verkerde beslissingen.

Conclusie

Het is je ongetwijfeld opgevallen dat de meest voorkomende fouten in de boekhouding die we hierboven besproken hebben vooral te maken hebben met het zorgvuldig en nauwkeurig bijhouden van de boekhouding. En juist die zorgvuldigheid en nauwkeurigheid staan onder druk wanneer je stress ervaart of weinig tijd hebt.

Je zult ook al snel gemerkt hebben dat de oplossing vaak te vinden is in geautomatiseerde boekhoudsystemen. Deze stellen je in staat om veel dingen één keer in te stellen, zodat je er later niet meer over hoeft na te denken. Dat bespaart werk én het zorgt dat de kans op fouten minimaal wordt.

Dankzij online boekhouding blijft je boekhouding op orde én zorg je voor solide financiële informatie die je helpt jouw onderneming verder te helpen.